Procurando criar placas kanban no mundo da Microsoft para obter mais produtividade, mas não sabe por onde começar? Você veio ao lugar certo. As ferramentas que você obtém ao assinar o Microsoft Office 365 são ótimas e você obtém muitos aplicativos úteis em um local central. Às vezes, o número de aplicativos pode ser confuso para os participantes porque podem parecer redundantes no início. É claro que nem tudo pode fazer parte de um plano gratuito, mas há boas chances de sua empresa já usar o Office 365 de qualquer maneira, mesmo que ainda não o use para tarefas.
O trabalho em equipe, especialmente envolvendo equipes remotas, é mais importante do que nunca. Se você trabalha em um equipe colaborativa com membros da equipe em todos os lugares (ou se você for um guerreiro solitário altamente organizado), você pode achar útil o gerenciamento de tarefas com aplicativos da Microsoft dentro do Office 365. Você pode usar os quadros kanban do Microsoft Planner por conta própria ou incorporá-los aos seus espaços do Microsoft Teams para um processo mais simplificado.
Para que são usados os painéis kanban?
Agora, você deve ter ouvido falar sobre placas kanban se trabalhou em Lean, Agile, DevOps, ou operações Scrum antes, e com este artigo, quero mostrar rapidamente como você pode transformar o quadro do Microsoft Planner para seguir as práticas kanban.
A tradução literal da palavra japonesa kanban é "quadro de mensagens" ou "quadro de avisos". Ainda assim, hoje em dia, ele é fortemente aproveitado como um espaço virtual para gerenciamento de tarefas, para que as equipes possam atribuir tarefas e rastrear o status das mesmas de uma forma pegajosa.
Voltando ao Microsoft Planner - ao criar um novo “plano”, você deve inserir o nome do espaço e configurar suas opções de privacidade. Quando estiver satisfeito com as configurações, você só precisa confirmar tudo e sua nova placa estará na sua frente agora.
Usar um software de gerenciamento para controlar uma tarefa específica ou grupo de tarefas que fazem parte de um projeto maior pode ser um grande benefício para a melhoria contínua da qualidade e velocidade de entrega do seu projeto.
Listas de tarefas são legais, mas ter um software de gerenciamento robusto e uma ferramenta poderosa que você também pode usar para rastrear e relatar é simplesmente a maneira profissional de gerenciar projetos. Mesmo se você quiser experimentá-lo apenas em um projeto específico, poderá fazê-lo facilmente, sem a necessidade de aprender tudo em detalhes. Veja como você pode começar imediatamente.
Criação de um layout eficiente para gerenciamento de tarefas no Microsoft Planner
A visualização padrão para gerenciamento de tarefas em novos quadros é apenas uma via (chamada “balde” no Microsoft Planner), mas você pode adicionar mais clicando em “Adicionar novo balde”. Claro, você pode configurar sua placa da maneira que quiser, mas eu geralmente escolho um layout de quatro pistas.
Eu gosto de adicionar imagens para torná-los cartões de tarefas ricos em conteúdo, mas é claro que você também pode usar apenas texto, rótulos e cores. Se você só precisa descartar as tarefas, pode simplesmente excluí-las ou arquivá-las sem empurrá-las para o painel do projeto. Aqui está um exemplo de layout de placa.
Backlog
O gerenciamento de tarefas geralmente começa no backlog. Este é o espaço onde você acompanha as ideias e tudo o que deve ser feito em algum momento no futuro, sem uma prioridade clara e sem prazo para entrega. Se por acaso alguém não tivesse nada para fazer, ele poderia escolher uma tarefa proativamente nesta via e não ficar ocioso até que um gerente designasse uma tarefa a ele.
Façam
Esta via é para entregas claramente definidas com uma data de vencimento e mais informações sobre como o produto da atividade deve se parecer. Quando as pessoas chegam para trabalhar, geralmente pegam um item do topo desta pista e o puxam para a pista “Fazer”.
fazendo
Essa via é usada para ter uma melhor visão geral do que está sendo trabalhado e por quem. O uso varia de equipe para equipe, mas eu diria que uma única pessoa não deve ter mais do que dois itens na linha “Fazer” ao mesmo tempo. Se eles precisarem priorizar seu trabalho, os membros da equipe podem empurrar as tarefas individuais “negligenciadas” de volta para a linha de “Tarefas Pendentes” e atualizar os metadados para refletir seu progresso nesta tarefa.
