Leder du efter en tjekliste for virtuelt datarum? Når det kommer til due diligence for virtuelle datarum, har virksomheder en masse faktorer at overveje. De skal ikke kun sikre sig, at de tekniske aspekter af Virtual Data Room-løsningen (VDR) opfylder deres behov, men de skal også sikre, at de juridiske og overholdelseskrav tages i betragtning. I dette blogindlæg vil vi lede dig gennem ti trin, som du bør tage med i overvejelserne, når du vælger en VDR-løsning, uanset om du går efter en cloud-løsning, eller hvis du vil forblive on-premise.
Hvad er et virtuelt datarum?
A virtuelt datarum, også kendt som et due diligence-rum eller et datasite, er et online-lager af information, der bruges til at understøtte due diligence-processen under M&A-transaktioner og dokumenthåndtering for alle data, der vedrører et bestemt M&A-projekt. VDR'er giver en sikker og effektiv måde for købere og sælgere at udveksle følsomme oplysninger under aftaleindgåelsesprocessen.
Hvorfor bruge et virtuelt datarum?
Der er mange grunde til, at virksomheder bruger virtuelle datarum. Nogle af de mest almindelige årsager omfatter:
- At spare tid og penge ved at reducere rejseomkostninger forbundet med due diligence-møder.
- For at øge sikkerheden og beskytte følsomme oplysninger mod at blive lækket under due diligence-processen.
- At strømline due diligence-processen ved at tilbyde et centralt arkiv for alle due diligence-dokumenter.
Hvad er fordelene ved at bruge et virtuelt datarum?
Der er mange fordele ved at bruge et virtuelt datarum, herunder:
- Sikker: VDR'er bruger avancerede sikkerhedsfunktioner til at beskytte følsomme oplysninger mod at blive tilgået af uautoriserede personer.
- Effektiv: VDR'er hjælper med at strømline due diligence-processen ved at tilbyde et centralt lager for alle due diligence-dokumenter.
- Omkostningseffektiv: VDR'er kan spare virksomheder tid og penge ved at reducere rejseomkostninger forbundet med due diligence-møder.
Hvad skal du kigge efter i et virtuelt datarum?
Når du vælger et virtuelt datarum, er der et par nøglefaktorer, som du bør tage i betragtning. I vores tjekliste vil vi vise dig ti aspekter af køberrejsen, som du bør se på, inden du træffer en beslutning. Før du overhovedet tager fat på trin et, skal du sørge for at tale med alle interessenter og fange alle tekniske, operationelle og juridiske krav, der har betydning for din organisation.
Tjekliste for virtuelt datarum
Bemærk venligst, at rækkefølgen af følgende pointere kan ændres, så de passer bedre til din organisations arbejdsgang, men sørg for ikke at glemme nogen af dem på din tjekliste.
Trin 1: Hvad har din virksomhed brug for?
Det første skridt er at forstå din virksomheds behov. Hvilken type data skal du dele? Hvor ofte skal du have adgang til dataene? Hvilket sikkerhedsniveau har du brug for? Når du har en god forståelse af dine behov, kan du begynde at se på forskellige VDR-løsninger. Saml navnene på udbydere og prøv at sammenligne dem med hinanden.
Trin 2: Funktionssammenligning
Dernæst vil du tage et kig på de funktioner, der tilbydes af hver VDR-løsning. Nogle løsninger kan tilbyde flere funktioner end andre, så det er vigtigt at sammenligne dem side om side. Sørg for at se på ting som fildeling, sikkerhed og brugeradministration. Sørg for, at alle nødvendige funktioner også er tilgængelige i det serviceniveau, du kigger på.
Trin 3: Priser og betingelser
For det tredje vil du overveje prisen på hver VDR-løsning. Nogle udbydere opkræver pr. bruger, mens andre opkræver et månedligt eller årligt gebyr. Sørg for at sammenligne priserne på hver løsning for at finde den, der passer til dit budget. Hvis du indser, at det tildelte budget sandsynligvis ikke vil være tilstrækkeligt, ville det være et godt træk at rejse dette tidligt i projektet med alle interessenter.
