Karon, gusto nakong ipakita kanimo ang lima ka mga butang nga ikonsiderar kung nag-imbitar sa uban sa usa ka lokal nga miting, usa ka komperensya sa video, o usa ka komperensya sa telepono. Kini nga mga pamaagi naugmad sa daghang mga tuig sa pag-host ug pag-apil sa mga miting sa tibuuk kalibutan, ug nanghinaut ko nga kini mahimong mapuslanon kanimo. Dili nimo kanunay nga magamit ang tanan sa tanan nga mga palibot sa trabaho, apan sulayi pagpili ang imong mga paborito. Sigurado ko nga adunay pipila ka mga ideya nga kuhaon gikan sa lista sa ubos. Mao nga, sa wala’y dugang nga pagduha-duha, ayaw kalimti ang kape ug ... pahimusli ang labi ka produktibo nga mga miting!
1. Kinsa ang kinahanglan nga moapil?
Ang mga miting mahimong usa ka nindot nga paagi sa pagdala sa mga may kalabutan nga mga tawo nga magkauban sa usa ka lamesa (o virtual nga lamesa) aron analisahon ang status quo ug pagdesisyon sa labing kaayo nga paagi padulong sa usa ka sagad nga katuyoan. Bisan pa, ang tagbalay sa miting nga magpadala sa mga imbitasyon sa miting kinahanglan nga mabinantayon nga hunahunaon kung kinsa ang kinahanglan nga moapil ug kinsa ang dili makadugang bili. Mahimong mapintas kana, apan ang tinuod mao nga ang mga tawo kanunay nga nakalimot niini, ug ang oras sa matag tawo nagkantidad og salapi. Tingali wala sila gibaharan alang niini, apan sa usa ka punto, ang oras nga sila nalambigit niini nga miting mahimo usab nga magamit sa lahi. Kana labi ka kritikal kung ang mga miting mahitabo uban ang labaw pa sa usa ka organisasyon nga nahilambigit.
Kasagaran ang mga hingtungdan gusto nga mahibal-an apan dili kinahanglan nga igugol ang tibuuk nga oras sa miting sa ilang kaugalingon. Ang kini nga matang sa pag-ani sa kasayuran dili mapadayon kung ang kantidad sa mga maayo nga hibal-an nga mga miting nagdugang labaw pa sa imong kaugalingon nga oras sa opisina. Alang sa interesado nga hingtungdan labing maayo nga hatagan siya og usa ka katingbanan sa kung unsa ang gihisgutan sa miting ug kung unsang mga desisyon ang gihimo o kung unsa pa ang nahabilin nga nagpaabot alang sa ilang desisyon.
Busa siguruha nga analisahon ang hinungdan sa panag-uban ug pagdapit lamang sa mga tawo nga makadugang bili sa miting. Mobati nga gawasnon sa paggamit sa "opsyonal" nga imbitasyon alang sa mga tawo nga dili direktang naapektuhan. Kung ang resulta ra ang angay alang sa usa ka stakeholder, dili nimo kinahanglan nga usikan ang ilang oras sa pagsulti; ipadala lang kanila ang usa ka mubo nga update sa resulta sa miting. Kung dili ka sigurado kung unsaon pagdumala ang sitwasyon, pangutan-a lang ang mga kliyente o stakeholder kung gusto nila nga imbitahon o dili. Kasagaran ang usa ka makapaikag nga pamaagi mao ang dili pagtugot sa tanan nga mag-iskedyul sa mga miting sa wala pa nila mahibal-an ang pamatasan sa pag-host sa usa ka miting. Mahimo nimo kini tawgon nga usa ka lisensya sa pag-host, ug ang imong kompanya makatipig daghang oras ug salapi pinaagi sa paggamit niana.
