Како додати канбан планер таблу у Мицрософт тимове

Желите да креирате канбан табле у Мицрософт свету за већу продуктивност, али не знате одакле да почнете? Дошли сте на право место. Алати које добијате када се претплатите на Мицрософт Оффице 365 су одлични и добијате много корисних апликација на једном централном месту. Понекад број апликација може бити збуњујући за столаре јер у почетку могу изгледати сувишне. Наравно, не може све бити део бесплатног плана, али велике су шансе да ваша компанија ионако већ користи Оффице 365, иако га можда још не користе за задатке.

Тимски рад, посебно који укључује удаљене тимове, важнији је него икад. Ако радите у а сараднички тим са члановима тима свуда (или ако сте високо организован усамљени ратник), можда ће вам бити корисно управљање задацима помоћу Мицрософт апликација у оквиру Оффице 365. Можете користити Мицрософт Планнер канбан плоче саме или их уградити у своје Мицрософт Теамс просторе ради поједностављеног процеса.

За шта се користе канбан плоче?

Можда сте чули за канбан плоче да сте радили у Леан, Агиле, ДевОпс, или Сцрум операције пре, а овим чланком желим брзо да вам покажем како можете да трансформишете своју Мицрософт планер плочу да следи канбан праксе.

Буквалан превод јапанске речи канбан је „плоча за поруке“ или „билборд“. Ипак, данас је у великој мери искоришћен као виртуелни простор за управљање задацима, тако да тимови могу да додељују задатке и прате статус задатка истих на начин лепљивих белешки.

Да се ​​вратимо на Мицрософт планер – када креирате нови „план“, морате да унесете назив простора и подесите његове опције приватности. Када будете задовољни подешавањима, само треба да потврдите све и ваша нова табла је сада пред вама.

Коришћење софтвера за управљање за праћење одређеног задатка или групе задатака који су део већег пројекта може бити огромна предност за континуирано побољшање квалитета и брзине испоруке вашег пројекта.

Листе обавеза су лепе, али поседовање робусног софтвера за управљање и моћног алата који такође можете да користите за праћење и извештавање је једноставно професионални начин управљања пројектима. Чак и ако желите да га испробате само на одређеном пројекту, то можете лако да урадите без потребе да све детаљно научите. Ево како можете одмах почети.

Креирање ефикасног распореда за управљање задацима у Мицрософт планеру

Подразумевани приказ за управљање задацима у новим таблама је само једна трака (која се у Мицрософт Планнер-у назива „буцкет“), али можете додати још кликом на „Додај нову канту“. Наравно, можете поставити своју таблу онако како вам треба да изгледа, али ја обично користим распоред од четири траке.

Волим да додајем слике како бих их учинио богатим садржајем картица задатака, али наравно можете користити само текст, ознаке и боје. Ако само треба да одбаците задатке, можете их једноставно избрисати или архивирати без провлачења кроз пројектну плочу. Ево примера за изглед плоче.

Бацклог

Управљање задацима обично почиње у заостатку. Ово је простор где пратите идеје и све што би требало да се уради у будућности без јасног приоритета и рока за испоруку. Ако неко нема шта да ради, могао би проактивно да изабере задатак из ове траке и да не мирује док му менаџер не додели задатак.

Урадити

Ова трака је за јасно дефинисане резултате са роком доспећа и више информација о томе како би производ активности требало да изгледа. Када људи дођу на посао, обично зграбе неки предмет са врха ове траке и повуку га до траке за рад.

Доинг

Ова трака се користи за бољи преглед на чему се тренутно ради и ко. Употреба се разликује од тима до тима, али рекао бих да једна особа не би требало да има више од две ставке у траци „Ради“ у исто време. Ако им је потребно да поново дају приоритет свом раду, чланови тима могу да врате „занемарене“ појединачне задатке назад на траку „То-До“ и ажурирају метаподатке како би одражавали њихов напредак у овом задатку.

доне

Након што људи заврше задатак, не морају да зову или шаљу е-пошту. Они само повуку своју ставку на траку „Готово“ и проверавају да ли је завршена. Ако је документ морао да се направи, они га лако могу приложити уз ставку, а затим подесити стање ставке да буде „довршено“. Ако има смисла за ток посла, можете додати још један „У прегледу“ између „Ради“ и „Готово“, али сам желео да то буде једноставно у прегледу овде.

