Sie möchten Kanban-Boards in der Microsoft-Welt für mehr Produktivität erstellen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Sie sind an der richtigen Stelle. Die Tools, die Sie beim Abonnieren von Microsoft Office 365 erhalten, sind großartig und Sie erhalten viele nützliche Apps an einem zentralen Ort. Manchmal kann die Anzahl der Apps für Joiner verwirrend sein, da sie auf den ersten Blick überflüssig erscheinen. Natürlich kann nicht alles Teil eines kostenlosen Plans sein, aber die Chancen stehen gut, dass Ihr Unternehmen sowieso bereits Office 365 verwendet, auch wenn es es möglicherweise noch nicht für Aufgaben verwendet.
Teamwork, insbesondere mit Remote-Teams, ist wichtiger denn je. Wenn Sie in einem arbeiten kollaboratives Team mit Teammitgliedern überall (oder wenn Sie ein gut organisierter Einzelkämpfer sind), können Sie die Aufgabenverwaltung mit Microsoft-Apps in Office 365 nützlich finden. Sie können entweder Microsoft Planner-Kanban-Boards allein verwenden oder sie für einen optimierten Prozess in Ihre Microsoft Teams-Bereiche einbetten.
Wofür werden Kanban-Boards verwendet?
Vielleicht haben Sie schon von Kanban-Boards gehört, wenn Sie in Lean, Agile, DevOps, oder Scrum-Vorgänge, und mit diesem Artikel möchte ich Ihnen kurz zeigen, wie Sie Ihr Microsoft Planner-Board so umwandeln können, dass es Kanban-Praktiken befolgt.
Die wörtliche Übersetzung des japanischen Wortes Kanban ist „Message Board“ oder „Billboard“. Heutzutage wird es jedoch stark als virtueller Raum für das Aufgabenmanagement genutzt, sodass Teams Aufgaben zuweisen und den Aufgabenstatus derselben in Form von Notizzetteln verfolgen können.
Zurück zu Microsoft Planner – Wenn Sie einen neuen „Plan“ erstellen, müssen Sie den Namen des Bereichs eingeben und seine Datenschutzoptionen einrichten. Wenn Sie mit den Einstellungen zufrieden sind, müssen Sie alles nur noch bestätigen und Ihr neues Board liegt jetzt vor Ihnen.
Die Verwendung von Managementsoftware zur Verfolgung einer bestimmten Aufgabe oder Gruppe von Aufgaben, die Teil eines größeren Projekts sind, kann ein großer Vorteil für die kontinuierliche Verbesserung der Qualität und Geschwindigkeit Ihrer Projektabwicklung sein.
To-Do-Listen sind nett, aber eine robuste Management-Software und ein leistungsstarkes Tool, das Sie auch für das Tracking und Reporting verwenden können, sind einfach die professionelle Art, Projekte zu verwalten. Selbst wenn Sie es nur an einem bestimmten Projekt ausprobieren möchten, können Sie dies problemlos tun, ohne alles im Detail lernen zu müssen. So können Sie sofort starten.
Erstellen eines effizienten Layouts für die Aufgabenverwaltung in Microsoft Planner
Die Standardansicht für die Aufgabenverwaltung in neuen Boards ist nur eine Lane (in Microsoft Planner „Bucket“ genannt), aber Sie können weitere hinzufügen, indem Sie auf „Neuen Bucket hinzufügen“ klicken. Natürlich kannst du dein Board so aufbauen, wie es aussehen soll, aber normalerweise gehe ich von einem Layout mit vier Lanes aus.
Ich füge gerne Bilder hinzu, um ihnen inhaltsreiche Aufgabenkarten zu geben, aber Sie können natürlich auch nur Text, Beschriftungen und Farben verwenden. Wenn Sie nur Aufgaben löschen müssen, können Sie sie einfach löschen oder archivieren, ohne sie durch das Projektboard zu schieben. Hier ist ein Beispiel für ein Board-Layout.
Rückstand
Die Aufgabenverwaltung beginnt normalerweise im Backlog. Hier behalten Sie den Überblick über Ideen und alles, was in Zukunft ohne klare Priorität und ohne Liefertermin erledigt werden soll. Wenn jemand nichts zu tun hat, kann er proaktiv eine Aufgabe aus dieser Spur auswählen und nicht herumlaufen, bis ein Manager ihm eine Aufgabe zuweist.
