你想寫出更好的電子郵件嗎？寫出更好的電子郵件很難，但可以學習和練習。電子郵件是繼電話和即時訊息之後最常見的溝通方式之一。目前有一些優秀的企業協作解決方案即將推出，它們可能會在未來某個時候減少甚至取代電子郵件，但就目前而言，電子郵件仍然是日常商務中書面文字的主導。
然而，透過電子郵件溝通並不容易。當然，你可以輸入一些句子並發送給對方。但願收件人能理解你的要求或你的請求。透過這篇文章，我想與你分享一些技巧，幫助你寫出更優質的電子郵件，讓對方真正喜歡收到。
我很清楚，網路上肯定有成百上千篇關於「如何寫出更好的郵件」的好文章，但我還是想和大家分享一下我自己的經驗。也許我在這裡找到了一些別人從未想到的想法？誰知道呢——只要這些想法能幫到一些人，我就算是成功地分享了這些知識。
文本突出顯示以準備精簡消息
當您希望簡潔地傳達訊息，同時又需要說明內容、原因、方式和時間等背景細節時，可以利用電子郵件用戶端或富文本編輯器的文字標記功能。這種在簡潔內容和複雜內容之間進行混合的電子郵件寫作方法，可以讓需要快速了解信息的用戶了解任務內容，而如果需要詳細信息，則可以閱讀完整的電子郵件正文。
當你完成突出顯示後，讀者應該能夠完全理解電子郵件，無論他們是否瀏覽 瘦 僅突出顯示或閱讀完整副本以了解詳細信息。 我在角落里為你準備了一個 Lorem Ipsum 風格的例子。 只需單擊圖像即可在彈出窗口中查看大圖。
文本分割和子標題
正如這篇博客文章被分割成 子標題 （較大的粗體文字）可以拆分成可讀的段落，您也可以在電子郵件中這樣做。您可以自行決定是只建立分段的段落，還是新增標題來指示段落內容。這樣做的好處是可以增強電子郵件的可讀性，並激發讀者閱讀整封電子郵件。沒有人願意閱讀篇幅巨大、格式混亂、沒有段落分隔符號或段落縮排的文字。
如果您想在段落頂部添加副標題，您應該為段落添加標籤，以便讀者了解閱讀完該部分後希望了解的內容。不同的人可能對不同的資訊感興趣，如果他們已經了解部分內容，則無需閱讀整封電子郵件。例如，您的電子郵件可以如下所示：簡介（正在發生的事情）、原因、時間、技術步驟和業務需求。這允許不同的讀者瀏覽他們需要了解的部分。
使用出色的主題行撰寫更好的電子郵件
如同書名一樣，電子郵件的主題不僅要清楚展現內容，也要激發收件者開啟郵件的慾望。這一點至關重要，因為許多人每天都會收到大量的電子郵件，而郵件的回覆和閱讀往往取決於主題。
如果您不確定郵件主題，請跳過此部分，直到您完成郵件的實際內容，並將內容/資訊概括為幾個重要的詞語，構成郵件的主題。您還應確保不要將郵件內容新增至主旨行，並跳過撰寫郵件正文。畢竟，這不是即時通訊。如果您的溝通方式如此簡單，您可以發送 即時消息 而不是電子郵件。
出於形式上的考慮，我建議您在實際對話中妥善管理主題行。如果您與來自不同用戶端或使用其他語言環境的人交流，可能會遇到主題蛇形線問題。主題蛇形線看起來像這樣：“Re: Fwd: RE: FW: Fwd: Re: FW: Re: 實際郵件主題”，並且會隨著每次回覆而變長。如果您遇到這種情況，請嘗試手動刪除所有其他標籤，只保留一個「Re:」作為前綴。如果您不控制蛇形線，導致它變得過粗，很快就會比實際的主題文字欄位還長，到那時人們甚至都無法分辨這封郵件的內容了。這種情況在手機上比在桌面用戶端更快發生，但它終將發生。高階主管討厭這種情況，因為他們無法再確定優先順序。
停止高頻聊天郵件
如果你遇到上述問題，可能是因為溝通時間過長，例如你需要協調一些需要數天、數週甚至數月溝通的活動。所以，除非你出於法律、審計和歸檔的原因記錄所有這些訊息，否則你應該考慮在某個時候改變溝通方式。
如果您注意到溝通頻率增加到幾封郵件來回，並且收件者清單隨著每一封新郵件而增長，您應該考慮召開臨時音訊會議，甚至更好的視訊會議。聯繫合適的人員，總結事實，做出決策，並分配任務。不要再用來來回郵件的方式，嘮叨那些不解決眼前問題的人。
透過向正確的人發送郵件來寫出更好的電子郵件
有些組織有使用「收件人」欄位的良好文化， 抄送 (CC) 和密件抄送 (BCC) 發送電子郵件時的功能。其他人則形成了一種非常糟糕的文化，即在每一個可能的溝通環節中都盡可能地添加人。坦白說，這不僅會惹惱很多人，而且存在潛在的資訊安全風險，但簡單地說——在最糟糕的情況下，這封電子郵件會被25個人閱讀，每個人需要5分鐘才能理解它，再加上整個郵件路徑和歷史記錄，總共需要125分鐘，或者比實際工作時間多一點。你只是損失了一些錢。在整個國際組織中整天都這樣做，而且還涉及第三方？你將因不良的電子郵件行為而損失一大筆錢。真的嗎？是的，每個人都討厭它。
所以，請確保至少將電子郵件發送給實現目標所需的人員。 「收件人」欄位僅用於您希望代為處理的人。只有在需要告知其他人對話內容的情況下才使用抄送 (CC) 欄位。關於密送 (BCC) 字段，我無法透露太多，因為我不使用它們。有些領導者甚至禁止在電子郵件通訊中使用密送功能，因為它是一種隱藏訊息的方式，不利於透明度，而且絕對不利於建立信任文化。我對此也持相同觀點。
AI時代的更新（2023年更新）
本段回顧了人工智慧的最新發展，這些發展也對寫作產生了影響。為了寫出更好的電子郵件，從2023年開始，人工智慧文案技術已經開始改變電子郵件的寫作方式。像HubSpot這樣的公司已經投資開發人工智慧驅動的解決方案，以幫助人們創造更好的電子郵件。這些解決方案允許用戶使用自然語言處理自訂他們的電子郵件，提供個人化的內容建議，優化電子郵件的送達率，並建議更有效的字詞和短語，使其脫穎而出。
借助人工智慧文案技術，行銷人員現在可以自動發送電子郵件，而無需擔心書寫錯誤或缺乏個人化。此外，他們還可以使用先進的人工智慧演算法，輕鬆自動產生高度優化的客戶旅程，這些演算法可持續監控用戶行為，並為每個客戶推薦最具針對性的電子郵件。
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本文介紹了一些寫出更好電子郵件的好方法。但最終，即使只應用其中一種，你的溝通也會變得更好。如果你想了解更多關於如何利用精益、透明和緊湊的溝通方式，你應該看看我之前寫的第一個連結。第二個連結是一個非常幽默的視頻，它嘲諷了常見的電子郵件不良做法。最後一個連結概述了 企業協作解決方案 如果您想減少電子郵件的總量並幫助人們完成工作，即使沒有先學習如何管理收件匣的大師課程，市場上也有這樣的產品。
非常感謝您的閱讀！
