Hér er leiðarvísir með æfingu sem ég lærði að elska sem verkefnastjóri. Ekki aðeins fáir vinnandi menn eru að kvarta yfir of mörgum tölvupóstum og öðru sem þeir telja vera að mestu sóun. Þó að sumt af þessu gæti átt við og annað ekki, þá er erfitt að koma auga á gullmolana í eyðimörkinni af hlutum sem þú þarft ekki að snerta.
Það er ekki auðvelt að yfirstíga það og það mun taka sinn tíma, en það er hægt að móta bætta samskiptamenningu í kringum þig. Þessi menningarbreyting beinist að akstursupplifunum á þann hátt sem þú vilt að fólk í kringum þig breytist án þess að styggja það eða einhvern annan.
Þú hættir örugglega að fá símtöl þegar þú hvorki hringir í einhvern né tekur upp símann. Þú ert mun ólíklegri til að taka þátt í tölvupóstsamtölum ef þú skrifar aldrei nein eða svarar þeim. Auðvitað hjálpar þetta þér ekki að halda starfi þínu til lengdar. Ef þú býður aldrei á fundi né sækir þá hættirðu líka að fá boð.
Á einhverjum tímapunkti mun fólk nálgast þig og biðja um frekari aðstoð eða bara kvarta við yfirmann þinn vegna skorts á samstarf, sem væri rétta leiðin til að afgreiða málið frá lokum þeirra. Jafnvel þó eitthvað sé ekki innan sviðs þíns, þá er það ófagmannlegt að gefa engar athugasemdir. Þú ert hugsanlega að valda töfum á verkefnum eða kosta tíma og peninga á annan óbeinan hátt.
Notaðu endurteknar stöðuuppfærslur til að spara tíma
Ef þú hefur orð á þér fyrir tiltekna hegðun muntu líka skapa ákveðnar jákvæðar væntingar. Þú getur haft samskipti fyrirbyggjandi á reglulegan hátt og forðast þess vegna hlerun tölvuskeytanna sem ýta þér út úr vinnuflæðinu þínu. En hvernig á að fara að því?
Þegar þú ert að vinna að einhverju, gæti það verið pínulítið verkefni eða risastórt verkefni sem stendur yfir í mörg ár, þá er gott að undirbúa að minnsta kosti vikulegar stöðuuppfærslur fyrir alla hagsmunaaðila. Með því að útvega gögnin geturðu fljótt upplýst alla um alla þætti verkefnis sem máli skipta eins og er án þess að taka mikinn tíma. Hafðu það stutt og notaðu aðeins byssukúlur. Notaðu litakóða og haltu þér við sama snið alltaf og fyrir öll verkefni. Að fylgja þessum aðferðum gefur samskiptaviðleitni þinni tilfinningu fyrir samræmi og meira gildi.
Sendu þetta út reglulega en haltu þér við mynstur. Gakktu úr skugga um að þú tilkynnir hagsmunaaðilum og teymi að þeir muni fá vikulega uppfærslu á hverjum virkum degi X framvegis þar til verkefninu lýkur. Með því að gera þetta vita hagsmunaaðilar þínir að uppfærslan kemur fljótlega og eru mun ólíklegri til að skjóta út einni einangruðu spurningu um stöðuna. Á hinn bóginn, ef þeir eru beðnir um hvernig það gengur, geta þeir alltaf veitt þriðja aðila nýjustu stöðugögnin, án þess að hafa aftur samskipti við þig, með því að senda nýjasta stöðuuppfærslupóstinn. Það er betra fyrir þá og betra fyrir þig.
Frekari lestur: 5 ráð til að skrifa betri tölvupóst
Hvað með endurtekna fundi?
Þú stjórnar fundi á mjög svipaðan hátt með það að markmiði að koma í veg fyrir ófyrirséð tilfallandi símtöl eða að fólk hafi samband við þig persónulega vegna tiltekins máls. Fyrir utan verkefnastjórnun á þetta einnig við um stjórnun rekstrarteyma. Ef allir vita að það er vikulegur eða mánaðarlegur fundur framundan á ákveðnum tímapunkti, eru líklegri til að halda spurningum sínum eða uppfærslum aftur þangað til sá tími er kominn.