Pronto
Depois que as pessoas concluem uma tarefa, elas não precisam ligar ou enviar e-mails. Eles apenas arrastam o item para a pista “Concluído” e verificam se ele está concluído. Se um documento tiver que ser produzido, eles podem facilmente anexá-lo ao item e definir o estado do item como "concluído". Se fizer sentido para o fluxo de trabalho, você também pode adicionar outro “Em revisão” entre “Fazendo” e “Concluído”, mas eu queria mantê-lo simples na visão geral aqui.
Adicionando tarefas ao quadro
É claro que o gerenciamento de tarefas e projetos é um tipo de trabalho muito ágil e, ao longo da vida de um projeto, sempre pode haver novas tarefas surgindo. Usando o botão “+”, você pode criar novas tarefas e nomeá-las rapidamente. Suponha que você queira entrar em detalhes.
Nesse caso, você também pode abrir uma visão ampliada da tarefa e editar vários metadados, como data de início, data de término, status, notas, descrição detalhada, anexos, comentários e atribuir a tarefa a um membro da equipe. Pronto para colaborar para obter mais produtividade?
Na visualização padrão do quadro, você pode simplesmente arrastar e soltar os itens de uma pista para outra como achar adequado para manter uma boa visão geral. Usando a guia “Gráficos”, você também pode obter um pouco de relatórios e insights sobre o que acontece atualmente, caso você execute projetos altamente complexos com muitas pessoas envolvidas.
Adicionando um quadro de planejador kanban ao Microsoft Teams
Como a Microsoft não tem nenhum recurso no Office 365 e no Teams para adicionar rapidamente um quadro de colaboração e gerenciamento de projeto no estilo kanban, você precisará incorporar o quadro kanban que acabou de criar no Microsoft Planner no Microsoft Teams.
Também não substituirá nada. Ele simplesmente adicionará uma nova visualização em uma guia separada do aplicativo para que sua equipe possa trabalhar com ela. Veja como fazer isso em apenas algumas etapas.
- Abra o Microsoft Teams.
- Navegue até a área “Equipes” na barra de navegação esquerda.
- Abra o espaço da equipe onde deseja adicionar o quadro kanban recém-criado.
- No menu superior, clique no ícone “+” (mais) para adicionar novo conteúdo.
- Um assistente chamado “adicionar uma guia” é aberto.
- Procure o ícone denominado “Tarefas por planejador e afazeres” e selecione-o.
- Leia as instruções e selecione “usar um plano existente desta equipe”.
- Confirme com o botão “salvar” na parte inferior.
- Espere um momento e você será redirecionado para a guia recém-criada com seu quadro kanban agora disponível no Microsoft Teams.
São necessários apenas alguns passos, mas pode ser um desafio se você não souber se é possível ou onde procurar os recursos. Agora você e toda a sua equipe podem usar o novo quadro kanban no Microsoft Teams ou no Planner e ele estará totalmente sincronizado. Se os usuários preferirem o Planner em seu navegador, eles podem usá-lo lá. Se outros membros de sua equipe de projeto preferirem trabalhar no aplicativo Teams, também não há problema.
Perguntas que recebemos de você
Este artigo foi publicado originalmente muito antes do Microsoft Teams se tornar popular como uma solução para manter equipes remotas e equipes locais colaborando durante a pandemia.
Desde então, recebemos muitas perguntas dos leitores e aqui está uma visão geral rápida na seção de perguntas e respostas abaixo sobre as opções do Microsoft Teams Kanban Planner.
O Microsoft Teams tem um quadro kanban?
Não, não existe um quadro Kanban que você obtém como parte do Microsoft Teams, mas você pode usar o Microsoft Planner para construir um quadro e incorporá-lo.
O planejador de equipes é um quadro Kanban?
Pode ser, mas é bastante genérico. Se quiser usar o kanban, você precisará projetar o quadro do Microsoft Planner em um layout kanban.
A Microsoft tem um kanban?
A Microsoft não oferece uma solução kanban direta, mas você pode usar o Microsoft Planner para criar um quadro kanban.
O Microsoft Teams tem um planejador?
Você pode incorporar conteúdo do Planner às equipes.
O Office 365 tem um quadro kanban?
O Office 365 não oferece uma solução kanban direta, mas você pode usar o Microsoft Planner, que faz parte do Office 365, para criar um quadro kanban.
Como faço para criar um quadro kanban no Office 365?
Para entender como isso é feito, você pode consultar o tutorial passo a passo detalhado acima da seção de perguntas e respostas.
Você pode fazer kanban no Microsoft Teams?
Não, não há um quadro kanban que você obtém como parte do Microsoft Teams, mas você pode usar o Microsoft Planner para construir um quadro e incorporá-lo.
