אנו חיים בתקופות מרגשות ביותר. גם פרויקטים של תוכנה וגם של חומרה נדחקו לגבולותיהם. מוחות יצירתיים מעצבים פתרונות לכל סוגי הבעיות, ומהנדסים ומתכנתים לוקחים על עצמם את האתגר להפוך את החזון למוצר אמיתי. פרויקט כזה כולל הרבה אנשים ובעלי עניין לזהות ולתקשר איתם. עם זאת, אנשים אלה לעיתים קרובות מעולמות שונים, ולא קל לתרגם דרישות עסקיות למוצרים טכניים. כדי לתמוך בפעילויות אלה, בדרך כלל ארגונים ישתמשו במנהל פרויקט IT כדי לתאם את המאמץ.
ניהול פרויקטים בתחום ה- IT אינו רחוק מדי מניהול פרויקטים מסוגים אחרים. במאמר זה, אני מתמקד בפרויקטים בתחום ה- IT ובפעילויות של מנהל פרויקט IT. ובכל זאת, ייתכן שלמנהלי פרויקטים של בנייה, אירועים, מחקר, תכנון או פרויקטים אחרים יהיו קבוצה דומה של פעילויות ביום העבודה שלהם. אבל מה שכולם בהחלט חולקים הוא העובדה שכל מנהלי הפרויקטים עובדים עם הרבה נתונים, מידע ומסמכים. לא כל המסמכים הללו נכתבים על ידי עצמך, אך אם באמת יש לך בעיה עם רישום הדברים בקבצים, שתף אותם, חיה אותם, תנשום אותם - אז כדאי שתתחיל לעשות התמחות כדי לבדוק את המקצוע הזה בפירוט.
לפני שאני מסביר מה עושה מנהל פרויקט ב- IT, חשוב להגדיר מהו פרויקט. פרויקט הוא מאמץ זמני להשגת יעד אחד או יותר במסגרת זמן מוגדרת על ידי שימוש במאגרי משאבים מוסכמים. בעוד שפעילות ה- IT תהיה מתמשכת במשמעות זמנית, לפרויקט IT יש תאריך התחלה ותאריך סיום. בין התאריכים הללו מנסה מנהל הפרויקט לשלוט ולהנחות את הפעילויות לקראת תפנית מוצלחת. עם זאת, אין זה באשמת מנהל הפרויקט באופן ישיר אם פרויקט אינו מצליח.
ישנם היבטים רבים שיכולים להשפיע על פרויקט IT, במיוחד כאשר מדובר בפרויקט ממושך. אנשי מפתח עלולים לחלות או לעבור לחברה אחרת, שינויים טכנולוגיים, שינויים רגולטוריים לצורך התאמה, ודברים רבים אחרים עלולים לשבש פרויקט ולעורר אותו לתכנון מחדש. ישנן השפעות חיוביות שיכולות להתרחש כדי להעלות את הפרויקט. למשל, למישהו יכול להיות רעיון מצוין במהלך סיעור מוחות ומביא את העיצוב לנתיב המהיר. או אולי, יש צוות חדש שמצטרף לצוות הפרויקט שסיים בעבר פרויקט דומה וחולק כמה חוויות.