Machen
Diese Lane ist für klar definierte Leistungen mit einem Fälligkeitsdatum und weiteren Informationen, wie das Produkt der Aktivität aussehen soll, vorgesehen. Wenn Leute zur Arbeit kommen, greifen sie normalerweise einen Gegenstand vom oberen Rand dieser Spur und ziehen ihn in die "Doing"-Spur.
Tun
Diese Lane dient dazu, einen besseren Überblick zu haben, woran gerade gearbeitet wird und von wem. Die Verwendung variiert von Team zu Team, aber ich würde sagen, dass eine einzelne Person nicht mehr als zwei Gegenstände gleichzeitig in der „Doing“-Lane haben sollte. Wenn sie ihre Arbeit neu priorisieren müssen, können Teammitglieder „vernachlässigte“ einzelne Aufgaben zurück in die „To-Do“-Spur verschieben und die Metadaten aktualisieren, um ihren Fortschritt bei dieser Aufgabe widerzuspiegeln.
Erledigt
Nachdem die Leute eine Aufgabe erledigt haben, müssen sie nicht mehr anrufen oder E-Mails versenden. Sie ziehen einfach ihren Gegenstand auf die „Fertig“-Spur und prüfen, ob er abgeschlossen ist. Wenn ein Dokument erstellt werden muss, können sie es einfach an den Artikel anhängen und dann den Status des Artikels auf „erledigt“ setzen. Wenn es für den Workflow sinnvoll ist, könnte man zwischen „Doing“ und „Done“ auch noch ein „In Review“ einfügen, aber ich wollte es hier in der Übersicht einfach halten.
Aufgaben zum Board hinzufügen
Natürlich ist Aufgabenmanagement und Projektmanagement eine sehr agile Art der Arbeit und während der gesamten Laufzeit eines Projekts können immer wieder neue Aufgaben hinzukommen. Über die Schaltfläche „+“ können Sie neue Aufgaben erstellen und diese schnell benennen. Angenommen, Sie möchten weiter ins Detail gehen.
In diesem Fall können Sie auch eine größere Ansicht der Aufgabe öffnen und verschiedene Metadaten wie Startdatum, Enddatum, Status, Notizen, detaillierte Beschreibung, Anhänge, Kommentare bearbeiten und die Aufgabe einem Teammitglied zuweisen. Bereit für eine Zusammenarbeit für mehr Produktivität?
In der Standardansicht des Boards können Sie die Elemente einfach per Drag & Drop von einer Spur zur anderen ziehen, um den Überblick zu behalten. Über die Registerkarte „Charts“ können Sie auch ein wenig Berichte und Einblicke in das aktuelle Geschehen erhalten, falls Sie hochkomplexe Projekte mit vielen beteiligten Personen durchführen.
Hinzufügen einer Kanban-Planertafel zu Microsoft Teams
Da Microsoft keine Funktion in Office 365 und Teams hat, um schnell ein Collaboration- und Projektmanagement-Board im Kanban-Stil hinzuzufügen, müssen Sie das soeben in Microsoft Planner erstellte Kanban-Board in Microsoft Teams einbetten.
Es wird auch nichts ersetzen. Es fügt einfach eine neue Ansicht in eine separate Registerkarte der App ein, damit Ihr Team damit arbeiten kann. So machen Sie das in wenigen Schritten.
- Öffnen Sie Microsoft-Teams.
- Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste zum Bereich „Teams“.
- Öffnen Sie den Teambereich, in dem Sie das neu erstellte Kanban-Board hinzufügen möchten.
- Klicken Sie im oberen Menü auf das „+“ (Plus)-Symbol, um neue Inhalte hinzuzufügen.
- Es öffnet sich ein Assistent namens „Tab hinzufügen“.
- Suchen Sie nach dem Symbol mit dem Namen „Aufgaben von Planner und Aufgaben“ und wählen Sie es aus.
- Lesen Sie die Anweisungen und wählen Sie „einen vorhandenen Plan dieses Teams verwenden“.
- Bestätigen Sie mit dem „Speichern“-Button ganz unten.
