Wil je kanbanborden maken in de Microsoft-wereld voor meer productiviteit, maar weet je niet waar je moet beginnen? Je bent hier aan het juiste adres. De tools die je krijgt als je je abonneert op Microsoft Office 365 zijn geweldig, en je krijgt veel handige apps op één centrale plek. Soms kan het aantal apps verwarrend zijn voor deelnemers, omdat ze in eerste instantie misschien overbodig lijken. Natuurlijk maakt niet alles deel uit van een gratis abonnement, maar de kans is groot dat uw bedrijf Office 365 toch al gebruikt, ook al gebruiken ze het misschien nog niet voor taken.
Teamwerk, vooral met teams op afstand, is belangrijker dan ooit. Als je werkt in een samenwerkend team met teamleden overal (of als je een goed georganiseerde eenzame strijder bent), vind je taakbeheer met Microsoft-apps binnen Office 365 misschien handig. U kunt Microsoft Planner-kanbanborden op zichzelf gebruiken of ze insluiten in uw Microsoft Teams-ruimten voor een meer gestroomlijnd proces.
Waar worden kanbanborden voor gebruikt?
Nu heb je misschien gehoord van kanbanborden als je in Lean, Agile, DevOps, of eerder Scrum-bewerkingen, en met dit artikel wil ik u snel laten zien hoe u uw Microsoft Planner-bord kunt transformeren om kanban-praktijken te volgen.
De letterlijke vertaling van het Japanse woord kanban is 'prikbord' of 'billboard'. Toch wordt het tegenwoordig zwaar gebruikt als een virtuele ruimte voor taakbeheer, zodat teams taken kunnen toewijzen en de taakstatus ervan kunnen volgen op een plakbriefje.
Terugkomend op Microsoft Planner - wanneer u een nieuw "abonnement" maakt, moet u de naam van de ruimte invoeren en de privacyopties instellen. Als je tevreden bent met de instellingen, hoef je alleen maar alles te bevestigen en je nieuwe bord ligt nu voor je.
Het gebruik van beheersoftware om een specifieke taak of groep taken bij te houden die deel uitmaken van een groter project, kan een enorm voordeel zijn voor de continue verbetering van de kwaliteit en snelheid van uw projectlevering.
Takenlijsten zijn leuk, maar het hebben van robuuste beheersoftware en een krachtige tool die u ook kunt gebruiken voor tracking en rapportage, is gewoon de professionele manier om projecten te beheren. Zelfs als u het op slechts een specifiek project wilt uitproberen, kunt u dat gemakkelijk doen zonder dat u alles in detail hoeft te leren. Zo kun je meteen aan de slag.
Een efficiënte lay-out maken voor taakbeheer in Microsoft Planner
De standaardweergave voor taakbeheer in nieuwe borden is slechts één rij (in Microsoft Planner 'bucket' genoemd), maar u kunt er meer toevoegen door op 'Nieuwe bucket toevoegen' te klikken. Natuurlijk kun je je board instellen zoals jij het wilt, maar ik ga meestal voor een lay-out van vier banen.
Ik voeg graag afbeeldingen toe om ze inhoudrijke taakkaarten te maken, maar je kunt natuurlijk ook gewoon tekst, labels en kleuren gebruiken. Als u alleen taken wilt laten vallen, kunt u ze eenvoudig verwijderen of archiveren zonder ze door het projectbord te duwen. Hier is een voorbeeld van een bordindeling.
Achterstand
Taakbeheer begint meestal in de achterstand. Dit is de ruimte waar u ideeën bijhoudt en alles wat er in de toekomst moet gebeuren zonder duidelijke prioriteit en zonder deadline voor levering. Als iemand toevallig niets te doen heeft, kunnen ze proactief een taak uit deze baan kiezen en niet stil blijven zitten totdat een manager hen een taak toewijst.
Te doen
Deze baan is voor duidelijk gedefinieerde deliverables met een vervaldatum en meer informatie over hoe het product van de activiteit eruit zou moeten zien. Wanneer mensen binnenkomen om te werken, pakken ze meestal een item van de bovenkant van deze baan en trekken het naar de "Doing" -baan.
Doen
Deze baan wordt gebruikt om een beter overzicht te hebben van waar op dit moment aan wordt gewerkt en door wie. Het gebruik varieert van team tot team, maar ik zou zeggen dat een enkele persoon niet meer dan twee items tegelijkertijd in de "Doing"-baan mag hebben. Als ze hun werk opnieuw moeten prioriteren, kunnen teamleden "verwaarloosde" individuele taken terugschuiven naar de "To-Do"-baan en de metadata bijwerken om hun voortgang bij deze taak weer te geven.
Klaar
Nadat mensen een taak hebben voltooid, hoeven ze niet meer te bellen of te mailen. Ze slepen hun item gewoon naar de rij 'Klaar' en controleren of het is voltooid. Als een document moet worden geproduceerd, kunnen ze het eenvoudig aan het item hechten en vervolgens de status van het item instellen op 'voltooid'. Als het logisch is voor de workflow, zou je ook nog een "In Review" kunnen toevoegen tussen "Doing" en "Done", maar ik wilde het hier eenvoudig houden in het overzicht.
