Leo, ningependa kukuonyesha mambo matano ya kuzingatia unapoalika wengine kwenye mkutano wa karibu, mkutano wa video, au mkutano wa simu. Mbinu hizi zimetengenezwa kwa miaka mingi ya kukaribisha na kushiriki katika mikutano duniani kote, na ninatumai zitakuwa za thamani kwako. Huwezi kutumia zote kila wakati katika mazingira yote ya kazi, lakini jaribu kuchagua vipendwa vyako. Nina hakika kuna maoni kadhaa ya kuchukua kutoka kwa orodha hapa chini. Kwa hivyo, bila wasiwasi zaidi, usisahau kahawa na ... furahiya mikutano yenye matokeo zaidi!
1. Nani anahitaji kujiunga?
Mikutano inaweza kuwa njia nzuri ya kuwaleta watu husika pamoja kwenye jedwali (au jedwali pepe) ili kuchanganua hali ilivyo na kuamua njia bora zaidi kuelekea lengo moja. Hata hivyo, mwenyeji wa mkutano anayepaswa kutuma mialiko ya mkutano anapaswa kufikiria kwa makini ni nani anapaswa kushiriki na nani haongezi thamani. Huenda hilo likaonekana kuwa kali, lakini ukweli ni kwamba mara nyingi watu husahau, na wakati wa kila mtu hugharimu pesa. Labda hawalipishwi kwa hilo, lakini wakati fulani, wakati waliohusika katika mkutano huu pia ungeweza kutumika kwa njia tofauti. Hilo ni muhimu sana ikiwa mikutano itafanyika na zaidi ya shirika moja linalohusika.
Mara nyingi wadau wanataka kuarifiwa lakini hawaitaji kutumia wakati wote kwenye mkutano wenyewe. Aina hii ya uvunaji wa habari sio endelevu ikiwa idadi ya mikutano nzuri ya kujua inaongezeka zaidi ya masaa yako ya ofisi. Kwa mdau anayevutiwa ni bora kumpa muhtasari wa kile kilichozungumzwa kwenye mkutano na ni maamuzi gani yaliyotolewa au chochote kilichobaki kinasubiri uamuzi wao.
Kwa hivyo hakikisha umechanganua sababu ya kukusanyika na kualika watu wanaoweza kuongeza thamani kwenye mkutano pekee. Jisikie huru kutumia mwaliko wa "hiari" kwa watu ambao hawajaathiriwa moja kwa moja. Ikiwa matokeo pekee yanafaa kwa mshikadau, huna haja ya kupoteza muda wao kuzungumza; watumie tu taarifa fupi kuhusu matokeo ya mkutano. Ikiwa hujui jinsi ya kushughulikia hali hiyo, waulize tu wateja au washikadau ikiwa wangependa kualikwa au la. Kwa ujumla mbinu ya kufurahisha itakuwa kutoruhusu kila mtu kuratibu mikutano kabla hawajajua adabu ya kuandaa mkutano. Unaweza kuiita leseni ya kukaribisha, na kampuni yako inaweza kuokoa muda na pesa nyingi kwa kutumia hiyo.
2. Andika ajenda
Nini
Ajenda na taarifa za mkutano mkuu zinapaswa kuwa za lazima kwa mwaliko wa mkutano. Hakikisha kwamba walioalikwa wanafahamu "nini" kitakachofanyika au mkutano huu unahusiana na mradi gani. Ajenda yako inaweza kupangwa kwa urahisi kama 1-2-3. Mfano wa muundo wa sehemu za mkutano unaweza kuwa:
- 1. Utangulizi / Nani ni nani
- 2. Maelezo ya hali / Taarifa ya shida
- 3. Mawazo / Kupangilia vitu vya vitendo
- 4. Biashara/maamuzi mengine yoyote yanayofuatiliwa kwa dakika
Wakati
Waambie kwa maandishi wazi “wakati” mkutano unafanyika na uhakikishe kuwa unajumuisha maelezo ya marudio, tarehe, siku ya wiki na saa, na inapobidi, ongeza saa za saa za kanda za washiriki kulingana na eneo lao. Pia, tambua muda ambao mkutano unapaswa kudumu. Jisikie huru kunialika kwa dakika 15 badala ya saa moja kamili ikiwa ni hivyo tu unadhani itachukua. Unaweza kupanga na bafa fulani, lakini usiitumie kupita kiasi—ukurasa mzuri wa tovuti wa kuratibu mambo yanayohusiana na eneo la saa ni TimeAndDate.com na wao. Mpangaji Mkutano wa Kimataifa.