Í mikilvægum og brýnum málum getur þetta hins vegar verið gagnkvæmt. Ef einhver heldur aftur af helstu upplýsingum þar til venjulegur fundur er búinn getur það valdið töfum og gremju, allt eftir því um hvað málið snýst. Þó að það sé frábært að draga úr tilteknum samskiptum og truflunum í lágmarki, þá er það líka viðeigandi að, aftur og aftur, ganga úr skugga um að allir viti að þú sért tiltækur fyrir nauðsynleg mál hverju sinni. Þetta mun jafnast út með tímanum þegar þú æfir það, en það ætti ekki að vera vanrækt með öllu.
Frekari lestur: 5 ráð til afkastameiri funda
Hvernig á að skrifa stöðuuppfærslu?
Ég vil ekki tengja þig við sniðmátspóstskrá þar sem það eru mörg snið og kerfi þarna úti. Ég vona að þú finnir upplýsingarnar hér að neðan í einföldum texta jafn gagnlegar. Í stöðuuppfærslunni ættirðu aðeins að nota snöggar byssukúlur til að gera hagsmunaaðila kleift að fá upplýsingar um allt á innan við mínútu. Ef það eru ítarlegri hlutir til umræðu, þá þarf samt að taka á þeim sérstaklega og eru líklegast ekki viðeigandi fyrir alla í verkefnahópnum. Þetta er ekkert sem þú getur ráðið a ritþjónustu á netinu að gera það fyrir þig en ég er þess fullviss að þú munt fljótt vaxa og njóta svona uppfærslur í framtíðinni.
Eftir að hlutur er búinn skaltu fjarlægja hann í eftirfarandi uppfærslu. Haltu skráningunni að hámarki 3-5 kúlur. Fylgstu með nákvæmum upplýsingum í verkefnaáætlun, ekki í stöðuuppfærslunni. Gott er að gefa upplýsingum litakóða. Notaðu grænt oft þegar hlutirnir eru búnir en vertu varkár með að merkja eitthvað sem gulbrúnt og rautt. Aðeins þegar hlutirnir stigmagnast verulega og stjórnendur staðfesta það ættir þú að efla verkefnið eða einstök verkefni í neikvæðari lit.
Efnislína: „Uppfært: [Heiti verkefnis] - [Dagsetning] - Staða: [Grænn/gulur/rauður] Dæmi um tölvupóst hér að neðan:
Verkefni: [Heiti verkefnis]
Upphafsdagur: [Upphafsdagur] Lokadagsetning: [Áætluð lokadagsetning] Staða: [grænn/Amber/Red]
Uppfærsla tíðni: [vikulega/mánaðarlega] Verkefnamarkmið:
- [Í bið /náð] - [Heildarmarkmið verkefnisins]
- [Í bið /náð] - [Heildarmarkmið verkefnisins]
Staða atriði:
- [Að gera / Í vinnslu /Lokið/ Brátt að koma] - [Verkefni sem þarf að framkvæma] - í eigu [eiganda verkefnisins]
- [Að gera / Í vinnslu /Lokið/ Brátt að koma] - [Verkefni sem þarf að framkvæma] - í eigu [eiganda verkefnisins]
- og svo framvegis…
Athugasemd: [Bættu við skjótum athugasemdum hér ef þörf krefur eða fjarlægðu þessa línu] [Límdu núverandi skyndimynd af Gantt-töflunni þínu hér ef þú ert með slíkt] Þú færð þessar upplýsingar þar sem þú hefur verið tilnefndur sem hagsmunaaðili í þessu verkefni. Ef það er ekki raunin, vinsamlegast segðu hverjum ætti að upplýsa í staðinn.
Ef þú ert með borða á þinni deild eða annars konar sjónrænt vörumerki geturðu notað það í stöðuuppfærslupóstinum. Hvernig sem þú gerir það, haltu þér við það og vertu stöðugur. Þetta er frábær leið til að koma á fót faglegu vörumerki fyrir sjálfan þig, teymið þitt, fyrirtækið þitt og vinnu þína í heild. Yfirmenn og viðskiptavinir elska samkvæmni. Það byggir upp traust og þýðir að þeir geta treyst á vinnu þína.
Hvað finnst þér um svona fyrirbyggjandi nálgun? Hefur þú upplifað aðra reynslu eða ertu sammála þessari venju? Hvort heldur sem er, ég myndi elska að heyra álit þitt hér að neðan í athugasemdahlutanum. Takk fyrir að lesa og skemmtu þér vel með stöðuuppfærslurnar.
Frekari lestur:
Photo inneign: Sebastiaan ter Burg