Taken toevoegen aan het bord
Natuurlijk is taakbeheer en projectbeheer een zeer agile soort werk en gedurende de levensduur van een project kunnen er altijd nieuwe taken opkomen. Met de knop "+" kunt u nieuwe taken maken en deze snel een naam geven. Stel, u wilt meer in detail treden.
In dat geval kunt u ook een grotere weergave van de taak openen en verschillende metadata zoals startdatum, einddatum, status, notities, gedetailleerde beschrijving, bijlagen, opmerkingen bewerken en de taak toewijzen aan een teamlid. Klaar om samen te werken voor meer productiviteit?
In de standaardweergave van het bord kun je de items naar eigen inzicht van de ene baan naar de andere slepen en neerzetten om een goed overzicht te behouden. Met behulp van het tabblad "Grafieken" kunt u ook een beetje rapportage en inzicht krijgen in wat er momenteel gebeurt, voor het geval u zeer complexe projecten uitvoert met veel betrokkenen.
Een kanban Planner-bord toevoegen aan Microsoft Teams
Omdat Microsoft geen functie heeft in Office 365 en Teams om snel een samenwerkings- en projectbeheerbord in kanbanstijl toe te voegen, moet je het kanbanbord dat je zojuist in Microsoft Planner hebt gemaakt, insluiten in Microsoft Teams.
Het zal ook niets vervangen. Het voegt eenvoudig een nieuwe weergave toe aan een apart tabblad van de app, zodat uw team ermee kan werken. Hier leest u hoe u dat in slechts een paar stappen doet.
- Microsoft Teams openen.
- Navigeer naar het gebied "Teams" op de linkernavigatiebalk.
- Open de teamruimte waaraan u het nieuw gemaakte kanbanbord wilt toevoegen.
- Klik in het bovenste menu op het pictogram "+" (plus) om nieuwe inhoud toe te voegen.
- Een wizard genaamd "een tabblad toevoegen" wordt geopend.
- Zoek naar het pictogram met de naam "Taken door Planner en taken" en selecteer het.
- Lees de instructies en selecteer 'een bestaand abonnement van dit team gebruiken'.
- Bevestig met de knop "opslaan" onderaan.
- Wacht even en u wordt doorgestuurd naar het nieuw gemaakte tabblad met uw kanban-bord nu beschikbaar in Microsoft Teams.
Het zijn slechts deze paar stappen, maar het kan een uitdaging zijn als u niet weet of het mogelijk is of waar u de functies moet zoeken. Nu kunnen jij en je hele team het nieuwe kanbanbord gebruiken in Microsoft Teams of Planner, en het zal volledig gesynchroniseerd zijn. Als gebruikers de voorkeur geven aan Planner in hun webbrowser, kunnen ze het daar gebruiken. Als anderen van je projectteam liever in de Teams-app werken, dan is dit ook prima.
Vragen die we van je hebben gekregen
Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd lang voordat Microsoft Teams populair werd als oplossing om teams op afstand en teams op locatie tijdens de pandemie te laten samenwerken.
Sindsdien hebben we veel vragen van lezers ontvangen en hier is een snel overzicht in de Q&A-sectie hieronder over Microsoft Teams Kanban Planner-opties.
Heeft Microsoft Teams een kanbanbord?
Nee, er is geen Kanban-bord dat je krijgt als onderdeel van Microsoft Teams, maar je kunt Microsoft Planner gebruiken om een bord te bouwen en in te sluiten.
Is teams Planner een kanbanbord?
Het kan zijn, maar het is nogal generiek. Als u kanban wilt gebruiken, moet u uw Microsoft Planner-bord in een kanban-lay-out ontwerpen.
Heeft Microsoft een kanban?
Microsoft biedt geen directe kanban-oplossing, maar u kunt Microsoft Planner gebruiken om een kanbanbord te maken.
Heeft Microsoft Teams een Planner?
U kunt inhoud van Planner insluiten in Teams.
Heeft Office 365 een kanbanbord?
Office 365 biedt geen directe kanban-oplossing, maar je kunt Microsoft Planner, onderdeel van Office 365, gebruiken om een kanbanbord te maken.
Hoe maak ik een kanbanbord in Office 365?
Om te begrijpen hoe dit wordt gedaan, kunt u de gedetailleerde stapsgewijze zelfstudie raadplegen boven het gedeelte Q&A.
Kun je kanban doen in Microsoft Teams?
Nee, er is geen kanbanbord dat je krijgt als onderdeel van Microsoft Teams, maar je kunt Microsoft Planner gebruiken om een bord te bouwen en in te sluiten.
Heeft Microsoft Planner een kanbanbord?
Er is een bordweergave waarmee je taken op een kanban-manier kunt beheren, maar je moet het kanbanbord zelf ontwerpen. Raadpleeg de bovenstaande gids voor enkele aanwijzingen over hoe u dat kunt doen.
