Har du forsket og kontrolleret Google for, hvad et virtuelt datarum kan være? Er det en software? Er det noget, du skal købe? Hvad er det for? Frygt ej. Med denne hurtige oversigt prøver vi at besvare dine spørgsmål. Lad os hoppe lige ind i det.
Et virtuelt datarum, eller kort sagt VDR, er et sted på internettet, hvor brugere kan gemme og dele dokumenter. Ud fra følelsen af begrebet kunne man tro, at det er noget nyt relateret til cloud-fildeling, og selvom det faktisk kunne være tilfældet, er begrebet datarum meget ældre end cloud computing-hypen.
Hvem bruger virtuelle datarum, og hvorfor?
Så hvad bruger du et virtuelt datarum til? Ofte kunne du finde enkeltpersoner og virksomheder, der er involveret i eDiscovery, M&A (fusioner og opkøb) og VC (venturekapital) ved at bruge virtuelle datarum til at placere alle deres data og filer på ét enkelt sted til gennemgang, arkivering og juridisk skyld. Nogle mennesker refererer også til dette som "aftalerummet." Derudover bruges virtuelle datarum også ofte af bestyrelsesmedlemmer i store virksomheder til at samarbejde i et sikkert miljø.
Alt dette sker normalt ikke på samme netværk, da parterne kommer fra forskellige virksomheder. Man kan sige, at et virtuelt datarum er en slags ekstranet, så det er ikke offentligt og kører ikke kun i din egen virksomhed, som et intranet ville gøre. Brug af virtuelle datarum sker primært for governance og compliance, ikke af hensyn til en bedre samarbejdsbrugeroplevelse.
Virtuelt datarum vs. Dropbox og andre
Okay, forstået, men hvorfor bruger vi ikke bare alle populære fildelingsudbydere i skyen? Har du nogensinde modtaget en e-mail med en sætning som: "Jeg har uploadet kontrakten til vores Dropbox-fællesdrev"? Jeg håber ikke. En stærk differentiator her er InfoSec og overordnet digital sikkerhed, kryptering og beskyttelse med en fuld revisionslog. De faktiske funktioner varierer selvfølgelig afhængigt af, hvilken udbyder af virtuelt datarum du vælger, og hvilken slags plan du betaler for. Her er nogle funktioner, du muligvis har brug for:
- Datakryptering
- Revisionslog og aktivitetssporing
- Digital rettighedsadministration
- Adgangsstyring
- Online (in-browser) dokumentfremviser
- Masseupload, træk og slip
- Så meget lagerplads, som du har brug for
- Brugsfunktioner, der passer til din brugssag
- Ekstern trusselsbeskyttelse
Hvem er de bedste udbydere af virtuelle datarum?
Jeg vil meget gerne give dig en bestemt go-to-virksomhed nu, men ofte er der ikke en eneste rigtig softwareløsning for alle. Afhængigt af dit budget, funktionskrav, due diligence-krav, forretningskrav, juridiske krav og alle dine partners krav, skal du omhyggeligt undersøge og sammenligne VDR-løsningen og udbydere af digitale dealrum derude.
Relateret post: 10-trins due diligence-tjekliste til valg af en virtuelt datarum-løsning
Jeg støtter ikke specielt noget af det følgende, men hvis du vil starte din forskning herfra, vil jeg anbefale dig at se på følgende virksomheder og produkter, der er bestilt alfabetisk:
- BlackBerry-arbejdsområder (WatchDox)
- Brainloop Secure Dataroom
- Citrix ShareFile virtuelt datarum
- Drooms NXG virtuelt datarum
- Intralinks virtuelle datarum
- Merrill DatasiteOne
- Nasdaq Boardfordel
- Safe-T softwaredefineret adgangssuite
- SecureDocs virtuelle datarum
Der kan helt sikkert også være andre gode, men disse er et godt udgangspunkt for din sammenligning og anmeldelse. Det er også værd at bemærke, at du bør lede efter "lokale" udbydere eller i det mindste vælge en global, der forstår de juridiske krav fra alle de nationer, der er involveret i aftalen, og de respektive love.
Del dine oplevelser
Jeg håber, du fandt dette hurtige resumé nyttigt og lærte et par vigtige fakta. Hvis du allerede har erfaring med at arbejde med VDR'er og andre typer af deal rooms, skal du sørge for at dele dine oplevelser nedenfor i kommentarerne. Jeg ønsker dig alt det bedste til dit projekt og arbejde.
Fotokredit: Funktionsbilledet “Kaffe og arbejde”Er gjort af Valeriy Khan. Billedet i artiklen "Teamwork på arbejdspladsen" er udført af Štefan Štefančík.
Redaktionel meddelelse: Vi bruger kun udtrykket "Dropbox" som et generisk udtryk i denne artikel. Det kan udveksles med enhver anden lignende forbruger sky-fildelingstjeneste.
