Èske ou vle ekri pi bon imèl? Ekri pi bon imèl se yon bagay ki difisil, men ou ka aprann li epi pratike li. Imèl, apre apèl telefonik ak mesaj enstantane, se youn nan fason ki pi komen pou kominike. Gen kèk bon solisyon k ap vini pou kolaborasyon antrepriz ki ta ka diminye oswa menm ranplase imèl nan yon moman nan lavni, men pou kounye a, imèl toujou mèt mo ekri nan biznis chak jou.
Sepandan, kominike pa imèl se pa fasil. Natirèlman, ou ka antre fraz epi voye yo bay moun. Kwaze dwèt, moun k ap resevwa yo ap konprann sa ou vle nan men yo oswa sa w ap mande. Avèk atik sa a, mwen ta renmen pataje kèk konsèy avèk ou sou kijan pou prepare pi bon imèl ke moun ap vrèman renmen resevwa.
Kounye a, mwen byen konnen dwe gen plizyè santèn bon atik sou 'kijan pou ekri pi bon imèl' sou entènèt la, men mwen te vle pataje pwòp eksperyans mwen avèk ou tou. Petèt mwen gen yon lide la a ke pèsonn lòt pa t genyen anvan? Ki moun ki konnen—osi lontan ke sa ka ede kèk moun, mwen deja reyisi pataje konesans lan.
Tèks en pou pwepare yon mesaj mèg
Lè w ap pale ak lòt moun epi ou vle fè yon mesaj kout pase, men ou bezwen kominike detay sou sa, poukisa, kijan, ak kilè, ou ka itilize fonksyon makè tèks kliyan imèl ou a oswa editè tèks rich ou a. Lè w sèvi ak metòd ibrid sa a pou ekri imèl ant kontni kout ak konplèks, sa pèmèt moun ki bezwen enfòmasyon rapid konnen sa yo mande yo fè, epi si yon moun bezwen detay yo, yo ka li tout kò imèl la.
Lè ou fini ak souliyaj ou yo, lektè yo ta dwe kapab konprann imèl la nèt, kit yo li l rapidman. panche en sèlman oswa li kopi konplè a pou plis detay. Mwen te prepare yon egzanp Lorem Ipsum-style pou ou nan kwen an. Jis klike sou imaj la pou wè gwo vèsyon an kòm yon pop-up.
Segmantasyon tèks ak sub-tèt
Menm jan atik blog sa a segmenté ak sub-Tèt (tèks ki pi gwo a an karaktè gra) an moso lizib, ou ka fè sa tou nan imèl ou yo. Kit ou sèlman konstwi paragraf segmenté oswa ou ba yo yon tit pou endike kontni paragraf la, se ou menm ki deside. Avantaj pou fè sa a se amelyore lizibilite imèl ou a epi motive lektè yo pou li imèl la nèt. Pèsonn pa vle li yon tèks ki long anpil, san fòma, san separasyon paragraf oswa san pitye.
Si ou vle ajoute soutit anlè paragraf yo, ou ta dwe mete etikèt sou paragraf la pou avize lektè a sou sa li espere konnen lè li fin li pati sa a. Li posib ke diferan moun enterese nan diferan enfòmasyon epi yo pa bezwen li tout imèl la, si yo deja konnen pati nan kominikasyon an. Pa egzanp, imèl ou a ta ka sanble ak sa a: Entwodiksyon (sa k ap pase), poukisa, ki lè, etap teknik yo, ak egzijans biznis yo. Sa pèmèt diferan lektè yo glise sou pati yo bezwen konnen an.
Ekri pi bon imèl ak yon gwo liy sijè
Menm jan ak tit yon liv, sijè yon imèl bezwen bay yon lide sou kontni li, men li dwe motive moun k ap resevwa imèl la tou pou l louvri l. Sa enpòtan paske anpil moun resevwa yon gwo kantite imèl chak jou, epi non sèlman reponn imèl yo, men tou li yo souvan bay priyorite dapre sijè a.
Si ou pa sèten sou sijè imèl la, sote l jiskaske ou fini ak kontni imèl la epi rezime kontni/mesaj la an kèk mo enpòtan ki fòme sijè imèl la. Ou ta dwe asire w tou ke ou pa ajoute mesaj la nan sijè a epi sote ekri kò imèl la. Apre tou, sa a se pa mesajri enstantane. Si kominikasyon ou an senp konsa, ou ta ka vle voye yon mesaj enstantane olye de yon imèl.
Kòm yon fòmalite, mwen sijere ou jere liy sijè a nan yon konvèsasyon an dirèk. Ou ka rankontre atifak sijè-koulèv la si w ap kominike ak moun ki soti nan diferan kliyan oswa nan lòt anviwònman lang. Sijè-koulèv la sanble ak sa a: 'Re: Fwd: RE: FW: Fwd: Re: FW: Re: Actual Mail Subject', epi li grandi ak chak repons. Si ou rankontre sa, eseye retire tout lòt etikèt yo manyèlman eksepte yon sèl 'Re:' kòm yon prefiks. Si ou pa kontwole koulèv la epi li vin twò gwo, byento li pral pi long pase chan tèks sijè aktyèl la, epi apre sa moun yo p ap menm ka di ankò sou kisa imèl sa a te ye. Sa ap rive sou telefòn mobil pi vit pase sou kliyan òdinatè, men li pral rive. Ekzekitif yo rayi sa paske yo pa kapab bay priyorite ankò.
