Den ydmyge e-mail-signatur er en smuk ting. Det har magten til at øge dit personlige image eller firmaets brandimage. Men på samme tid kan det ødelægge det, hvis det ikke implementeres korrekt. Når du har et lille antal medarbejdere, er det nemt at administrere din virksomheds e-mail-signaturer. Men det er, når din virksomhed har over 10 ansatte, at rædselhistorien begynder. Du kan ikke længere kontrollere alles e-mail-signatur for at sikre overensstemmelse med dit firmas brand og meddelelser.
Hvis alle har kontrol over deres egen e-mail-signatur, kan du komme i en situation, der ligner den følgende horrorhistorie. Følgende er en ægte horrorhistorie om en virksomheds chokerende oplevelse med e-mail-signaturadministration. Alle detaljer om de involverede personer og firma er blevet ændret. Hvad jeg kan fortælle dig, er at virksomheden er et meget kendt brand med over 5000 ansatte. Lad os kalde virksomheden 'Compact' for denne historie.
Denne historie starter, hvor de fleste virksomheder gør, når de søger at implementere en virksomhedsomspændende e-mail-signatur. IT-teamet skabte en veldesignet, professionel udseende skabelon og mailede til alle medarbejdere. Det var derefter op til alle 5000 ansatte at tilføje e-mail-signaturskabelonen til deres Outlook-konto og opdatere den med deres egne kontaktoplysninger. Du kan se, hvad der skal ske, ikke? Du kan simpelthen ikke svare på 5000 mennesker for at gøre noget korrekt.
Et par måneder nede på banen blev it-teamet chuffet med deres indsats, og Marketing bemærkede en god klikrate fra e-mail-signaturen. Det hele gik pænt. Indtil Nicole (ikke hendes rigtige navn) begyndte at arbejde som konsulent hos 'Compact'.
Nicole var en marketingkonsulent med et væld af viden, specifikt inden for branding og kommunikation. Selvfølgelig var hun begejstret for at arbejde med et så kendt brand. De første par måneder gik godt for Nicole og 'Compact'. Så møder hun Mike (ikke hans rigtige navn). Mike var en mellemniveau marketingmedarbejder på 'Compact', og han udviklede en forelskelse af Nicole.
Mike besluttede, at en mid-level marketingmand ikke ville være nok til at imponere Nicole. Hvis bare han kunne synes at være vigtigere. Hans e-mail-signatur var svaret. Takket være IT-afdelingens uvidenhed kunne Mike let ændre sit job på enhver e-mail, han sendte. Dette var strålende for Mike og hans mission om at imponere Nicole.
Det var simpelt, hver gang han mailede Nicole, ville han ændre sit job til noget vigtigere end hans faktiske stilling. Først begyndte han i det små, bare ændrede det lidt. Men da hans selvtillid voksede, voksede også hans jobtitel. Snart Mike, marketingmedarbejder på mellemniveau, var på Executive Team på 'Compact'. Som en erfaren marketingekspert var Nicole ikke fjollet. Hun bemærkede, hvad der skete med det samme.
Mike fortsatte med at ændre sit job på sin e-mail-signatur i hele Nicoles tid hos 'Compact'. Hun genfortalte historien til mig omkring et år efter, at hun havde afsluttet sin kontrakt med 'Compact'.
Mike var kun én person i et 5000 medarbejderfirma, forestil dig, hvor mange andre der gjorde noget lignende. Det er ikke kun jobtitler og kontaktoplysninger, der kan ændres. Alt ved firmaets brand kan blive påvirket betydeligt.
Den første rædsel, jeg bemærkede, da jeg hørte denne historie, er afhængigheden af alle til at implementere e-mail-signaturen selv. Et firma af den størrelse ville sende tusindvis af e-mails hver dag. Hvis kun 5% af befolkningen ikke opdaterede e-mail-signaturskabelonen korrekt, kunne der være hundreder af miss-branded e-mails, der går ud.
Virksomheder af den størrelse bruger millioner af dollars på at skabe og pleje deres brand. Det faktum, at de lod noget så simpelt gå uden opmærksomhed var chokerende.
Historiens moral
Lad ikke medarbejderne have kontrol over deres e-mail-signatur. Brug et tredjeparts e-mail-signaturprodukt til nemt at kontrollere e-mail-signaturen for hele din virksomhed fra en central database.
De fleste produkter integreres i din virksomhedsmappe for at sikre, at kontaktoplysninger (inklusive jobtitler) altid er opdaterede.
Om forfatteren
Denne artikel blev skrevet af Henry McIntosh, marketingchef hos Krydstøj. Crossware er et forretningssoftwarefirma, der har specialiseret sig i administration af e-mail-signaturer. Henry er en 'seriel gæsteplakat', så du kan se ham rundt på nogle andre tekniske websteder. Følg ham på Twitter her.
Foto kredit: Marco Orazi