- Warten Sie einfach einen Moment, und Sie werden zur neu erstellten Registerkarte mit Ihrem jetzt in Microsoft Teams verfügbaren Kanban-Board weitergeleitet.
Es sind nur diese wenigen Schritte erforderlich, aber es kann eine Herausforderung sein, wenn Sie nicht wissen, ob es überhaupt möglich ist oder wo Sie nach den Funktionen suchen können. Jetzt können Sie und Ihr gesamtes Team das neue Kanban-Board in Microsoft Teams oder Planner verwenden, und es ist vollständig synchronisiert. Wenn Benutzer Planner in ihrem Webbrowser bevorzugen, können sie ihn dort verwenden. Wenn andere aus Ihrem Projektteam lieber in der Teams-App arbeiten, ist dies auch in Ordnung.
Fragen die wir von dir bekommen haben
Dieser Artikel wurde ursprünglich veröffentlicht, lange bevor Microsoft Teams als Lösung für die Zusammenarbeit von Remote- und Vor-Ort-Teams während der Pandemie populär wurde.
Seitdem haben wir viele Fragen von Lesern erhalten und hier ist im Abschnitt Fragen und Antworten unten ein kurzer Überblick über die Optionen des Microsoft Teams Kanban Planners.
Verfügt Microsoft Teams über ein Kanban-Board?
Nein, es gibt kein Kanban-Board, das Sie als Teil von Microsoft Teams erhalten, aber Sie können Microsoft Planner verwenden, um ein Board zu erstellen und einzubetten.
Ist Teams Planner ein Kanban-Board?
Es kann sein, aber es ist eher allgemein. Wenn Sie Kanban verwenden möchten, müssen Sie Ihr Microsoft Planner-Board in einem Kanban-Layout gestalten.
Hat Microsoft ein Kanban?
Microsoft bietet keine direkte Kanban-Lösung an, aber Sie können mit Microsoft Planner ein Kanban-Board erstellen.
Verfügt Microsoft Teams über einen Planer?
Sie können Inhalte aus Planner in Teams einbetten.
Verfügt Office 365 über ein Kanban-Board?
Office 365 bietet keine direkte Kanban-Lösung, aber Sie können mit Microsoft Planner, der Teil von Office 365 ist, ein Kanban-Board erstellen.
Wie erstelle ich ein Kanban-Board in Office 365?
Um zu verstehen, wie dies geht, können Sie die detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung über dem Abschnitt Fragen und Antworten lesen.
Können Sie Kanban in Microsoft Teams ausführen?
Nein, es gibt kein Kanban-Board, das Sie als Teil von Microsoft Teams erhalten, aber Sie können Microsoft Planner verwenden, um ein Board zu erstellen und es einzubetten.
Verfügt Microsoft Planner über ein Kanban-Board?
Es gibt eine Tafelansicht, mit der Sie Aufgaben auf Kanban-Art verwalten können, aber Sie müssen die Kanbantafel selbst entwerfen. In der Anleitung oben finden Sie einige Anweisungen dazu.
Wie verwende ich Microsoft Planner als Kanban-Board?
Sie können Planner als Kanban-Board verwenden, wenn Sie die Board-Ansicht für Ihre Aufgaben verwenden und Lanes entsprechend Ihrem Projektworkflow und Ihren Prozessen vorbereiten. Wenn Sie Inspiration dafür suchen, lesen Sie bitte die obigen Absätze.
Verfügt Microsoft über ein Kanban-Tool?
Nein, aber Sie können Microsoft Planner verwenden, um Ihre eigenen Kanban-Boards zu erstellen.
Verfügt Microsoft Office über ein Kanban-Board?
Nein, aber Sie können Microsoft Planner verwenden, um Ihre eigenen Kanban-Boards zu erstellen.
Hat Microsoft ein Kanban-Board?
Nein, aber Sie können Microsoft Planner verwenden, um Ihre eigenen Kanban-Boards zu erstellen.
Verwendet Microsoft Scrum oder Kanban?
Wenn Sie meinen, ob Sie Scrum oder Kanban innerhalb des Microsoft-Toolset verwenden könnten oder nicht, dann ja, aber Sie müssen die Boards und Workflows selbst in Microsoft Planner entwerfen.
