Dinten ayeuna, abdi hoyong nunjukkeun ka anjeun lima hal anu kedah dipertimbangkeun nalika ngondang batur ka rapat lokal, konperénsi pidéo, atanapi konperénsi telepon. Métode ieu parantos dikembangkeun salami mangtaun-taun hosting sareng ngiringan rapat di sakumna dunya, sareng kuring ngarepkeun aranjeunna bakal janten nilai pikeun anjeun. Anjeun teu tiasa salawasna nerapkeun sadayana di sadaya lingkungan kerja, tapi cobian pilih paporit anjeun. Kuring yakin aya sababaraha gagasan pikeun nyokot jauh tina daptar di handap. Janten, tanpa basa-basi, tong hilap kopi sareng ... nikmati rapat anu langkung produktif!
1. Saha anu kedah gabung?
Rapat tiasa janten cara anu saé pikeun ngahijikeun jalma anu relevan dina méja (atanapi méja virtual) pikeun nganalisis status quo sareng mutuskeun cara anu pangsaéna pikeun maju ka tujuan umum. Tapi, host rapat anu ngirimkeun undangan rapat kedah taliti mertimbangkeun saha anu kedah ilubiung sareng anu henteu nambihan nilai. Éta sigana kasar, tapi kanyataanana nyaéta jalma-jalma sering hilap, sareng waktos unggal jalma butuh artos. Panginten aranjeunna henteu ditagihkeun, tapi dina waktos anu sami, waktos aranjeunna aub dina rapat ieu ogé tiasa dianggo béda. Éta hususna kritis upami rapat lumangsung sareng langkung ti ngan hiji organisasi anu kalibet.
Sering pamangku kapentingan hoyong diwartosan tapi henteu kedah nyéépkeun waktos dina rapat nyalira. Panén inpormasi sapertos kieu henteu sustainable upami jumlah rapat anu saé naék ningkat saluareun jam kantor anjeun nyalira. Pikeun pamangku kapentingan anu dipikaresep langkung saé pikeun nyayogikeun anjeunna ringkesan naon anu dibahas dina rapat sareng naon kaputusan anu dicandak atanapi naon waé anu masih ngantosan kaputusanana.
Janten pastikeun pikeun nganalisis alesan pikeun kumpul sareng ngan ukur ngajak jalma anu tiasa nambihan nilai kana rapat. Ngarasa Luncat ngagunakeun "opsional" uleman pikeun jalma anu teu langsung impacted. Lamun hasil nyalira relevan pikeun stakeholder, Anjeun teu kedah runtah waktu maranéhna pikeun ngobrol; ngan ngirim aranjeunna update ringkes dina hasil rapat. Upami anjeun henteu yakin kumaha nanganan kaayaan éta, naroskeun ka klien atanapi pamangku kapentingan upami aranjeunna hoyong diondang atanapi henteu. Sacara umum, pendekatan anu pikaresepeun nyaéta henteu sadayana diidinan ngajadwalkeun rapat sateuacan aranjeunna henteu terang etiket ngayakeun rapat. Anjeun tiasa nyauran éta lisénsi hosting, sareng perusahaan anjeun tiasa ngahémat seueur waktos sareng artos ku ngamangpaatkeun éta.
2. Tulis agenda
Naon
Agenda sareng inpormasi rapat umum kedah wajib pikeun undangan rapat. Pastikeun yén para undangan sadar "naon" anu bakal kajantenan atanapi naon hubunganana rapat ieu. Agenda anjeun tiasa disusun sagampil 1-2-3. Conto struktur pikeun bagian-bagian rapat tiasa kieu:
- 1. Bubuka / Saha saha
- 2. Katerangan kaayaan / Pernyataan masalah
- 3. Gagasan / Nugaskeun barang tindakan
- 4. Sagala bisnis séjén / kaputusan dilacak dina menit
Iraha
Nyaritakeun aranjeunna dina tulisan anu jelas "iraha" rapat lumangsung sareng pastikeun kalebet inpormasi ulangan, tanggal, dinten minggu, sareng waktos, sareng iraha waé, tambahkeun waktos kanggo sadaya zona waktos pamilon anu aya hubunganana sareng lokasina. Ogé, nangtukeun sabaraha lila rapat kudu lepas. Ngarasa Luncat pikeun ngajak kuring pikeun 15 menit tinimbang hiji jam pinuh lamun éta sakabéh nu Anjeun pikir eta bakal butuh. Anjeun tiasa ngarencanakeun sareng sababaraha panyangga, tapi ulah kaleuleuwihan - halaman wéb anu saé pikeun koordinat masalah anu aya hubunganana zona waktos nyaéta TimeAndDate.com sareng aranjeunna. Rencana Rapat Internasional.