פרויקט יכול להיחשב כסגור בהצלחה כאשר כל היעדים שהוגדרו הושגו מבלי לקחת יותר זמן מהמתוכנן או מבלי לרוקן לחלוטין את תקציב הפרויקט. כאשר יש שינויים במשתני הפרויקט, יש לתכנן מחדש את הפרויקט ולהעריך אותו. יש סיכוי טוב שהשינויים מציגים סיכון או גורמים לעיכובים באחת או יותר מהתוצרים. אבל אל תפחד. ניהול פרויקטי IT יכול להיות גם כיף גדול. זוהי פעילות מהירה, תוססת וחיה. אתה ללמוד את חבלי ניהול פרויקטים, אבל לא תמצא את עצמך בשגרה. כל יום הולך להיות שונה, והמסע לעולם לא נגמר. אתה מתקשר עם כל סוגי האנשים, ואתה אחראי על אספקת מוצרים ושירותים מהם ייהנו המשתמשים
פעילויות
הראשי פעילויות בחייו של מנהל פרויקט IT ניתן למפות בתהליכים, אך הם אינם לינאריים. לפעמים אתה יכול לתקוף כמה דברים בו זמנית, ואז שוב, לפעמים, תצטרך לחזור לשלב קודם. זה נורמלי ורצוי. מבלי לחזור אחורה, אין אפשרות לעסוק בפעילויות מתקנות ולתכנן מחדש את כל הפרויקט במידת הצורך. היית יודע שזה לא יסתדר ויתרסק את הדבר בקיר.
זהה שינויים, נושאים והזדמנויות מוקדם ושלב את המידע בתוכנית. כמו כן, אנא הודיעו כי נהוג שמנהל פרויקט IT אחד יעבוד על יותר מפרויקט אחד בו זמנית. כמה פרויקטים יכולים להיות מנוהלים על ידי אדם אחד בו זמנית? זה עשוי להשתנות מסביבה לסביבה, והמורכבות של כל פרויקט היא גם גורם כאן, אך בכל דרך שהיא לא הייתי ממליץ להקצות יותר מעשרה פרויקטים למנהל פרויקט אחד בו זמנית.
1. יוזם
החניכה היא ללא ספק אחד השלבים המרגשים ביותר של הפרויקט שלך. אתה תעשה מחקר, תעריך מידע, תעריך את מצב הדברים הנוכחי, תעשה סיעור מוחות עם אנשים מפתח, תערוך סדנת פתיחה מפגש, ופעילויות נוספות הן חלק מיוזמת פרויקט. אתה אוסף ומעבד את כל הנתונים האלה ובודק אם נותני החסות העסקיים שלך חותמים על המאמץ שלך.
2. תכנון
שלב הפרויקט הזה כולל פחות אנשים לתרום להם. לעיתים קרובות תקדיש זמן לעצמך ותאגד את תוצרי שלב הפרויקט הקודם ותכין תוכנית פרוייקט. בין אם תוכנית הפרוייקט ההיא הופכת לאמנת פרויקט מורכבת ובין אם היא תישאר כתרשים של Gantt בדף אחד בלבד, הארגון יבקש ממך לנהל את הפרויקט ואת ההיקף הכללי של הנעשה וכמה אנשים הוא יערב בשלבים מאוחרים יותר.
3. יישום
בשלב זה אתה מקצה את הפעילויות המתוכננות לאנשים שהוגדרו כחלק מצוות הפרויקט. תוצאות עבודתם הן העשייה בפרויקט.
4. שליטה
שלבי השליטה והיישום עובדים יחד. הם לאו דווקא שלבים רצפים. על מנת לשלוט במאמץ של צוות הפרויקט, עליכם למדוד מה היו הפעילויות המכוונות וכמה זמן תוכנן על מנת שיסיימו אותם לאורך זמן. אם אתה מבחין בחוסר התאמה חוזרת, יתכן שהתכוונת לכך שגויה ועליך לתקן את שאר התוכנית בהתאם.
5. סגירה
סגירת הפרויקט כוללת את התיעוד הסופי של הנעשה, כיצד בוצע ומדוע יש שינויים מהתכנית המקורית (אם בכלל). כמו כן, זהו השלב לשבת יחד ולנתח מה עבר לא אופטימלי ומה עבר ממש טוב ולאסוף את המידע הזה בקובץ שהפיקו שיעורים. כל המשלוחים מועברים לתפעול או ללקוח, והם חותמים על סגירתו הרשמית של הפרויקט. סיימתם ומוכנים לפרויקט הבא שלכם!