Kwa nini
Usisahau kuongeza maelezo kuhusu "kwa nini" mkutano unafanyika. Inaweza kuwa wazi kwa baadhi ya watu kwa nini mkutano inafanyika lakini wengine wanathamini sana sababu halisi ya wao kuwekeza wakati wao na kuhudhuria. Mara nyingi watu wana mengi ya kufanya katika siku zao za kazi na ikiwa ukiwauliza wawekeze wakati wao kwenye mkutano wako, haionekani kuwa sawa angalau kuwaelezea kwa nini?
Sasa unaweza kuendelea na ajenda halisi ya mkutano. Hapa unaorodhesha awamu ya mkutano na masomo na utambue spika au wadau wanaowezekana na kuandaa mpango. Wakati unarahisisha mkutano, usisahau ajenda yako. Weka mbele yako na ushikamane nayo. Hakikisha kwamba hakuna mtu anayekula wakati zaidi uliopangwa, na kuiba nafasi kwa wengine kushughulikia mawazo yao.
Jinsi / Wapi
Wajulishe watu ni aina gani ya mkutano huu utakuwa na jinsi wanavyoweza kujiunga nao. Inaweza kutokea kwamba kuna watoto wapya ambao bado hawajazoea "kawaida". Mtu yeyote ambaye hawezi kutarajia "jinsi" atathamini sana aina hiyo ya habari.
Kwa kurudi watu wataanza kupenda njia hii ya kupanga ambayo inahakikisha kuwa wakati wa kila mtu unatumika kwa kiwango bora. Wao watainjilisha njia hiyo na kukataa wazi mialiko ya "tupu" na ombi la ajenda sahihi kuongezwa kabla ya kuikubali. "Nani" alikuwa tayari amefunikwa kwenye risasi ya kwanza, ikiwa utaikosa hiyo.
3. Waambie walioalikwa kile unachotaka kutoka kwao
Sehemu muhimu ya kuandaa mkutano ni kudhibiti matarajio. Toa ushauri kuhusu matarajio yako kuhusu matokeo ya mkutano na pia wajulishe walioalikwa kile unachotarajia kutoka kwao wakati wa mkutano na hata kabla ya mkutano kuanza. Ikiwa tu kila mtu anafahamu kile kinachopaswa kutokea katika mkutano, wataweza kuthamini. Tarajia watu kukataa mwaliko wako ikiwa hili halieleweki kwa kila mtu.
Nini cha kujumuisha?
- Fanya waalikwa kusoma na kuelewa mwaliko kamili
- Washauri waalikwa kuongeza hoja ambazo zitaongezwa kwenye Ajenda ikiwa watakosa kitu
- Ukiambatisha faili kwenye mwaliko, waambie wakague kabla ya mkutano, wala si wakati wa mkutano
- Waambie wapeleke mwaliko kwa wengine ikiwa wanafikiri mtu huyo anaweza kuongeza thamani
4. Eleza jinsi ya kujiunga kwenye mkutano
Ikiwa unatumia ushirikiano au teknolojia ya mawasiliano kama vile mikutano ya wavuti, mikutano ya video, au hata mikutano ya sauti pekee, hakikisha kwamba hata walioalikwa wasio na uzoefu wanaweza kujiunga. Ambatisha mistari michache ya maelezo ya muunganisho na maagizo ya kupiga simu hadi mwisho wa kikundi cha mwaliko kabla ya kuituma. Ikiwezekana, wape walioalikwa muunganisho wa majaribio ili kuthibitisha kama wataweza kujiunga au la kabla ya mkutano halisi.