kunaon
Tong hilap nambihan detil ngeunaan "naha" rapat éta lumangsung. Bisa jadi écés pikeun sababaraha individu naha éta papanggihan ieu lumangsung tapi sésana bener appreciates hiji alesan sabenerna pikeun aranjeunna investasi waktu maranéhanana sarta hadir. Sering jalma gaduh seueur anu kedah dilakukeun dina dinten damel sareng upami anjeun naroskeun aranjeunna pikeun investasi waktosna kana rapat anjeun, naha sigana teu masuk akal sahenteuna ngajelaskeun naha?
Ayeuna anjeun tiasa neraskeun sareng agenda anu rapat dina rapat. Di dieu anjeun daptar fase rapat sareng mata pelajaran sareng ngaidentipikasi kamungkinan panyatur atanapi pamangku kapentingan sareng nyiapkeun rencana. Nalika anjeun mempermudah rapat, tong hilap agenda anjeun. Simpen di payuneun anjeun sareng lengket éta. Pastikeun moal aya anu ngahakan langkung seueur waktos teras dijadwalkeun, maok kasempetan pikeun anu sanés pikeun nyarioskeun pamikiranana.
Kumaha / Dimana
Hayu urang terang jenis rapat ieu sareng kumaha aranjeunna tiasa ngiringan. Bisa jadi aya nu anyar anu teu biasa "biasa" acan. Saha waé anu henteu tiasa ngantisipasi "kumaha" bakal ngahargaan pisan kana jinis inpormasi éta.
Salaku balesan jalma-jalma bakal mimiti resep cara ieu perencanaan anu mastikeun yén waktos sadayana jalma digunakeun dina tingkat anu pangsaéna. Aranjeunna bakal nginjilkeun metode sareng sacara terang-terangan nolak 'kosong' nyalukan kalayan nyungkeun agenda anu leres pikeun ditambihan sateuacan aranjeunna nampi. "Saha" éta parantos katutup dina pelor munggaran, upami anjeun sono ka hiji éta.
3. Caritakeun ka anu ngundang naon anu dipikahoyong ti aranjeunna
Sapotong penting pikeun ngayakeun rapat nyaéta pikeun ngatur ekspektasi. Nyarankeun ekspektasi anjeun ngeunaan hasil rapat sareng ogé ngantepkeun para undangan terang naon anu anjeun ngarepkeun ti aranjeunna salami rapat sareng sateuacan rapat dimimitian. Ngan upami sadayana terang naon anu bakal kajadian dina rapat, aranjeunna bakal tiasa ngahargaan kana éta. Nyangka jalma nolak uleman anjeun upami ieu teu jelas pikeun sadayana.
Naon anu kedah dilebetkeun?
- Ngadamel para tamu anu maca sareng ngartos kana uleman lengkepna
- Mamatahan Ujang pikeun ngempelkeun poin kanggo ditambihan kana Agenda upami aranjeunna sono kana hiji hal
- Upami anjeun ngagantelkeun file kana undangan, béjakeun aranjeunna pikeun marios éta sateuacan rapat, sanés salami rapat
- Béjakeun pikeun neraskeun undangan ka batur upami aranjeunna nyangka jalma éta tiasa nambihan nilai
4. Jelaskeun kumaha ngiringan dina rapat
Lamun ngamangpaatkeun kolaborasi atawa téknologi komunikasi sapertos konperénsi wéb, konperénsi pidéo, atanapi ngan ukur konperénsi audio, pastikeun yén undangan anu teu berpengalaman tiasa gabung. Gantelkeun sababaraha garis wincik sambungan sareng petunjuk dipencét ka tungtung badan undangan sateuacan anjeun ngirimkeunana. Upami mungkin, pasihan para undangan sambungan percobaan pikeun pariksa naha aranjeunna tiasa gabung sateuacan rapat anu saleresna.