Trin 4: Overholdelseskrav
I det fjerde trin på din tjekliste for virtuelle datarum skal du tage hensyn til din virksomheds juridiske og overholdelseskrav. Sørg for, at den VDR-løsning, du vælger, er i overensstemmelse med alle gældende love og regler. Hvis du er en teknisk person og ikke fra det juridiske team, vil du måske tjekke det med din interne juridiske afdeling, eller du skal muligvis søge efter en ekstern juridisk konsulent til at hjælpe dig under projektet.
Trin 5: Kundesupport og administrerede tjenester
For det femte bør du tage et kig på kundesupporten, der tilbydes af hver VDR-udbyder. Dette er vigtigt, hvis du har spørgsmål eller har brug for hjælp til at bruge løsningen. Hvis du har begrænsede it-ressourcer til at understøtte de tekniske aspekter af projektet, så sørg for, at du også kan få integrationssupport fra løsningsudbyderen og ikke kun en boks, som ingen ved, hvad de skal gøre med den.
Trin 6: Tjek anmeldelserne
For det sjette vil du gerne læse online anmeldelser af hver VDR-løsning. Dette kan give dig et indblik i, hvordan andre har fundet løsningen. Du kan også tjekke industriressourcer eller tjekke med dine jævnaldrende. Når alt kommer til alt, hvis du laver due diligence for et virtuelt datarum, er du ikke den eneste i verden, der skal opfylde denne form for overholdelse.
Trin 7: Bevis på koncept
Som den syvende del af tjeklisten for virtuelle datarum bør du bede om en gratis prøveversion af hver VDR-løsning. Dette giver dig mulighed for at prøve løsningen og se, om den opfylder dine behov. Hvis du har valgt nogle få kandidater, som du tror kan løse dine problemer, og du kunne markere alle felterne i din overholdelse kravliste, udarbejde en projekttidsramme for hver af dem for at lave en proof of concept-fase. Sørg for også at involvere andre interessenter og måske endda en testbrugergruppe.
Trin 8: Certificeringer og erfaringer fra andre kunder
For det ottende bør du kontrollere, om hver VDR-løsning er blevet certificeret af en tredjepart. Dette kan give dig ro i sindet ved, at løsningen lever op til standarderne. Hvis du kæmper med dette trin, skal du bare bede virksomheden om at give dig sådanne beviser og detaljer. Lad dem vide, at det er et krav for processen med at hæve ordren, og de vil sandsynligvis støtte dig så godt som de kan med det.
Trin 9: Tjek hos udbyderen
For det niende bør du finde ud af, hvor længe hver VDR-udbyder har været i drift. Dette kan give dig en idé om virksomhedens stabilitet. Det betyder ikke, at det er en dårlig idé at arbejde med en startup, men du bør se på sådanne aspekter, og før du indgår en kontrakt om en virtuel dataroomservice, bør du føle dig godt tilpas med din løsningsudbyder.
Trin 10: Integrationer og kompatibilitet
Aldrig et grønt felt til at starte med. I slutningen af den virtuelle datarum-tjekliste vil du gerne sikre dig, at den VDR-løsning, du vælger, er kompatibel med dine eksisterende systemer. Dette inkluderer ting som din e-mail-system og dokumenthåndtering system. Det er altid en god idé at holde sig til industristandarder, og du vil sandsynligvis undgå problemer, der kan dukke op i fremtiden.
Nogle afsluttende tanker
Ved at følge disse ti trin kan du være sikker på, at du vælger den bedste VDR-løsning til din virksomhed. Gør din due diligence og vælg den løsning, der bedst opfylder dine behov. At have en tjekliste som denne er måske ikke den perfekte plan for at køre projektet fra start til slut, men det burde hjælpe dig i gang. Et sidste tip om denne sag: Der er ingen gratis VDR-løsninger, og der bør heller ikke være et gratis niveau, bortset fra prøvefasen, selvfølgelig.
Dette er ingen anbefalinger, men hvis du ikke ved, hvor du skal starte med at lede efter virksomheder, der tilbyder virtuelle datarum, kan du tjekke løsninger som Ansarada, Brainloop, CapLinked, ContractZen, Datasite, DealRoom, Dealspace, Digify, Docully, Drooms , Firmex, Fordata, iDeals, Imprima, Intralinks Netfiles, ShareVault, Vaults eller Virtual Vitrium. Dette liste over virtuelt datarum udbydere er sorteret alfabetisk.
YouTube: Hvad er et virtuelt datarum? (Olivia Weatherill, klirrede)
Fotokredit: The funktion billede er udført af Kraken Images.
