沒有人應該一直在工作。 有時我們需要休息和放鬆，當電池電量耗盡時，假期正是您所需要的。 我目前正在準備 去度假 並認為這是一個很好的機會，可以與您分享我對有關此事的自動電子郵件回复的了解。
當我們去度假時，我們經常希望其他人知道我們不會閱讀他們的電子郵件，也不會很快回复。 這就是我們在電子郵件客戶端中設置自動回复的原因。 這通常稱為“外出”通知。
如果這對您有意義，您可以區分應發送給同事（同一電子郵件域）和外部合作夥伴或客戶（不同電子郵件域）的文本。 這兩組人可能需要以不同的方式獲得通知或需要不同的信息。
您的外出通知中應該包含哪些內容？
在外出通知文本中，您絕對應該確保找到正確的詞語來提供被動支持，而不僅僅是給予他們哈哈和手指。 您應該記住以下幾點：
- 不要承諾回复所有電子郵件（為什麼要承諾一些你不打算堅持的事情？）
- 提供明確的返回日期，即使您已經使用了日期選擇器（並非所有電子郵件客戶端都支持）
- 明確指示發件人可以聯繫誰 緊急情況
- 切勿自動將郵件轉發到任何地方並告訴發件人
了解如何在 Microsoft Outlook 2016、2013 和 2010 中設置外出助理 此處.
如何準備休假
如果您想進一步避免問題和不良關係，您還可以在前往海灘之前採取一些措施來為您的假期做好準備。 也許其中一些行動可以有所幫助：
- 將您的活動交給其他人而不是暫停
- 概述當前正在發生的事情及其狀態，然後向您的團隊和經理髮送電子郵件
- 確保您在您的計算機中留下工作筆記並打開文件 協作軟件 解
- 在您休假前幾週，在您的電子郵件簽名中插入一條快速通知（即將休假：[日期]-[日期]）
- 在休假前幾天，通知所有利益相關者（並給他們時間提出問題）
我希望這些指示對您有所幫助。 如果您想知道應該寫什麼，可以根據需要使用以下兩個模板。
示例（不太正式）
感謝您的留言。
請注意，我目前不在辦公室。 我將在[日期]回來。 由於您的電子郵件可能包含機密數據，因此不會自動重定向給其他人。
如果您需要緊急幫助，請同時聯繫[代表/郵件列表]。
非常感謝，
[你的名字]
示例（更正式）
親愛的發給我的電子郵件的作者，
請注意，我現在不在辦公室，因為我正在休假。 我將於[日期]返回。 由於保密原因，您的消息不會自動轉發。
在緊急情況下，請聯繫[代表/郵件列表]作為替代方案。
非常感謝你，
[你的名字]
P.s.
度假時，別想帶上工作筆記本電腦或手機。 我請你這樣做。 相信我。 祝您假期愉快！ 🙂
YouTube：如何在 Outlook 中設置自動回復和外出消息 – Office 365
圖片來源： 亞歷山大·順托
