今天，我想向您展示邀請他人參加本地會議、視訊會議或電話會議時需要考慮的五件事。這些方法是在多年來在世界各地主持和參加會議的過程中發展起來的，我希望它們對您有價值。您不可能總是在所有工作環境中應用所有這些方法，但請嘗試選擇您最喜歡的方法。我確信從下面的清單中可以得到一些想法。所以，話不多說，別忘了喝杯咖啡…享受更有成效的會議！
1. 誰需要加入？
會議是將相關人員聚集在一張桌子（或虛擬桌子）上分析現狀並決定實現共同目標的最佳方式的好方法。然而，發送會議邀請的會議主持人必須仔細考慮誰應該參加以及誰不增加價值。這聽起來可能很刺耳，但現實是人們經常忘記這一點，而且每個人的時間都是花錢的。也許他們不需要為此付費，但在某些時候，他們參與這次會議的時間也可以以不同的方式使用。如果會議涉及多個組織，這一點尤其重要。
通常，利益相關者希望了解情況，但不需要自己將整個時間花在會議上。 如果在你自己的辦公時間之外參加的友好會議的數量增加，這種信息收集是不可持續的。 對於感興趣的利益相關者，最好向他或她提供會議中討論的內容以及做出的決定或尚未做出決定的內容的摘要。
因此，請務必分析聚會的原因，並只邀請能夠為會議增加價值的人。對於沒有直接影響的人，請隨意使用「可選」邀請。如果結果本身與利害關係人相關，那麼您無需浪費他們的時間進行討論；只需向他們發送有關會議結果的簡短更新即可。如果您不確定如何處理這種情況，只需詢問客戶或利害關係人是否願意被邀請。一般來說，一個有趣的方法是不允許每個人在不知道主持會議的禮儀之前安排會議。您可以將其稱為託管許可證，您的公司可以利用它來節省大量時間和金錢。
2. 寫一個議程
事件
議程和全體會議資訊對於會議邀請來說應該是強制性的。確保受邀者知道將要發生「什麼」或本次會議與什麼項目相關。您的議程可以像 1-2-3 一樣簡單地建立。會議各部分的結構示例如下：
- 1. 簡介/誰是誰
- 2. 情況通報/問題陳述
- 3. 想法/分配行動項目
- 4. 在幾分鐘內追蹤任何其他業務/決策
日期
以清晰的書面文字告訴他們會議「何時」舉行，並確保包括重複訊息、日期、工作日和時間，並在必要時添加所有參與者相對於其所在位置的時區的時間。另外，確定會議應持續多久。如果您認為只需要 15 分鐘，而不是整整一個小時，請隨時邀請我。您可以規劃一些緩衝區，但不要過度 - TimeAndDate.com 是一個協調時區相關事務的好網頁，他們的網站 國際會議策劃師.
為什麼
不要忘記添加有關“為什麼”召開會議的詳細信息。 對於某些人來說，這可能是顯而易見的 會議 正在發生，但其他人真的很感激他們投入時間和參加的實際原因。 人們通常在工作日有很多事情要做，如果您要求他們將時間投入到您的會議中，至少向他們解釋一下原因似乎不合理嗎？
現在您可以繼續討論會議的實際議程。 您可以在此處列出會議階段和主題，並確定可能的發言人或利益相關者並製定計劃。 在主持會議的同時，不要忘記您的議程。 將其放在您面前並堅持下去。 確保沒有人比預定的時間吃得更多，從而搶走了其他人表達自己想法的機會。
如何/何處
讓人們知道這將是一場什麼樣的會議以及如何參加。可能有些新手還不習慣「常規」。任何無法預測“如何”的人都會非常欣賞此類訊息。
作為回報，人們將開始喜歡這種確保每個人的時間都得到最佳利用的計劃方式。 他們會宣傳這種方法，並直截了當地拒絕“空白”邀請，並要求在接受邀請之前添加適當的議程。 “誰”已經在第一個項目符號中涵蓋了，以防您錯過了那個。
3. 告訴受邀者你想從他們那裡得到什麼
主持會議的一個重要部分是管理期望。告知您對會議結果的期望，並讓受邀者知道您在會議期間甚至會議開始之前對他們的期望。只有每個人都知道會議中應該發生什麼，他們才能重視會議。如果不是每個人都清楚這一點，人們可能會拒絕你的邀約。
包括什麼？
- 讓受邀者閱讀並理解完整的邀請
- 建議受邀者提出要點，以便在錯過某些內容時添加到議程中
- 如果您將文件附加到邀請中，請告訴他們在會議之前而不是會議期間查看它
- 如果他們認為此人可以增加價值，請告訴他們將邀請轉發給其他人
4. 說明如何加入會議
如果您利用協作或 通信技術 例如網路會議、視訊會議，甚至只是音訊會議，確保即使是沒有經驗的受邀者也能夠加入。在發送邀請正文之前，請在邀請正文的末尾附加幾行連接詳細資訊和撥入說明。如果可能，請為受邀者提供試用連接，以驗證他們是否能夠在實際會議之前加入。
通過這種方式，您可以確保每個人都準時到達，做好準備並能夠進行協作，而不是等待無法在瀏覽器中運行插件的 X 或無法在智能手機中輸入 PIN 碼的 Y。
5. 會議紀要，否則就不會發生
許多會議都以迅速和充分的方式進行，但如果在會議結束後不追蹤商定的步驟或行動，就會失去價值。確保所有陳述和行動要點都分配給具有截止日期的個人，並確保及時跟進。您可以聘請計時員或即時記錄會議記錄的人。
或者，您可以在會議結束後自己編寫摘要並將其發送給所有參與者（以及所有缺席的人）。 確保在摘要電子郵件中包含所有陳述和結果，並讓收件人有責任在某些內容不正確或被誤解時大聲說出來。 這聽起來可能很抽象，但如果沒有會議期間所說內容和決定的記錄，有些人就會表現得好像會議從未發生過。
獎勵：實驗性的
查看我們被認為是“實驗性”的想法。 請隨意嘗試一下，並告訴我們這對您有何作用或您的想法。
- 安排 40 分鐘的會議而不是一小時，或者安排 20 分鐘的會議而不是半小時。 從整點後 10 分鐘開始，然後在下一個整點前 50 分鐘結束 (x:XNUMX – x:XNUMX)。 這為那些經常參加會議的人提供了一點喘息的機會，讓他們可以改變物理位置，喝杯咖啡或去洗手間，但仍然準時。
- 將手機從辦公桌上移開或將其底部朝下放置並將其靜音。 將注意力集中在可以為會議增加價值的地方。
- 嘗試會議素描。一種將筆記本中的信息視覺化的新趨勢，既富有創意又有趣。
- 如果你遲到了，你需要支付大家的午餐/晚餐費用。一種可以快速提高參與者和主持人的及時性的方法。
- 專家提示：傾聽參與者的意見。 您甚至可能會學到一些新東西，而不僅僅是向他人提供最新信息。
- 你們的實驗方法有哪些？ 請在下面的評論部分告訴我們！
沒有新加坡金融管理局
如果您是 TechAcute 的常客，您可能已經了解 David Grady 的專題報導以及他關於改善會議文化和會議文化的影片。 無意識接受綜合症 （MAS），但如果沒有，我強烈建議您查看視頻並關注他 Twitter。 他是一個非常友好的人，所以向他打個招呼。
