Міне, мен жоба менеджері ретінде жақсы көруді үйренген тәжірибеден тұратын нұсқаулық. Бірнеше жұмыс істейтін адамдар ғана емес, тым көп электрондық хаттар мен басқа нәрселерге шағымданады, олар негізінен ысырапшыл әрекеттер деп санайды. Олардың кейбіреулері өзекті болуы мүмкін, ал басқалары жоқ болса да, сізге қол тигізудің қажеті жоқ нәрселердің шөлінен алтын кесектерін анықтау қиын.
Оны жеңу оңай емес, бұл уақытты талап етеді, бірақ айналаңызда жақсартылған қарым-қатынас мәдениетін қалыптастыруға болады. Бұл мәдениет өзгерісі айналаңыздағы адамдардың оларды немесе басқаларды ренжітпей өзгерткенін қалайтындай жүргізу тәжірибесіне бағытталған.
Әрине, сіз біреуге қоңырау шалмасаңыз немесе телефонды көтермейтін болсаңыз, телефон қоңырауларын қабылдауды тоқтатасыз. Ешқашан жазбасаңыз немесе оларға жауап бермесеңіз, электрондық пошта сөйлесулеріне қатысу ықтималдығы аз болады. Әрине, бұл жұмысыңызды ұзақ сақтауға көмектеспейді. Егер сіз ешқашан жиналыстарға шақырмасаңыз немесе оларға қатыспасаңыз, сіз де шақыруларды алуды тоқтатасыз.
Бір сәтте адамдар сізге хабарласып, агрессивті түрде көмек сұрайды немесе менеджеріңізге оның жоқтығына шағымданады Ынтымақтастық, бұл мәселені шешудің дұрыс әдісі болар еді. Бір нәрсе сіздің ауқымыңызда болмаса да, ешқандай кері байланыс жасамау кәсіби емес. Мүмкін сіз басқа да жанама жолмен жобалардың кешігуіне немесе уақыт пен ақшаның кетуіне себеп болуыңыз мүмкін.
Уақытты үнемдеу үшін қайталанатын күй жаңартуларын пайдалану
Егер сіз белгілі бір мінез-құлқыңыз үшін беделге ие болсаңыз, онда сіз белгілі бір оң үміт тудырасыз. Сіз үнемі белсенді түрде сөйлесе аласыз, сондықтан сізді жұмыс үрдісінен итермелейтін электрондық пошта снарядтарынан аулақ болыңыз. Бірақ бұған қалай баруға болады?
Бірдеңемен жұмыс істеп жатқанда, бұл шағын жоба немесе жылдар бойы жалғасатын үлкен жоба болуы мүмкін, барлық мүдделі тараптар үшін кем дегенде апта сайынғы күй жаңартуларын дайындаған дұрыс. Деректерді беру арқылы сіз барлығына жобаның барлық өзекті аспектілері туралы олардың көп уақытын алмастан жылдам хабарлай аласыз. Оны қысқа етіп сақтаңыз және тек оқтарды пайдаланыңыз. Түс кодын пайдаланыңыз және әрқашан және барлық жобалар үшін бірдей пішімді ұстаныңыз. Осы тәжірибелерді орындау сіздің қарым-қатынас күшіңізге тұрақтылық пен көбірек құндылық сезімін береді.
Мұны жүйелі түрде жіберіңіз, бірақ үлгіні ұстаныңыз. Мүдделі тараптарға және командаға жоба аяқталғанға дейін әр X жұмыс күнінде апта сайынғы жаңартуды алатынын хабарлағаныңызға көз жеткізіңіз. Мұны істеу арқылы сіздің мүдделі тараптарыңыз жаңартудың жақын арада келетінін біледі және күйге қатысты бір оқшауланған сұрақты шығару ықтималдығы әлдеқайда төмен. Екінші жағынан, олардан оның қалай жүріп жатқаны сұралса, олар сізбен қайта араласпай-ақ, жай ғана соңғы күйді жаңарту хатын қайта жіберу арқылы үшінші тараптарға соңғы күй деректерін бере алады. Бұл олар үшін де, сендер үшін де қайырлы.
Қосымша оқу: Электрондық поштаны жақсы жазуға арналған 5 кеңес
Қайталанып отыратын жиындар туралы не деуге болады?
Сіз жоспарланбаған арнайы телефон қоңырауларының немесе белгілі бір мәселе бойынша сізбен жеке байланысқан адамдардың алдын алу мақсатында жиналыстарды өте ұқсас түрде басқарасыз. Жобаларды басқару саласынан басқа бұл операциялық топтарды басқаруға да қатысты. Егер әркім белгілі бір уақытта апта сайынғы немесе ай сайынғы кездесу болатынын білсе, олардың сұрақтарын немесе жаңартуларын сол уақыт келгенге дейін сақтайды.