Ku cara ieu anjeun tiasa mastikeun yén sadaya jelema aya waktos anu tepat, siap sareng tiasa kolaborasi tibatan ngantosan jalmi X anu teu tiasa ngatur ngajalankeun plugin dina peramban atanapi jalma Y anu henteu sanggup ngasupkeun PIN kana Smartphone .
5. Rapat menit atanapi henteu kajantenan
Seueur rapat difasilitasi ku cara anu gancang sareng cekap tapi kaleungitan nilai upami léngkah-léngkah atanapi tindakan anu disatujuan henteu dilacak saatos rapat réngsé. Pastikeun sadaya pernyataan sareng titik aksi ditugaskeun ka individu anu gaduh tanggal anu pas sareng pastikeun pikeun nuturkeun dina waktosna. Anjeun tiasa nganggo penjaga waktos atanapi jalma anu ngarékam menit rapat dina laleur.
Alternatipna anjeun ngan ukur tiasa nyerat ringkesan nyalira, saatos rapat réngsé sareng kirimkeun ka sadaya pamilon (sareng ka sadayana anu teu aya). Pastikeun kalebetkeun sadaya pernyataan sareng hasil dina email ringkesan anjeun sareng jantenkeun tanggung jawab panarima pikeun nyarios upami aya anu teu leres atanapi salah paham. Éta kadéngéna abstrak, tapi sababaraha urang tingkah polah sapertos rapat bahkan henteu pernah kajantenan upami teu aya rékor anu dicarioskeun sareng diputuskeun salami rapat.
Bonus: Ékspérimén
Parios ideu kami anu dianggap 'eksperimen'. Ngarasa Luncat ka coba ieu sareng hayu urang terang kumaha ieu tiasa dianggo pikeun anjeun atanapi naon anu anjeun pikirkeun.
- Jadwalkeun rapat 40 menit tibatan sajam atanapi 20 menit tibatan satengah jam. Mimitian tabuh sapuluh menit kalangkungan sajam teras tamat sapuluh menit sateuacan jam lengkep ieu (x: 10 - x: 50). Hal ieu ngamungkinkeun sakedik napas pikeun jalma anu sering ngiringan rapat sareng ngamungkinkeun aranjeunna ngarobih lokasi fisik, ngopi atanapi angkat ka jamban sareng tetep dina waktosna.
- Cabut telepon anjeun tina méja anjeun atanapi lebetkeun beuteung-na sareng bungkem. Tetep fokus anjeun dimana éta tiasa nambihan nilai dina rapat.
- Coba sketsa rapat. Trend anyar pikeun ngabayangkeun inpormasi dina notebook anjeun anu kreatif sareng pikaresepeun.
- Upami anjeun telat, anjeun mayar tuang siang / tuangeun sadayana. Hiji métode anu bisa gancang ngaronjatkeun timeliness pamilon jeung host sapuk.
- Tip Pro: Dangukeun pamilonna. Anjeun bahkan tiasa diajar anu anyar tibatan ngan ukur masihan apdet ka batur.
- Naon metode eksperimen anjeun? Hayu urang terang dina bagian komentar di handap!
Henteu MAS
Upami anjeun pamaca biasa TechAcute, anjeun panginten parantos terang fitur kami ngeunaan David Grady sareng pidéo na ngeunaan ningkatkeun budaya rapat sareng Sindrom Narima Mindless (MAS), tapi upami henteu, kuring nyarankeun pisan anjeun pikeun mariksa pidéo na nuturkeun anjeunna Twitter. Anjeunna jalma anu marahmay pisan, janten ucapkeun "hi" ka anjeunna.
kiridit poto: Kantor Ayeuna / Sebastiaan ter Burg
Catetan redaksi: Tulisan ieu mangrupikeun pembaruan kana tulisan asli kuring ti 2014.
