10-trins due diligence-tjekliste til valg af en virtuelt datarum-løsning

-

Leder du efter en tjekliste for virtuelt datarum? Nür det kommer til due diligence for virtuelle datarum, har virksomheder en masse faktorer at overveje. De skal ikke kun sikre sig, at de tekniske aspekter af Virtual Data Room-løsningen (VDR) opfylder deres behov, men de skal ogsü sikre, at de juridiske og overholdelseskrav tages i betragtning. I dette blogindlÌg vil vi lede dig gennem ti trin, som du bør tage med i overvejelserne, nür du vÌlger en VDR-løsning, uanset om du gür efter en cloud-løsning, eller hvis du vil forblive on-premise.

Hvad er et virtuelt datarum?

A virtuelt datarum, ogsü kendt som et due diligence-rum eller et datasite, er et online-lager af information, der bruges til at understøtte due diligence-processen under M&A-transaktioner og dokumenthündtering for alle data, der vedrører et bestemt M&A-projekt. VDR'er giver en sikker og effektiv müde for købere og sÌlgere at udveksle følsomme oplysninger under aftaleindgüelsesprocessen.

Hvorfor bruge et virtuelt datarum?

Der er mange grunde til, at virksomheder bruger virtuelle datarum. Nogle af de mest almindelige ĂĽrsager omfatter:

  • At spare tid og penge ved at reducere rejseomkostninger forbundet med due diligence-møder.
  • For at øge sikkerheden og beskytte følsomme oplysninger mod at blive lĂŚkket under due diligence-processen.
  • At strømline due diligence-processen ved at tilbyde et centralt arkiv for alle due diligence-dokumenter.

Hvad er fordelene ved at bruge et virtuelt datarum?

Der er mange fordele ved at bruge et virtuelt datarum, herunder:

  • Sikker: VDR'er bruger avancerede sikkerhedsfunktioner til at beskytte følsomme oplysninger mod at blive tilgĂĽet af uautoriserede personer.
  • Effektiv: VDR'er hjĂŚlper med at strømline due diligence-processen ved at tilbyde et centralt lager for alle due diligence-dokumenter.
  • Omkostningseffektiv: VDR'er kan spare virksomheder tid og penge ved at reducere rejseomkostninger forbundet med due diligence-møder.

Hvad skal du kigge efter i et virtuelt datarum?

Nür du vÌlger et virtuelt datarum, er der et par nøglefaktorer, som du bør tage i betragtning. I vores tjekliste vil vi vise dig ti aspekter af køberrejsen, som du bør se pü, inden du trÌffer en beslutning. Før du overhovedet tager fat pü trin et, skal du sørge for at tale med alle interessenter og fange alle tekniske, operationelle og juridiske krav, der har betydning for din organisation.

Tjekliste for virtuelt datarum

Bemærk venligst, at rækkefølgen af ​​følgende pointere kan ændres, så de passer bedre til din organisations arbejdsgang, men sørg for ikke at glemme nogen af ​​dem på din tjekliste.

Trin 1: Hvad har din virksomhed brug for?

Det første skridt er at forstü din virksomheds behov. Hvilken type data skal du dele? Hvor ofte skal du have adgang til dataene? Hvilket sikkerhedsniveau har du brug for? Nür du har en god forstüelse af dine behov, kan du begynde at se pü forskellige VDR-løsninger. Saml navnene pü udbydere og prøv at sammenligne dem med hinanden.

Trin 2: Funktionssammenligning

DernÌst vil du tage et kig pü de funktioner, der tilbydes af hver VDR-løsning. Nogle løsninger kan tilbyde flere funktioner end andre, sü det er vigtigt at sammenligne dem side om side. Sørg for at se pü ting som fildeling, sikkerhed og brugeradministration. Sørg for, at alle nødvendige funktioner ogsü er tilgÌngelige i det serviceniveau, du kigger pü.

Trin 3: Priser og betingelser

For det tredje vil du overveje prisen pü hver VDR-løsning. Nogle udbydere opkrÌver pr. bruger, mens andre opkrÌver et münedligt eller ürligt gebyr. Sørg for at sammenligne priserne pü hver løsning for at finde den, der passer til dit budget. Hvis du indser, at det tildelte budget sandsynligvis ikke vil vÌre tilstrÌkkeligt, ville det vÌre et godt trÌk at rejse dette tidligt i projektet med alle interessenter.

Trin 4: Overholdelseskrav

I det fjerde trin pü din tjekliste for virtuelle datarum skal du tage hensyn til din virksomheds juridiske og overholdelseskrav. Sørg for, at den VDR-løsning, du vÌlger, er i overensstemmelse med alle gÌldende love og regler. Hvis du er en teknisk person og ikke fra det juridiske team, vil du müske tjekke det med din interne juridiske afdeling, eller du skal muligvis søge efter en ekstern juridisk konsulent til at hjÌlpe dig under projektet.