Додавање задатака на таблу

Наравно, управљање задацима и управљање пројектима је веома агилна врста посла и током животног века пројекта увек се могу појавити нови задаци. Помоћу дугмета „+“ можете креирати нове задатке и брзо их именовати. Претпоставимо да желите да идете даље у детаље.

У том случају такође можете отворити већи приказ задатка и уредити различите метаподатке као што су датум почетка, датум завршетка, статус, белешке, детаљан опис, прилози, коментари и доделити задатак члану тима. Спремни за сарадњу за већу продуктивност?

У стандардном приказу табле, можете само да превучете и испустите ставке из једне траке у другу како сматрате прикладним да бисте имали добар преглед. Користећи картицу „Графикони“, такође можете добити мало извештаја и увида у оно што се тренутно дешава, у случају да водите веома сложене пројекте са много људи.

Додавање плоче канбан планера у Мицрософт Теамс

Пошто Мицрософт нема функцију у Оффице 365 и тимовима за брзо додавање канбан стилске сарадње и плоче за управљање пројектима, мораћете да уградите канбан таблу коју сте управо креирали у Мицрософт планеру у Мицрософт тимове.

Ни то неће заменити ништа. Једноставно ће додати нови приказ у засебну картицу апликације тако да ваш тим може да ради са њим. Ево како то можете да урадите у само неколико корака.

1. Отворите Мицрософт Теамс.
2. Идите до области „Тимови“ на левој траци за навигацију.
3. Отворите тимски простор у који желите да додате новостворену канбан таблу.
4. У горњем менију кликните на икону „+“ (плус) да бисте додали нови садржај.
5. Отвара се чаробњак под називом „додај картицу“.
6. Потражите икону под називом „Задаци планера и задатака“ и изаберите је.
7. Прочитајте упутства и изаберите „користите постојећи план овог тима“.
8. Потврдите дугметом „сачувај“ на дну.
9. Само сачекајте тренутак и бићете преусмерени на новокреирану картицу са вашом канбан плочом која је сада доступна у Мицрософт тимовима.

Потребно је само ових неколико корака, али може бити изазов ако не знате да ли је то уопште могуће или где да тражите карактеристике. Сада ви и сав ваш тим можете да користите нову канбан таблу у Мицрософт Теамс-у или Планер-у и биће потпуно синхронизована. Ако корисници преферирају Планнер у свом веб претраживачу, могу га тамо користити. Ако други из вашег пројектног тима више воле да раде у апликацији Теамс, онда је и ово у реду.

Мицрософт није увек конзистентан са својим скуповима алата и то такође обухвата управљање задацима у Оффице 365. Нажалост, задаци из Мицрософт планера се такође не пресликавају на Мицрософт То-До.

Ипак, ако је корисник део више од једног пројекта (планова), могао би да задржи преглед додељених задатака навигацијом до дугмета „Моји задаци“ на левој бочној траци Планера. Овде ће бити приказани сви додељени задаци из свих пројеката (планова) чији су део.

Готово се подразумева, али постоји много решења за канбан и сарадњу, а можете користити оно што вам се највише свиђа. Ако је ваше предузеће већ уложило у Мицрософт, има смисла искористити ову инвестицију, наравно, али ако ваше предузеће још увек тражи, онда обавезно прегледајте све врсте апликација за сарадњу и управљање пројектима пре него што се посветите једној.

Предност коришћења Мицрософт планера је само то што је он већ у вашем Мицрософт еко-систему података и апликација и лако се интегрише са другим апликацијама тамо.

Постоји и мобилна апликација за Мицрософт планер за праћење пословања, без обзира где се налазите. Можете га преузети на iOS or Андроид.

Ако до сада уопште нисте користили овај алат и желите да га мало боље разумете, можете погледати видео испод.

ИоуТубе: Мицрософт планер – Преглед мобилних апликација, дубља Оффице 365 интеграција + аутоматизација задатака

Кредит за фотографију: Слику је направио Нађа Шнецлер. Снимке екрана направио је аутор за ТецхАцуте.
Уредничка напомена: Чланак је ажуриран 27. децембра 2021. како би се додало више детаља о томе како се овај метод такође може користити са тренутним Мицрософт апликацијама.