2. Pagsulat us aka agenda
Unsa
Ang mga agenda ug impormasyon sa kinatibuk-ang miting kinahanglan nga mandatory alang sa usa ka imbitasyon sa miting. Siguruha nga ang mga dinapit nahibal-an kung "unsa" ang mahitabo o kung unsang proyekto ang nalangkit sa kini nga miting. Ang imong agenda mahimong ma-istruktura sama kasayon sa 1-2-3. Ang usa ka pananglitan nga istruktura alang sa mga bahin sa miting mahimong:
- 1. Pasiuna / Kinsa kinsa
- 2. Pagsulti sa sitwasyon / Pamahayag sa problema
- 3. Mga Ideya / Pagtudlo sa mga butang nga aksyon
- 4. Bisan unsang ubang negosyo/desisyon nga gisubay sa mga minuto
Kanus-a
Sultihi sila sa tin-aw nga sinulat nga teksto “kanus-a” mahitabo ang miting ug siguroha nga iapil ang pagbalik-balik nga impormasyon, petsa, adlaw sa semana, ug oras, ug kon gikinahanglan, idugang ang mga oras para sa tanang time zone sa partisipante kalabot sa ilang lokasyon. Usab, ilha kon unsa ka dugay ang miting kinahanglan nga molungtad. Mobati nga gawasnon sa pagdapit kanako sulod sa 15 minutos imbes nga usa ka tibuok oras kon mao ra kana ang imong gihunahuna nga gikinahanglan. Mahimo kang magplano gamit ang pipila ka buffer, apan ayaw pagpasobra niini—usa ka maayong webpage sa pag-coordinate sa mga butang nga may kalabutan sa time zone mao ang TimeAndDate.com ug ang ilang Tigplano sa Internasyonal nga Miting.
Nganong
Ayaw kalimti nga idugang ang mga detalye sa "ngano" ang miting nahitabo. Mahimong klaro sa pipila ka mga indibidwal kung ngano nga ang miting nagakahitabo apan ang uban nagpasalamat gyud sa usa ka aktuwal nga hinungdan aron sila mamuhunan sa ilang oras ug pagtambong. Kasagaran ang mga tawo adunay daghang buhaton sa ilang adlaw sa trabaho ug kung hangyoon nimo sila nga ipuhunan ang ilang oras sa imong miting, dili ba katuohan nga ipasabut sila kung ngano?
Karon mahimo ka magpadayon sa tinuud nga agenda sa miting. Gilista nimo dinhi ang mga yugto sa miting ug hilisgutan ug maila ang mga mahimo nga mamumulong o hingtungdan ug mag-andam usa ka plano. Samtang gipadali nimo ang tigum, ayaw kalimti ang imong agenda. Ibutang kini sa imong atubangan ug ipilit kini. Siguruha nga wala’y bisan kinsa nga nakakaon og daghang oras unya nga nakaiskedyul, gikawat ang higayon nga maingon sa uban ang ilang mga hunahuna.
Giunsa / Asa
Pahibaloa ang mga tawo kung unsang klase nga miting ang mahitabo ug kung giunsa nila kini pag-apil. Mahimong mahitabo nga adunay mga bag-ohan nga wala pa maanad sa “kinaandan”. Bisan kinsa nga dili makapaabut sa "unsaon" mapasalamaton kaayo kana nga matang sa kasayuran.
Sa pagbalik ang mga tawo magsugod gusto sa kini nga paagi sa pagplano nga nagsiguro nga ang oras sa matag usa gigamit sa labing kaayo nga mahimo’g rate. I-ebanghelisador nila ang pamaagi ug prangka nga gisalikway ang mga 'blangko' nga imbitasyon uban ang hangyo alang sa usa ka husto nga agenda nga idugang sa wala pa nila kini dawata. Ang "kinsa" natabunan na sa una nga bala, kung napalitan nimo kana.
3. Isulti sa mga dinapit kung unsa ang gusto nimo gikan kanila
Usa ka importante nga piraso sa pag-host sa usa ka miting mao ang pagdumala sa mga gilauman. Ipahibalo ang imong mga gilauman bahin sa sangputanan sa miting ug ipahibalo usab sa mga dinapit kung unsa ang imong gipaabut gikan kanila sa panahon sa miting ug bisan sa wala pa magsugod ang miting. Kung nahibal-an ra sa tanan kung unsa ang kinahanglan nga mahitabo sa tigum, mahimo nila kini hatagan og bili. Paabota ang mga tawo nga mobalibad sa imong imbitasyon kung dili kini klaro sa tanan.
Unsa ang iapil?
- Basaha ang mga dinapit ug sabta ang hingpit nga pagdapit
- Tambag sa mga giimbitahan nga magtaas mga puntos aron madugang sa Agenda kung adunay sila gimingaw
- Kung imong i-attach ang mga file sa imbitasyon, sultihi sila nga repasohon kini sa dili pa ang miting, dili sa panahon sa miting
- Sultihi sila sa pagpasa sa imbitasyon ngadto sa uban kon sa ilang hunahuna ang tawo makadugang og bili
4. Ipasabut kung giunsa ang pag-apil sa miting
Kung gigamit nimo ang kolaborasyon o teknolohiya sa komunikasyon sama sa web conferencing, video conferencing, o bisan sa audio conferencing lang, siguroha nga bisan ang walay kasinatian nga mga imbitado makaapil. Ilakip ang pipila ka linya sa mga detalye sa koneksyon ug mga instruksyon sa dial-in sa katapusan sa lawas sa pagdapit sa dili pa nimo ipadala kini. Kung mahimo, hatagi ang mga imbitado og koneksyon sa pagsulay aron mapamatud-an kung mahimo ba sila nga moapil sa dili pa ang tinuud nga miting.
