你想写出更好的电子邮件吗？写出更好的电子邮件很难，但可以学习和练习。电子邮件是继电话和即时消息之后最常见的沟通方式之一。目前有一些优秀的企业协作解决方案即将推出，它们可能会在未来某个时候减少甚至取代电子邮件，但就目前而言，电子邮件仍然是日常商务中书面文字的主导。
然而，通过电子邮件沟通并不容易。当然，你可以输入一些句子并发送给对方。但愿收件人能够理解你的要求或你的请求。通过这篇文章，我想与你分享一些技巧，帮助你写出更优质的电子邮件，让对方真正喜欢收到。
我很清楚，网上肯定有成百上千篇关于“如何写出更好的邮件”的好文章，但我还是想和大家分享一下我自己的经验。也许我在这里找到了一些别人从未想到过的想法？谁知道呢——只要这些想法能帮到一些人，我就算是成功地分享了这些知识。
文本突出显示以准备精简消息
当您希望简洁地传达信息，同时又需要说明内容、原因、方式和时间等背景细节时，可以利用电子邮件客户端或富文本编辑器的文本标记功能。这种在简洁内容和复杂内容之间进行混合的电子邮件写作方法，可以让需要快速了解信息的用户了解任务内容，而如果需要详细信息，则可以阅读完整的电子邮件正文。
当你完成突出显示后，读者应该能够完全理解电子邮件，无论他们是否浏览 瘦 仅突出显示或阅读完整副本以了解详细信息。 我在角落里为你准备了一个 Lorem Ipsum 风格的例子。 只需单击图像即可在弹出窗口中查看大图。
文本分割和子标题
正如这篇博客文章被分割成 子标题 （较大的粗体文本）可以拆分成可读的段落，您也可以在电子邮件中这样做。您可以自行决定是只创建分段的段落，还是添加标题来指示段落内容。这样做的好处是可以增强电子邮件的可读性，并激发读者阅读整封电子邮件。没有人愿意阅读篇幅巨大、格式混乱、没有段落分隔符或段落缩进的文本。
如果您想在段落顶部添加副标题，您应该为段落添加标签，以便读者了解阅读完该部分后希望了解的内容。不同的人可能对不同的信息感兴趣，如果他们已经了解部分内容，则无需阅读整封电子邮件。例如，您的电子邮件可以如下所示：简介（正在发生的事情）、原因、时间、技术步骤和业务需求。这允许不同的读者浏览他们需要了解的部分。
使用出色的主题行撰写更好的电子邮件
如同书名一样，电子邮件的主题不仅要清晰地展现内容，还要激发收件人打开邮件的欲望。这一点至关重要，因为许多人每天都会收到大量的电子邮件，而邮件的回复和阅读往往都取决于主题。
如果您不确定邮件主题，请跳过此部分，直到您完成邮件的实际内容，并将内容/信息概括为几个重要的词语，构成邮件的主题。您还应确保不要将邮件内容添加到主题行，并跳过撰写邮件正文。毕竟，这不是即时通讯。如果您的沟通方式如此简单，您可以发送 即时消息 而不是电子邮件。
出于形式上的考虑，我建议您在实际对话中妥善管理主题行。如果您与来自不同客户端或使用其他语言环境的人交流，可能会遇到主题蛇形线问题。主题蛇形线看起来像这样：“Re: Fwd: RE: FW: Fwd: Re: FW: Re: 实际邮件主题”，并且会随着每次回复而变长。如果您遇到这种情况，请尝试手动删除所有其他标签，只保留一个“Re:”作为前缀。如果您不控制蛇形线，导致它变得过粗，很快就会比实际的主题文本字段还长，到那时人们甚至都无法分辨这封邮件的内容了。这种情况在手机上比在桌面客户端上更快发生，但它终将发生。高管们讨厌这种情况，因为他们无法再确定优先级。
停止高频聊天邮件
如果你遇到上述问题，可能是因为沟通时间过长，例如你需要协调一些需要数天、数周甚至数月沟通的活动。所以，除非你出于法律、审计和归档的原因记录所有这些信息，否则你应该考虑在某个时候改变沟通方式。
如果您注意到沟通频率增加到几封邮件来回，并且收件人列表随着每一封新邮件而增长，您应该考虑召开临时音频会议，甚至更好的视频会议。联系合适的人员，总结事实，做出决策，并分配任务。不要再用来回邮件的方式，唠叨那些不解决眼前问题的人。
通过向正确的人发送邮件来写出更好的电子邮件
有些组织有使用“收件人”字段的良好文化， 抄送 (CC) 和密件抄送 (BCC) 发送电子邮件时的功能。其他人则形成了一种非常糟糕的文化，即在每一个可能的沟通环节中都尽可能多地添加人。坦率地说，这不仅会惹恼很多人，而且存在潜在的信息安全风险，但简单地说——在最糟糕的情况下，这封电子邮件会被25个人阅读，每个人需要5分钟才能理解它，再加上整个邮件路径和历史记录，总共需要125分钟，或者比实际工作时间多一点。你只是损失了一些钱。在整个国际组织中整天这样做，而且还涉及到第三方？你将因不良的电子邮件行为而损失一大笔钱。真的吗？是的，每个人都讨厌它。
所以，请确保至少将电子邮件发送给实现目标所需的人员。“收件人”字段仅用于您希望代为处理的人。只有在需要告知其他人对话内容的情况下才使用抄送 (CC) 字段。关于密送 (BCC) 字段，我无法透露太多，因为我不使用它们。一些领导者甚至禁止在电子邮件通信中使用密送功能，因为它是一种隐藏信息的方式，不利于透明度，而且绝对不利于建立信任文化。我对此也持相同观点。
AI时代的更新（2023年更新）
本段回顾了人工智能的最新发展，这些发展也对写作产生了影响。为了写出更好的电子邮件，从2023年开始，人工智能文案技术已经开始改变电子邮件的写作方式。像HubSpot这样的公司已经投资开发人工智能驱动的解决方案，以帮助人们创作更好的电子邮件。这些解决方案允许用户使用自然语言处理定制他们的电子邮件，提供个性化的内容建议，优化电子邮件的送达率，并建议更有效的词语和短语，使其脱颖而出。
借助人工智能文案技术，营销人员现在可以自动发送电子邮件，而无需担心书写错误或缺乏个性化。此外，他们还可以使用先进的人工智能算法，轻松自动生成高度优化的客户旅程，这些算法可持续监控用户行为，并为每个客户推荐最具针对性的电子邮件。
除了如何写出更好的电子邮件：TechAcute 上有关交流的其他文章
本文介绍了一些写出更好电子邮件的好方法。但最终，即使只应用其中一种，你的沟通也会变得更好。如果你想了解更多关于如何利用精益、透明和紧凑的沟通方式，你应该看看我之前写的第一个链接。第二个链接是一个非常幽默的视频，它嘲讽了常见的电子邮件不良做法。最后一个链接概述了 企业协作解决方案 如果您想减少电子邮件的总量并帮助人们完成工作，即使没有先学习如何管理收件箱的大师课程，市场上也有这样的产品。
非常感谢您的阅读！