Trin 5: Kundesupport og administrerede tjenester

For det femte bør du tage et kig pü kundesupporten, der tilbydes af hver VDR-udbyder. Dette er vigtigt, hvis du har spørgsmül eller har brug for hjÌlp til at bruge løsningen. Hvis du har begrÌnsede it-ressourcer til at understøtte de tekniske aspekter af projektet, sü sørg for, at du ogsü kan fü integrationssupport fra løsningsudbyderen og ikke kun en boks, som ingen ved, hvad de skal gøre med den.

Trin 6: Tjek anmeldelserne

For det sjette vil du gerne lÌse online anmeldelser af hver VDR-løsning. Dette kan give dig et indblik i, hvordan andre har fundet løsningen. Du kan ogsü tjekke industriressourcer eller tjekke med dine jÌvnaldrende. Nür alt kommer til alt, hvis du laver due diligence for et virtuelt datarum, er du ikke den eneste i verden, der skal opfylde denne form for overholdelse.

Trin 7: Bevis pĂĽ koncept

Som den syvende del af tjeklisten for virtuelle datarum bør du bede om en gratis prøveversion af hver VDR-løsning. Dette giver dig mulighed for at prøve løsningen og se, om den opfylder dine behov. Hvis du har valgt nogle fü kandidater, som du tror kan løse dine problemer, og du kunne markere alle felterne i din overholdelse kravliste, udarbejde en projekttidsramme for hver af dem for at lave en proof of concept-fase. Sørg for ogsü at involvere andre interessenter og müske endda en testbrugergruppe.

Trin 8: Certificeringer og erfaringer fra andre kunder

For det ottende bør du kontrollere, om hver VDR-løsning er blevet certificeret af en tredjepart. Dette kan give dig ro i sindet ved, at løsningen lever op til standarderne. Hvis du kÌmper med dette trin, skal du bare bede virksomheden om at give dig südanne beviser og detaljer. Lad dem vide, at det er et krav for processen med at hÌve ordren, og de vil sandsynligvis støtte dig sü godt som de kan med det.

Trin 9: Tjek hos udbyderen

For det niende bør du finde ud af, hvor lÌnge hver VDR-udbyder har vÌret i drift. Dette kan give dig en idÊ om virksomhedens stabilitet. Det betyder ikke, at det er en dürlig idÊ at arbejde med en startup, men du bør se pü südanne aspekter, og før du indgür en kontrakt om en virtuel dataroomservice, bør du føle dig godt tilpas med din løsningsudbyder.

Trin 10: Integrationer og kompatibilitet

Aldrig et grønt felt til at starte med. I slutningen af ​​den virtuelle datarum-tjekliste vil du gerne sikre dig, at den VDR-løsning, du vælger, er kompatibel med dine eksisterende systemer. Dette inkluderer ting som din e-mail-system og dokumenthåndtering system. Det er altid en god idé at holde sig til industristandarder, og du vil sandsynligvis undgå problemer, der kan dukke op i fremtiden.

Nogle afsluttende tanker

Ved at følge disse ti trin kan du vÌre sikker pü, at du vÌlger den bedste VDR-løsning til din virksomhed. Gør din due diligence og vÌlg den løsning, der bedst opfylder dine behov. At have en tjekliste som denne er müske ikke den perfekte plan for at køre projektet fra start til slut, men det burde hjÌlpe dig i gang. Et sidste tip om denne sag: Der er ingen gratis VDR-løsninger, og der bør heller ikke vÌre et gratis niveau, bortset fra prøvefasen, selvfølgelig.

Dette er ingen anbefalinger, men hvis du ikke ved, hvor du skal starte med at lede efter virksomheder, der tilbyder virtuelle datarum, kan du tjekke løsninger som Ansarada, Brainloop, CapLinked, ContractZen, Datasite, DealRoom, Dealspace, Digify, Docully, Drooms , Firmex, Fordata, iDeals, Imprima, Intralinks Netfiles, ShareVault, Vaults eller Virtual Vitrium. Dette liste over virtuelt datarum udbydere er sorteret alfabetisk.


YouTube: Hvad er et virtuelt datarum? (Olivia Weatherill, klirrede)

Fotokredit: The funktion billede er udført af Kraken Images.

Var dette indlĂŚg nyttigt?

Christopher Isak
Christopher Isakhttps://techacute.com
Hej og tak, fordi du lĂŚste min artikel! Jeg er Chris grundlĂŚgger af TechAcute. Jeg skriver om teknologienyheder og deler erfaringer fra mit liv i virksomhedsverdenen. Kom forbi pĂĽ Twitter og sig 'hej' engang. ;)
- Annoncering -
- Annoncering -
- Annoncering -
- Annoncering -
- Annoncering -
- Annoncering -