Дегенмен, маңызды және шұғыл мәселелер үшін бұл кері әсер етуі мүмкін. Егер біреу кезекті жиналыс аяқталғанша негізгі ақпаратты ұстап қалса, бұл мәселенің не туралы екеніне байланысты кідіріс пен көңілсіздік тудыруы мүмкін. Арнайы байланыс пен үзілістерді минимумға дейін азайту өте жақсы болғанымен, бұл маңызды мәселелерге әрқашан қол жетімді екеніңізді бәрі білетініне қайта-қайта қатысты. Бұл жаттығу кезінде уақыт өте келе теңестіріледі, бірақ оны мүлдем елемеуге болмайды.
Қосымша оқу: Нәтижелі кездесулерге арналған 5 кеңес
Күй туралы жаңартуды қалай жазуға болады?
Мен сізді үлгілік пошта файлымен байланыстырғым келмейді, өйткені мұнда көптеген форматтар мен жүйелер бар. Төмендегі ақпаратты қарапайым мәтінде дәл солай пайдалы деп табасыз деп үміттенемін. Күйді жаңартуда мүдделі тарапқа бір минуттан аз уақыт ішінде барлығы туралы хабардар ету үшін жылдам таңбалауыштарды ғана пайдалану керек. Талқылау үшін егжей-тегжейлі нәрселер болса, олар бәрібір бөлек қарастырылуы керек және жоба тобындағы барлық адамдар үшін сәйкес келмеуі мүмкін. Бұл сіз жалдай алатын ештеңе емес онлайн жазу қызметі мұны сіз үшін жасауға болады, бірақ алдағы уақытта мұндай жаңартулардан ләззат алу үшін тез өсетініңізге сенімдімін.
Элемент аяқталғаннан кейін оны келесі жаңартуда алып тастаңыз. Листингті максимум 3-5 оққа дейін сақтаңыз. Толық ақпаратты бақылаңыз жоба жоспары, күй жаңартуында емес. Ақпаратқа түс кодын берген дұрыс. Істер аяқталған кезде жасыл түсті жиі пайдаланыңыз, бірақ бір нәрсені сары және қызыл деп белгілеуден сақ болыңыз. Тек жағдай күрт ушығып, басшылық оны растаған кезде ғана жобаны немесе жеке тапсырмаларды теріс түске жылжыту керек.
Тақырып жолы: «Жаңарту: [Жобаның атауы] - [Күні] - Күйі: [Жасыл/Сары/Қызыл] Төмендегі электрондық поштаның негізгі мәтіні:
Жоба: [Жоба атауы]
Басталу күні: [Басталу күні] Аяқталу күні: [Жоспарланған аяқталу күні] Күйі: [жасыл/янтарь/қызыл]
Жаңарту жиілігі: [Апта/Ай сайын] Жобаның мақсаттары:
- [Күтуде /Қол жеткізілді] - [Жобаның жалпы мақсаты]
- [Күтуде /Қол жеткізілді] - [Жобаның жалпы мақсаты]
Күй элементтері:
- [Орындау / Орындалуда /Аяқталған/ Жақында] - [Орындалуы керек тапсырма] - [тапсырма иесіне] тиесілі
- [Орындау / Орындалуда /Аяқталған/ Жақында] - [Орындалуы керек тапсырма] - [тапсырма иесіне] тиесілі
- және тағы басқа…
Түсініктеме: [Қажет болса, осы жерге жылдам ескертуді қосыңыз немесе осы жолды алып тастаңыз] [Егер сізде бар болса, жобаңыздың Гант диаграммасының ағымдағы суретін осында қойыңыз] Сіз бұл ақпаратты жобаның мүдделі тарапы болуға ұсынылғандықтан алып отырсыз. Егер олай болмаса, оның орнына кімге хабарлау керектігін айтыңыз.
Бөліміңізде баннер немесе визуалды брендингтің басқа түрі болса, оны күйді жаңарту электрондық поштасында пайдалануға болады. Сіз мұны істесеңіз де, оны ұстаныңыз және тұрақты болыңыз. Бұл өзіңізге, командаңызға, компанияңызға және жалпы жұмысыңызға кәсіби бренд құрудың тамаша тәсілі. Бастықтар мен клиенттер тұрақтылықты жақсы көреді. Бұл сенім тудырады және олар сіздің жұмысыңызға тәуелді болуы мүмкін дегенді білдіреді.
Мұндай белсенді көзқарас туралы не ойлайсыз? Сізде әртүрлі тәжірибе болды ма, әлде бұл тәжірибемен келісесіз бе? Қалай болғанда да, мен сіздің пікіріңізді төменде түсініктеме бөлімінде тыңдағым келеді. Оқығаныңыз үшін рахмет және күй жаңартуларымен көңіл көтеріңіз.
Қосымша оқу:
- Арық байланыс тәсіл
- Қисынсыз адамдармен қалай байланысуға болады
- Сіз сындарлы қарым-қатынас жасайсыз ба?
Фото несие: Себастиан тер Бург