Hoe gebruik ik Microsoft Planner als kanbanbord?
U kunt Planner als kanbanbord gebruiken als u de bordweergave gebruikt voor uw taken en rijstroken voorbereidt die passen bij uw projectworkflow en -processen. Als u op zoek bent naar wat inspiratie om dat te doen, lees dan de paragrafen hierboven.
Heeft Microsoft een kanban-tool?
Nee, maar u kunt Microsoft Planner gebruiken om uw eigen kanbanborden te bouwen.
Heeft Microsoft Office een kanbanbord?
Nee, maar u kunt Microsoft Planner gebruiken om uw eigen kanbanborden te bouwen.
Heeft Microsoft een kanbanbord?
Nee, maar u kunt Microsoft Planner gebruiken om uw eigen kanbanborden te bouwen.
Gebruikt Microsoft Scrum of kanban?
Als je bedoelt of je Scrum of kanban binnen de Microsoft-toolset zou kunnen gebruiken, dan ja, maar je moet de borden en workflows zelf ontwerpen in Microsoft Planner.
Heeft Microsoft planner een kanbanbord?
Nee, niet als sjabloon, maar u kunt uw eigen sjabloon maken.
Hoe gebruik ik mijn Microsoft Planner als kanbanbord?
Als je bovenstaande stappen volgt, kun je eenvoudig een kanbanbord maken voor je projectmanagement of andere doeleinden binnen Microsoft Planner.
Hebben MS-teams een kanbanbord?
Nee, er is geen kanbanbord dat je krijgt als onderdeel van MS Teams, maar je kunt Microsoft Planner gebruiken om een bord te bouwen en in te sluiten.
Is er een Microsoft-kanbanbord?
Nee, maar u kunt Microsoft Planner gebruiken om uw eigen kanbanborden te bouwen.
Heeft Outlook een kanbanbord?
Nee, maar u kunt Microsoft Planner gebruiken om uw eigen kanbanborden te bouwen.
Hoe maak ik een kanbanbord in Microsoft Teams?
Deze tutorial helpt je daarbij. Kortom, je moet eerst een bord maken in Microsoft Planner en dit vervolgens insluiten in Microsoft Teams.
Kan ik Microsoft Project verbinden met Office 365?
Microsoft Project maakt al deel uit van Office 365 en er zijn ook enkele manieren om SharePoint of andere samenwerkingsaspecten voor projectbeheer te benutten.
Hartelijk dank aan alle bedrijven en experts die contact met ons hebben opgenomen met hun vragen. Hopelijk kan deze lijst nu meer lezers helpen. Mocht je nog iets willen weten, dan kun je dat natuurlijk altijd vragen.
Geen integratie in Microsoft To-Do
Microsoft is niet altijd even consequent met haar toolsets en dit geldt ook voor taakbeheer in Office 365. Helaas worden de taken uit Microsoft Planner niet ook gespiegeld naar Microsoft To-Do.
Als een gebruiker echter deel uitmaakt van meer dan één project (plannen), kan hij een overzicht houden van toegewezen taken door naar de knop "Mijn taken" in de linkerzijbalk van Planner te navigeren. Hier worden alle toegewezen taken weergegeven van alle projecten (plannen) waar ze deel van uitmaken.
Het is bijna vanzelfsprekend, maar er zijn veel kanban- en samenwerkingsoplossingen die er zijn, en je kunt gebruiken wat je het leukst vindt. Als uw bedrijf al in Microsoft heeft geïnvesteerd, is het natuurlijk logisch om van deze investering gebruik te maken, maar als uw bedrijf nog steeds op zoek is, moet u ervoor zorgen dat u alle soorten samenwerkings- en projectbeheer-apps doorneemt voordat u er een aanschaft.
Het voordeel van het gebruik van Microsoft Planner is alleen dat het al in uw Microsoft-ecosysteem van gegevens en apps zit en gemakkelijk kan worden geïntegreerd met andere apps daar.
Er is ook een mobiele app voor Microsoft Planner om het bedrijf bij te houden, waar u ook bent. Je kunt het downloaden op iOS or Android.
Als je deze tool nog niet eerder hebt gebruikt en het een beetje beter wilt begrijpen, kun je de onderstaande video bekijken.
YouTube: Microsoft Planner – Beoordeling van mobiele apps, diepere Office 365-integratie + taakautomatisering
Door op afspelen te klikken, gaat u akkoord met de voorwaarden van YouTube. Algemene Voorwaarden en PrivacybeleidGegevens kunnen gedeeld worden met YouTube/Google.
Fotocredit: de functieafbeelding is gemaakt door Nadja Schnetzler. De screenshots zijn gemaakt door de auteur voor TechAcute.
Redactioneel bericht: Het artikel is bijgewerkt op 27 december 2021 om meer details toe te voegen over hoe deze methode ook kan worden gebruikt met huidige Microsoft-apps.