נושאים
שלבי תהליך הפעילות הם דבר אחד, אך על פני זרמים אלה תיתקל בסדרת נושאים שיישארו איתך לאורך כל הפרויקט שלך. אל תשכח לנהל את אלה. אם תזניח את הנושאים הללו, הם יחזרו וינשכו אותך בשלב כלשהו.
1. השתלבות
שילוב הוא כמו נושא הליבה המקשר לכל קבוצות הנושא האחרות. אתם מתכננים הכל ומנסים למצוא את האיזון הנכון בין אילוצים מתחרים לבין דרישות עסקיות בכדי לספק את הפרויקט באיכות מוסכמת.
2. בעל עניין
עליכם לזהות ולנהל את בעלי העניין בפרויקט בשקידה. עם זאת, בחריצות משתנה תלוי על מי אתה מדבר. פרימן (1983) תכנן מטריצת רשת מעניינת במטרה לסווג את בעלי העניין שלך ולזהות כיצד עליך לנהל אותם. זה נקרא מטריקס כוח בעלי עניין / עניין.
3. היקף
נושא זה מגדיר "מה" ייעשה. חלק גדול מזה הוא ביצוע מבנה פירוט עבודה (WBS) וניהול המשימות שהתקבלו לאורך מחזור החיים שלהם. אם הפרויקט כבר התחיל ונותן חסות מבקש לתקן את ההיקף, הם יצטרכו להעלות בקשה לשינוי, ולאחריהם תכנון מחדש של הפרויקט.
4. משאב
אתה יכול להתייחס לזה כחלק המנהיגות או משאבי האנוש של הפרויקט שלך. צריך לתרגם את החזון לפיתוח צוות ולנהל אותם בזמן שהם עושים את עבודתם. שמרו על מוטיבציה ותקשרו בתדירות גבוהה ובשקיפות.
5. זמן
זמן קשור לעיתים קרובות ישירות למשאבים ולנושאי עלות מכיוון שכידוע, זמן הוא כסף. לפרויקט שלך יש תאריך התחלה ותאריך סיום. ניהול זמן הוא תחום הליבה של ניהול פרויקטים. אם זה לא היה המקרה, זה היה חלק מפעילות העסק.
6. עלות
כספים, ניהול תקציב והיות חסכוני הם לרוב היבט קריטי בהעברת פרויקטי IT. עם זאת, יכול להתרחש שאין לך בכלל קשר עם כספים אם אתה עובד בחברה שלך ללא צוות חיצוני או לקוחות. במקרה זה, אתה מתכנן את התקציב שלך עם ימי עבודה או שעות עבודה ומנהל אותו כחלק מהיקף הנושא "משאבים".
7. סיכון
זה אחד הנושאים החביבים עלי. זה לא פחות חשוב מכיוון שהוא וירטואלי. זהו סיכון שמטאוריט עלול להכות ולהשמיד את מרכז הנתונים בו אתה מארח את השרתים שלך. זה מאוד לא סביר, אבל זה סיכון. סיכון מסווג לעיתים קרובות לפי סבירות (נמוכה, בינונית, גבוהה) וחומרה (נמוכה, בינונית, גבוהה). התפוקה של חישוב זה היא גורם הסיכון שלך. מה היית עושה עם הסיכונים המזוהים כעת? אם מסתכלים על הדוגמה שלמטה, אתה יכול, למשל, למתן את הסיכון באמצעות שני מרכזי נתונים נפרדים או להמליץ לבנות אחד מתחת לפני השטח, שם הוא יהיה בטוח מפני הפיצוץ. אם אין אפשרות למיתון בר-קיימא, נותני החסות ובעלי העניין שלך יכולים גם לבחור לקבל את הסיכון כפי שהוא רשמי.
8. איכות
עליכם לתכנן את איכות המוצר או השירות העתידי שלכם בשקידה ובמהלכי פיתוח מול כל היעדים. בצע אבטחת איכות ובקרת איכות לאורך כל חיי הפרויקט. אם יש בעיה, יש לטפל בכך לפני שהיא הופכת לבעיה.