Sispann imèl bavaraj wo-frekans yo
Si ou rankontre koulèv an kesyon an, jan nou sot mansyone a, sa ka akoz yon kominikasyon ki vrèman long, tankou lè ou bezwen kowòdone aktivite ki mande plizyè jou, semèn oswa mwa kominikasyon. Donk, sof si w ap ekri tout bagay sa yo pou rezon legal, odit ak achiv, ou ta dwe konsidere chanje mòd kominikasyon an nan yon moman.
Si ou remake frekans kominikasyon an ogmante, plizyè imèl ale vini epi lis moun k ap resevwa yo ap grandi ak chak nouvo mesaj, ou ta dwe konsidere mande yon konferans odyo ad hoc oubyen pi bon toujou yon konferans videyo. Reyini bon moun yo, rezime enfòmasyon yo, pran yon desizyon, epi bay travay yo. Ou fini ak imèl ale vini, ap anmède anpil moun ki pa adrese pwoblèm imedya a.
Ekri pi bon imèl lè w adrese bon moun yo
Gen kèk òganizasyon ki gen yon bon kilti pou itilize chan 'pou' a, kopi kabòn (CC), ak kopi kabòn avèg (BCC) fonksyon lè w ap voye imèl. Gen lòt ki devlope yon move kilti pou ajoute otan moun ke posib nan chak ti moso kominikasyon posib. Franchman pale, sa pa sèlman anmède anpil moun epi li se yon risk potansyèl pou sekirite enfòmasyon, men tou senpleman - nan pi move ka a, imèl la te li pa 25 moun, tout moun te pran 5 minit pou konprann li ansanm ak tout tras lapòs la ak istwa a, sa fè 125 minit oswa yon ti kras plis pase de èdtan travay reyèl. Ou fèk pèdi kèk lajan. Fè sa pandan tout jounen an atravè tout òganizasyon entènasyonal la epi enplike twazyèm pati? Ou pral pèdi yon gwo pyès monnen sou move konpòtman imèl. Vrèman kounye a? Wi, epi tout moun rayi sa.
Kidonk, asire w ou voye imèl la omwen bay moun ki nesesè pou atenn objektif ou a. Sèvi ak chan 'pou' a sèlman pou moun ou vle fè yon bagay la. Sèvi ak chan kopi kabòn (CC) a sèlman si li lojik pou enfòme yon lòt moun sou konvèsasyon an. Konsènan chan kopi kabòn an kachèt (BCC) yo, mwen pa ka di w anpil paske mwen pa itilize yo. Gen kèk lidè ki menm entèdi BCC a nan kominikasyon pa imèl paske se yon fason pou kache, li pa ede transparans, epi li definitivman pa bati yon kilti konfyans. Mwen pataje opinyon sa a tou.
Mizajou depi laj AI (Mizajou 2023)
Paragraf sa a reflechi sou dènye devlopman nan entèlijans atifisyèl (IA) ki te gen yon enpak tou sou ekriti, epi pou ekri pi bon imèl apati 2023, teknoloji redaksyon piblisite ak IA deja kòmanse chanje fason yo ekri imèl. Konpayi tankou HubSpot envesti nan devlopman solisyon ki baze sou IA pou ede moun kreye pi bon imèl. Solisyon sa yo pèmèt itilizatè yo pèsonalize imèl yo ak tretman lang natirèl, bay sijesyon kontni pèsonalize, optimize kapasite livrezon imèl, epi sijere mo ak fraz ki pi efikas pou fè yo parèt diferan.
Gras a teknoloji redaksyon tèks ki baze sou entèlijans atifisyèl (IA), spesyalis maketing yo kapab kounye a voye imèl otomatik san yo pa bezwen pèsonalize erè ekriti oswa mank pèsonalizasyon. Anplis de sa, yo ka fasilman jenere vwayaj kliyan trè optimize sou pilòt otomatik lè l sèvi avèk algoritm IA avanse ki kontwole konpòtman itilizatè yo kontinyèlman epi sijere imèl ki pi byen sible pou chak kliyan endividyèl.
Pi lwen pase ki jan yo ekri pi bon imèl: Lòt atik sou kominikasyon sou TechAcute
Gen kèk bon pratik pou ekri pi bon imèl nan atik sa a. Men, finalman, menm avèk aplikasyon youn nan sa yo, ou ta rive gen yon pi bon kominikasyon. Si ou vle li plis sou kijan pou itilize yon kominikasyon ki lejè, transparan, ak konpak, ou ta dwe tcheke premye lyen mwen te ekri yon ti tan de sa. Dezyèm lyen an se yon videyo trè komik ki pase move pratik komen nan imèl nan rizib. Dènye lyen an isit la se yon apèsi sou solisyon kolaborasyon antrepriz sou mache a si w ap chèche diminye volim imèl k ap sikile yo epi ede moun fè travay yo, menm san w pa pran yon kou metriz sou kijan pou jere bwat resepsyon yo anvan.
- Yon Apwòch Kominikasyon mèg
- Si kominikasyon vèbal ou a te tankou yon imèl [Videyo]
- Apèsi sou lekòl la nan solisyon Kolaborasyon Sosyal pou antrepriz
Mèsi anpil pou lekti!
Photo kredi: Sebastiaan ter burg / Sri Harsha / Damian Entwistle
