Il y a de fortes chances que votre bureau contienne au moins certains éléments – du désordre – dont vous n'avez tout simplement plus besoin. Il est facile de voir l'encombrement d'un bureau en général et des espaces de travail en particulier s'accumuler au fil du temps, et une partie d'entre nous hésite à jeter quoi que ce soit "au cas où".
Cela en vaut la peine, cependant. Un bureau sans encombrement peut libérer de l'espace qui peut être utilisé de manière plus productive, semble plus professionnel et constitue un lieu de travail plus agréable et productif.
L'ironie du désordre
Alors que nous pourrions passer des mois et même des années à travailler dans un environnement plein d'encombrement dont nous n'avons plus besoin, lorsque nous commençons enfin à le supprimer, il est remarquable de voir à quel point nous pouvons soudainement nous en passer. Nous avons souvent besoin d'un stimulus pour démarrer - peut-être qu'une rénovation majeure des locaux ou un déménagement imminent déclenchera un désencombrement ?
Types typiques de fouillis
Cela peut vous étonner de découvrir à quel point et avec quel type d'encombrement vous avez partagé le bureau. Pourquoi garder ces vieux tirages qui ont été retirés lors de la dernière rénovation du bureau avec une nouvelle couche de peinture et de nouvelles photos ? Quel est l'intérêt de s'accrocher à cette vieille imprimante qui a craqué et a été remplacée depuis longtemps par un nouveau modèle plus rapide ? Avez-vous vraiment besoin de ces vieux documents qui remontent à des années et auxquels vous ne vous référez plus ? Ces vieilles boîtes de dossiers que vous avez emportées avec vous la dernière fois que vous avez déménagé et que vous n'avez jamais ouvertes depuis peuvent certainement être jetées ?
Comment décider si votre bureau a besoin de désencombrement
Tout d'abord, à moins que vous ne soyez super efficace ou que vous veniez d'emménager dans de nouveaux locaux, il est probable qu'il y aura au moins un peu de désordre qui pourrait être supprimé.
Le test du « temps » : depuis combien de temps n'avez-vous pas utilisé ou même touché cet article ? Si plus de six mois, il est peu probable que vous en ayez besoin.
La méthode « remplir » : au fur et à mesure que vous ajoutez d'autres éléments à un dossier ou à un classeur, les documents plus anciens peuvent être supprimés pour faire de la place aux éléments les plus récents. Si vous essayez de mettre de nouveaux documents dans un classeur complet, demandez-vous si les documents plus anciens doivent toujours être là.
La même chose pourrait s'appliquer aux étagères : par exemple, lorsqu'une pile de magazines spécialisés sur l'étagère est trop grande, recyclez les plus anciennes pour faire de la place aux nouvelles plutôt que de les entasser ou de mettre en place une nouvelle étagère pour en prendre plus.
Enchevêtrement de câbles : apprivoisez cet enchevêtrement de câbles qui courent autour des bureaux et des postes de travail. De simples canaux de câble ou même des gouttières peuvent aider à ranger le câblage.
Prendre une photo : parfois simplement en regardant autour de vous bureau essayant de décider quels besoins le retrait peut être difficile. Prendre des photos peut mettre les choses en perspective – un bon conseil est de regarder les photos lorsque vous êtes loin du bureau lui-même. Votre esprit remarquera ce qui peut aller beaucoup plus efficacement.
Trouver des maisons pour les objets : faites en sorte que les objets doivent être rangés quelque part, et pas seulement laissés au hasard sur des surfaces telles que des bureaux, des étagères et des dessus d'armoires. Cela pourrait mettre en évidence si certains de ces éléments « qui traînent » sont vraiment nécessaires ou non.
Partir de zéro : parfois le désencombrement se fait au compte-gouttes et par conséquent n'est pas fait à fond. Peut-être que quelques articles manifestement obsolètes sont jetés et c'est tout. Mieux vaut le faire « à partir de zéro » en y consacrant du temps et des efforts concentrés.
Réévaluer les objets : notre cerveau nous fait croire que tout est important et doit être là, nous devons donc surmonter notre résistance naturelle à jeter des objets. Au fur et à mesure que les objets sont repêchés dans leurs cachettes, posez les questions suivantes :
- Cet article a-t-il un but ?
- Est-il obsolète ?
- Avons-nous besoin de cela ou est-ce ici parce que nous « pourrions » en avoir besoin ?
- Nous sommes-nous même souvenus qu'il était ici avant de le découvrir ?
Les réponses vous indiqueront l'action à entreprendre.
Désencombrer tous les jours : inévitablement, un bureau occupé accumulera l'encombrement. Faites-en une autre règle de bureau pour désencombrer pendant quelques minutes chaque jour – ou au moins chaque semaine. Prévoyez peut-être un peu de temps régulièrement pour le faire, alors les choses ne deviendront pas incontrôlables à long terme.
Bannissez le classeur et le tiroir « divers » : ils peuvent devenir un véritable cimetière pour les papiers et autres objets peu utilisés. Il devient trop facile de jeter des objets dans un tiroir pour les mettre hors de vue, et les documents d'un dossier « divers » peuvent vite être oubliés ou – pire encore – être introuvables car les gens oublient ce qu'il y a dedans.
Organisation de l'espace de travail : une grande partie de ce qui précède s'applique aux espaces de travail individuels. Gardez les bureaux clairs à l'exception des éléments constamment utilisés, n'ayez pas de tiroir « divers » dans lequel tout se range et mettez en place un système basique mais efficace pour gérer le travail entrant et sortant.
Encombrement numérique : encouragez le personnel à ne pas utiliser le courrier électronique comme liste de « faire » et de rappel. Assurer une bonne organisation de e-mail tel qu'un courrier approprié organisation de la boîte plutôt qu'une grande boîte de réception contenant tout, et utilisez des fonctions de signalisation et de suivi pour rester au courant des e-mails.
Dans la même veine, gardez les ordinateurs organisés avec un classement approprié et en gardant le bureau virtuel clair. Demandez au personnel de ne pas utiliser l'espace de bureau comme dépotoir virtuel pour les fichiers et les documents – classez-les correctement.
Économisez de l'espace et augmentez la productivité
Une fois que votre bureau est entièrement désencombré, un bon nettoyage vaudrait la peine d'accentuer le sentiment de «table rase». Il y a eu études entreprises qui prouvent que les travailleurs se sentent mieux et travaillent de manière plus productive dans un environnement de travail propre et clair, et que le temps non perdu à chercher des objets ou à contourner l'encombrement est plus de temps consacré de manière productive.
À propos de l’auteur
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