9. רכש
אם אתה זקוק למשאבים מחוץ לצוות הפרויקט, עליך לחקור אודות חברות ואנשים המספקים את הכישורים הנדרשים לתמיכה בפרויקט. השוואת ההיצע והתמחור של אלה הם חלק מהרכש וקישורים לנושאי עלות ומשאבים.
10. תקשורת
לעניות דעתי העצמית, תקשורת היא חבל ההצלה ומשמעת מרכזית בניהול פרויקטים. זה לפחות חשוב באותה מידה בהשוואה לניהול זמן. עליכם לוודא כי כל בעלי העניין תמיד יידעו על כל מה שאכפת להם ואכפת להם. תקשורת עם צוות הפרויקט היא חיונית. אם הם מבולבלים או מבינים אספקה אחרת, ואתה לא מזהה את זה בזמן, הם יבזבזו זמן פיתוח.
זה עולה לא רק זמן לפרויקט, אלא גם ישפיע על הקשר שלהם איתך ושלך עם נותן החסות לפרויקט. תכנן את התקשורת ובדוק עם כולם אם הם יסכימו על התוכנית שלך. למפות מי צריך לקבל מידע על מה, מדוע, כמה מפורט ובאיזו תדירות ובאיזה פורמט. אולי שיהיה שבועי פגישות עם המפתחים אך שלח לנותן החסות רק דוח על סטטוס הפרויקט. אם משהו לא מסתדר, הגדל את איכות ותדירות התקשורת.
מתודולוגיות
יש הרבה מתודולוגיות שם, ועליך למצוא את המתאימה לך ולארגון שלך. האם אתה זריז ועושה ניהול פרויקטים של Scrum? לא בטוח אם ללכת על PRINCE2, שהוא פופולרי בבריטניה, או אם אתה צריך לעשות הכשרה PMP, אשר משמש לעתים קרובות בארה"ב? אני אוהב לעמוד בתקן הבינלאומי לניהול פרויקטים ISO 21500, למשל, אך ישנם רבים שם בחוץ. והכי חשוב, אתה יכול לעבוד טוב עם המסגרת ולגרום לה לעבוד גם עבור הארגון שלך. אם ברצונך לברר מידע נוסף על המתודולוגיות השונות הקיימות, עיין ב מאמר הסקירה שלי גם כן
<br> סיכום
ניהול פרוייקט זה הרבה. זה תובעני, מאתגר, מעניין מאוד, אבל גם מאוד מחנך ומתגמל מאוד. עם כל פרויקט שהושלם למדתם יותר ותוכלו ליישם את כל סוגי השיפורים ישירות על הפרויקט הבא. אם קראת את זה ודאגת כי אתה לא טוב בזה קבלת החלטות, היה סמוך ובטוח. בדרך כלל לא באחריותו של מנהל הפרויקט לקרוא לירי. מנהל הפרויקט מתנהג יותר כמו יועץ ומצביע על אפשרויות, ומבקש אישור לקבלת החלטות מצד נותני החסות ובעלי העניין.
אם אתה בספק, נסה אולי להתמחות כעוזר בניהול פרויקטים. זו דרך מצוינת לברר אם המקצוע הזה מתאים לך או לא. אם אתה מחפש כרגע הזדמנויות לעבודה, אנא עיין גם בלוח העבודה שלנו. אנחנו מנסים לפרסם עמדות פתוחות שאנחנו מוצאים כשהם צצים, אז אולי יש משהו בשבילך. אם אתה מעסיק, אל תהסס לפנות אלינו בנוגע לפרסום הצעות העבודה שלך שם. מחשבות? רעיונות? מָשׁוֹב? אשמח לשמוע ממך למטה בקטע ההערות. תודה רבה על הקריאה ובהצלחה בפרויקט הראשון שלך!
אשראי תמונה: סבסטיאן טר בורג
הודעת עריכה: מאמר זה התאפשר על ידי תומכי האתר.