Kwa njia hii unaweza kuhakikisha kuwa kila mtu yuko mkali kwa wakati, tayari na anayeweza kushirikiana badala ya kumsubiri mtu X ambaye hakuweza kusimamia kuendesha programu-jalizi kwenye kivinjari au mtu Y ambaye hakuweza kuingiza PIN kwenye Smartphone .
5. Dakika za mkutano au haikutokea
Mikutano mingi inawezeshwa kwa njia ya haraka na ya kutosha lakini inapoteza thamani ikiwa hatua au hatua zilizokubaliwa hazitafuatiliwa baada ya mkutano kumalizika. Hakikisha taarifa na hoja zote za hatua zimepewa watu binafsi walio na tarehe ya kukamilisha na uhakikishe kuwa unafuatilia kwa wakati ufaao. Unaweza kutumia mtunza wakati au mtu anayerekodi dakika za mkutano kwa kuruka.
Vinginevyo unaweza tu kuandika muhtasari mwenyewe, baada ya mkutano kumalizika na upeleke kwa washiriki wote (na kwa wote ambao hawakuwepo). Hakikisha kuingiza taarifa zote na matokeo katika barua pepe yako ya muhtasari na kuifanya jukumu la mpokeaji kusema ikiwa kitu si sahihi au hakieleweki. Inaweza kusikika kuwa ya kufikirika, lakini watu wengine wanafanya kama mkutano haukuwahi kutokea ikiwa hakuna kumbukumbu za kile kilichosemwa na kuamuliwa wakati wa mkutano.
Bonus: Majaribio
Angalia maoni yetu ambayo yanachukuliwa kuwa 'ya majaribio'. Jisikie huru kujaribu hii na utujulishe jinsi hii ilikufanyia kazi au unafikiria nini juu yake.
- Panga mikutano ya dakika 40 badala ya saa kamili au dakika 20 badala ya nusu saa. Anza kwa dakika kumi kupita saa kamili kisha maliza dakika kumi kabla ya saa kamili ifuatayo (x: 10 - x: 50). Hii inaruhusu kupumua kidogo kwa watu ambao hujiunga mara kwa mara kwenye mikutano na kuwaruhusu kubadilisha eneo halisi, kunyakua kahawa au kwenda kwenye vyoo na bado kuwa kwa wakati.
- Ondoa simu yako kwenye dawati lako au uweke chini-chini na uinyamazishe. Weka mwelekeo wako mahali ambapo inaweza kuongeza thamani ya mkutano.
- Jaribu kuchora mkutano. Mwelekeo mpya wa kuibua taarifa katika daftari lako ambayo ni ya ubunifu na ya kufurahisha.
- Ukichelewa, unalipia chakula cha mchana/chakula cha jioni kwa wote. Njia inayoweza kuboresha kwa haraka ufaafu wa washiriki na waandaji kwa pamoja.
- Kidokezo cha Pro: Sikiliza washiriki. Unaweza hata kujifunza kitu kipya badala ya kuwapa wengine sasisho.
- Njia zako za majaribio ni zipi? Hebu tujue katika sehemu ya maoni hapa chini!
Hakuna MAS
Ikiwa wewe ni msomaji wa kawaida wa TechAcute, unaweza kuwa tayari unajua kipengele chetu cha David Grady na video yake kuhusu kuboresha utamaduni wa mikutano na Ukosefu wa akili kukubali Ugonjwa (MAS), lakini ikiwa sivyo, ninakushauri sana uangalie video hiyo na umfuate Twitter. Yeye ni mtu mwenye urafiki sana, kwa hivyo sema "hi" kwake.
Sadaka ya picha: Ofisi sasa / Sebastiaan ter Burg
Ujumbe wa uhariri: Nakala hii ni sasisho kwa chapisho langu la asili kutoka 2014.