O Microsoft Planner tem um quadro kanban?
Há uma visualização do quadro que permite gerenciar tarefas de maneira kanban, mas você mesmo precisa projetar o quadro kanban. Consulte o guia acima para obter algumas instruções sobre como fazer isso.
Como uso o Microsoft Planner como um quadro kanban?
Você pode usar o Planner como um quadro kanban se usar a visualização do quadro para suas tarefas e preparar pistas para corresponder ao fluxo de trabalho e aos processos de seu projeto. Se você está procurando inspiração para fazer isso, leia os parágrafos acima.
A Microsoft tem uma ferramenta kanban?
Não, mas você pode usar o Microsoft Planner para construir seus próprios painéis kanban.
O Microsoft Office tem um quadro kanban?
Não, mas você pode usar o Microsoft Planner para construir seus próprios painéis kanban.
A Microsoft tem um quadro kanban?
Não, mas você pode usar o Microsoft Planner para construir seus próprios painéis kanban.
A Microsoft usa Scrum ou Kanban?
Se você quer saber se pode ou não usar Scrum ou kanban dentro do conjunto de ferramentas da Microsoft, então sim, mas você mesmo precisa projetar as placas e os fluxos de trabalho no Microsoft Planner.
O planejador da Microsoft tem um quadro kanban?
Não, não como um modelo, mas você pode criar o seu próprio.
Como uso meu Microsoft Planner como um quadro kanban?
Se você seguir as etapas acima, poderá criar facilmente um quadro kanban para o gerenciamento de projetos ou outras finalidades no Microsoft Planner.
As equipes MS têm um quadro kanban?
Não, não há um quadro kanban que você obtém como parte do MS Teams, mas você pode usar o Microsoft Planner para construir um quadro e incorporá-lo.
Existe um quadro kanban da Microsoft?
Não, mas você pode usar o Microsoft Planner para construir seus próprios painéis kanban.
O Outlook tem um quadro kanban?
Não, mas você pode usar o Microsoft Planner para construir seus próprios painéis kanban.
Como faço para criar um quadro kanban no Microsoft Teams?
Este tutorial irá ajudá-lo com isso. Resumindo, primeiro você precisa criar uma placa no Microsoft Planner e, em seguida, incorporá-la ao Microsoft Teams.
Posso conectar o Microsoft Project ao Office 365?
O Microsoft Project já faz parte do Office 365 e também existem algumas maneiras de aproveitar o SharePoint ou outros aspectos colaborativos para o gerenciamento de projetos.
Muito obrigado a todas as empresas e especialistas que nos contactaram com as suas questões. Esperançosamente, esta lista pode ajudar mais leitores agora. Claro que você sempre pode perguntar caso queira saber mais alguma coisa.
Sem integração com o Microsoft To-Do
A Microsoft nem sempre é consistente com seus conjuntos de ferramentas e isso também é responsável pelo gerenciamento de tarefas no Office 365. Infelizmente, as tarefas do Microsoft Planner também não são espelhadas no Microsoft To-Do.
Ainda assim, se um usuário fizer parte de mais de um projeto (planos), ele pode manter uma visão geral das tarefas atribuídas navegando até o botão “Minhas Tarefas” na barra lateral esquerda do Planner. Aqui, ele mostrará todas as tarefas atribuídas de todos os projetos (planos) dos quais fazem parte.
É quase desnecessário dizer, mas existem muitas soluções kanban e de colaboração por aí, e você pode usar a que mais gostar. Se sua empresa já investiu na Microsoft, faz sentido alavancar esse investimento, é claro, mas se sua empresa ainda está procurando, certifique-se de revisar todos os tipos de aplicativos de colaboração e gerenciamento de projetos antes de se comprometer com um.
A vantagem de usar o Microsoft Planner é que ele já está em seu ecossistema de dados e aplicativos da Microsoft e se integra facilmente a outros aplicativos.
Há também um aplicativo móvel para Microsoft Planner para manter o controle dos negócios, não importa onde você esteja. Você pode baixá-lo em iOS or Android.
Se você nunca usou essa ferramenta antes e quer entendê-la um pouco melhor, você pode conferir o vídeo abaixo.
YouTube: Microsoft Planner - revisão de aplicativos móveis, integração mais profunda do Office 365 + automação de tarefas
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Crédito da foto: a imagem principal foi feita por Nadja Schnetzler. As imagens foram tiradas pelo autor para a TechAcute.
Aviso editorial: o artigo foi atualizado em 27 de dezembro de 2021 para adicionar mais detalhes sobre como esse método também pode ser usado com aplicativos atuais da Microsoft.