Sa kini nga paagi masiguro nimo nga ang tanan naa diha sa oras, andam ug makahimo sa pagtinabangay kaysa paghulat sa tawo X nga dili makadumala sa pagpadagan sa usa ka plugin sa browser o sa tawo nga Y nga dili makasulod sa PIN sa Smartphone .
5. Mga minuto sa miting o wala kini nahinabo
Daghang mga miting ang gipadali sa paspas ug igong paagi apan mawad-an og bili kon ang gikasabutan nga mga lakang o aksyon dili masubay human sa miting. Siguruha nga ang tanan nga mga pahayag ug aksyon nga mga punto gi-assign sa mga indibidwal nga adunay takdang petsa ug siguroha ang pag-follow-up sa tukma nga panahon. Mahimo nimong gamiton ang usa ka tigbantay sa oras o usa nga nagrekord sa mga minuto sa miting sa madali.
Sa laing paagi mahimo ka usab magsulat usa ka katingbanan sa imong kaugalingon, pagkahuman natapos ang miting ug ipadala kini sa tanan nga mga partisipante (ug sa tanan nga wala). Siguruha nga iupod ang tanan nga mga pahayag ug sangputanan sa imong email sa katingbanan ug himua nga responsibilidad sa tagdawat ang pagsulti kung ang usa ka butang dili tama o wala masabti. Mahimong kini abstract, apan ang pipila ka mga tawo naglihok sama sa miting nga wala gyud mahitabo kung wala’y mga rekord sa kung unsa ang gisulti ug nahukman sa panahon sa usa ka miting.
Bonus: Eksperimento
Susihon ang among mga ideya nga giisip nga 'eksperimento'. Gawasnon nga pagsulay kini ug ipahibalo kanamo kung giunsa kini nagtrabaho alang kanimo o kung unsa ang imong gihunahuna bahin niini.
- Pag-iskedyul og 40 minuto nga mga miting imbis nga usa ka tibuuk nga oras o 20 minuto kaysa usa ka tunga nga oras. Pagsugod sa napulo ka minuto nga nangagi sa tibuuk nga oras pagkahuman matapos ang napulo ka minuto sa wala pa ang mosunud nga tibuuk nga oras (x: 10 - x: 50). Gitugotan niini ang usa ka gamay nga pagginhawa alang sa mga tawo nga kanunay moapil sa mga miting ug tugotan sila nga magbag-o sa pisikal nga lokasyon, mokuha og kape o moadto sa mga banyo ug magpadayon sa oras.
- Kuhaa ang imong telepono gikan sa imong lamesa o ibutang kini sa tiyan ug i-amang kini. Ipadayon ang imong pokus diin mahimo kini makadugang kantidad sa miting.
- Sulayi ang sketching sa miting. Usa ka bag-ong uso sa paghanduraw sa impormasyon sa imong notebook nga mamugnaon ug makalingaw.
- Kung ulahi ka, magbayad ka alang sa paniudto/panihapon sa tanan. Usa ka pamaagi nga dali nga makapauswag sa pagka-panahon sa mga partisipante ug mga host.
- Tip sa Pro: Pamati sa mga partisipante. Mahimo ka pa usab makakat-on usa ka butang nga bag-o kaysa paghatag sa mga update sa uban.
- Unsa ang imong mga pamaagi sa eksperimento? Ipahibalo kanamo sa seksyon sa komento sa ubus!
Wala’y MAS
Kung ikaw usa ka regular nga magbabasa sa TechAcute, mahimo nimong nahibal-an ang among bahin ni David Grady ug ang iyang video bahin sa pagpalambo sa kultura sa miting ug ang Wala’y Pagdawat Syndrome (MAS), apan kung dili, kusug ko nga girekomenda nga susihon ang video ug sundan siya Twitter. Usa siya ka mahigalaon nga lalaki, busa isulti ang “hi” kaniya.
Kredito sa litrato: Opisina Karon / Sebastiaan ter Burg
Mubo nga sulat sa editoryal: Kini nga artikulo usa ka update sa akong orihinal nga post gikan sa 2014.