Verfügt Microsoft Planner über ein Kanban-Board?
Nein, nicht als Vorlage, aber Sie können Ihre eigene erstellen.
Wie verwende ich meinen Microsoft Planner als Kanban-Board?
Wenn Sie die obigen Schritte befolgen, können Sie innerhalb von Microsoft Planner ganz einfach ein Kanban-Board für Ihr Projektmanagement oder andere Zwecke erstellen.
Haben MS-Teams ein Kanban-Board?
Nein, es gibt kein Kanban-Board, das Sie als Teil von MS Teams erhalten, aber Sie können mit Microsoft Planner ein Board erstellen und einbetten.
Gibt es ein Microsoft-Kanban-Board?
Nein, aber Sie können Microsoft Planner verwenden, um Ihre eigenen Kanban-Boards zu erstellen.
Verfügt Outlook über ein Kanban-Board?
Nein, aber Sie können Microsoft Planner verwenden, um Ihre eigenen Kanban-Boards zu erstellen.
Wie erstelle ich ein Kanban-Board in Microsoft Teams?
Dieses Tutorial wird Ihnen dabei helfen. Kurz gesagt, Sie müssen zuerst ein Board in Microsoft Planner erstellen und es dann in Microsoft Teams einbetten.
Kann ich Microsoft Project mit Office 365 verbinden?
Microsoft Project ist bereits Teil von Office 365 und es gibt auch einige Möglichkeiten, SharePoint oder andere kollaborative Aspekte für das Projektmanagement zu nutzen.
Vielen Dank an alle Unternehmen und Experten, die sich mit ihren Fragen an uns gewandt haben. Hoffentlich kann diese Liste jetzt mehr Lesern helfen. Natürlich können Sie jederzeit nachfragen, falls Sie noch etwas wissen möchten.
Keine Integration in Microsoft To-Do
Microsoft ist mit seinen Toolsets nicht immer konsistent und dies berücksichtigt auch die Aufgabenverwaltung in Office 365. Leider werden die Aufgaben von Microsoft Planner nicht auch auf Microsoft To-Do gespiegelt.
Wenn ein Benutzer jedoch Teil von mehr als einem Projekt (Plänen) ist, könnte er einen Überblick über die zugewiesenen Aufgaben behalten, indem er auf die Schaltfläche „Meine Aufgaben“ in der linken Seitenleiste von Planner navigiert. Hier werden alle zugewiesenen Aufgaben aus allen Projekten (Plänen) angezeigt, an denen sie beteiligt sind.
Es versteht sich fast von selbst, aber es gibt viele Kanban- und Collaboration-Lösungen, und Sie können verwenden, was Ihnen am besten gefällt. Wenn Ihr Unternehmen bereits in Microsoft investiert hat, ist es natürlich sinnvoll, diese Investition zu nutzen, aber wenn Ihr Unternehmen noch auf der Suche ist, überprüfen Sie alle Arten von Collaboration- und Projektmanagement-Apps, bevor Sie sich auf eine festlegen.
Der Vorteil der Verwendung von Microsoft Planner besteht nur darin, dass es bereits in Ihrem Microsoft-Ökosystem von Daten und Apps enthalten ist und sich problemlos in andere Apps darin integrieren lässt.
Es gibt auch eine mobile App für Microsoft Planner, um den Überblick über das Geschäft zu behalten, egal wo Sie sich befinden. Sie können es herunterladen auf iOS or Android.
Wenn Sie dieses Tool noch nie zuvor verwendet haben und es etwas besser verstehen möchten, können Sie sich das folgende Video ansehen.
YouTube: Microsoft Planner – Überprüfung mobiler Apps, tiefere Office 365-Integration + Aufgabenautomatisierung
Durch Klicken auf „Wiedergabe“ stimmen Sie den Nutzungsbedingungen von YouTube zu. Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen. Daten können mit YouTube/Google geteilt werden.
Bildnachweis: Das Feature-Bild wurde erstellt von Nadja Schnetzler. Die Screenshots wurden vom Autor für TechAcute erstellt.
Redaktioneller Hinweis: Der Artikel wurde am 27 aktualisiert, um weitere Details dazu zu geben, wie diese Methode auch mit aktuellen Microsoft-Apps verwendet werden kann.
