Els equips virtuals augmenten; no es pot negar. Van començar a aparèixer en empreses més grans fa aproximadament quinze anys i han estat cada vegada més utilitzades per organitzacions que treballen a escala mundial des de llavors.
Vaig decidir escriure aquest post quan vaig descobrir que treballar amb equips virtuals semblava ser el tipus més difícil de gestionar els esforços d’un equip per a moltes persones. Des que he estat treballant en camps d’operacions globals, em sentia com a casa amb aquests temes i volia compartir les meves experiències amb vosaltres.
Per què Virtual?
De vegades he escoltat que la gent pregunta què equips virtuals haurien de ser bons i que mai no podrien ser tan eficients com un equip assegut a la mateixa sala física. Aquestes i altres objeccions no provenen d’un grup concret d’individus sols, sinó que s’estenen per totes les edats i antecedents.
M'agradaria exposar algunes de les meves raons favorites per què els equips virtuals poden ser molt bons. Però, com passa amb tots els béns que hi ha, requereix una mica d’investigació i dedicació per fer-lo córrer realment bo.
Global Reach
Tant si esteu executant un servei, treballant en projectes, donant suport als usuaris o venent productes, hem d’afrontar que la majoria d’ells requereixen un abast global avui en dia i encara més en un futur proper. Això es pot aconseguir desplegant equips petits en una regió concreta i connectant-los virtualment per aprofitar sinergies de coneixement i disponibilitat.
Si un usuari de Nova York truca per resoldre un problema, normalment no li importarà si la persona que resol el problema es troba a Londres, Roma, Sydney, Singapur o qualsevol altra ciutat del món sempre que es resolgui el problema.
Servei 24/7
Una de les raons més populars per utilitzar equips virtuals és proporcionar un servei permanentment disponible durant tot el dia, cada dia de la setmana i fins i tot de vegades inclòs el cap de setmana.
Per tal d’evitar torns nocturns dins de les operacions, l’empresa es divideix normalment en 3 regions de tot el món. Sovint els tres equips es troben físicament a Amèrica, EMEA i APAC. Cada equip té un torn de vuit hores dins del dia local i després lliura al següent equip quan comença el dia.
Utilització òptima de l’espai de treball
Una mica menys popular és el desplegament d’un equip virtual per tal d’assegurar-ne un utilització òptima de l’espai de treball i equipament. En aquest cas, l’equip no es divideix necessàriament per la seva ubicació física sinó pel temps.
Sovint es persegueix això per evitar costos d’espai d’oficines addicionals o també pot passar al sector de fabricació.
Desplegament d’especialistes
De vegades, els projectes requereixen incloure un expert en la matèria que no es troba físicament a prop de l'equip del projecte. Naturalment, l’especialista podria viatjar per fer la feina cara a cara amb tothom, però aquesta podria ser una opció costosa si es tenen en compte totes les despeses obligatòries que s’afegeixen al treball real del projecte.
Per a l’especialista, també té més valor treballar com a membre de l’equip virtual, ja que mentrestant també pot treballar en altres projectes.
Continuïtat del Negoci
Un avantatge addicional de dirigir un equip virtual és augmentar la continuïtat del negoci. Si l’oficina A té un problema temporal amb la seva connectivitat de xarxa, l’oficina B i l’oficina C encara poden gestionar l’empresa sense cap problema de disponibilitat.
Dirigint un equip de serveis virtuals
Liderant i gestió d'un equip virtual és per a tots els membres de l'equip, no només per a una persona lleugerament superior a la jerarquia de l'organització. Com que sovint hi ha pocs controls locals o cap, tota la cooperació depèn en gran mesura de la confiança, la mediació intercultural i una bona comunicació. També heu de tenir en compte les persones que treballen en zones horàries diferents i assegurar-vos que ningú no s’obligui a fer hores extres ni treballar tard des de casa només per estar a la mateixa pàgina que la resta.
L’enllaç permanent
Per als equips operatius, que estan dividits de manera permanent en dues o més ubicacions, és una bona pràctica establir un enllaç permanent a través de la comunicació en temps real. La forma més eficaç i immersiva de fer-ho és amb una videoconferència de diversos llocs. Les opcions menys immersives serien una conferència telefònica o una sala de xat sempre activa. Utilitzant aquest enllaç permanent, els equips poden cooperar com si estiguessin a la mateixa habitació, o tan a prop com sigui possible, només amb ajuda. per la tecnologia de la comunicació.
Diversitat
"Com més millor”És una dita antiga i que també té en compte les diferències quan la creació d’un equip. Assegureu-vos de barrejar el gènere, l’edat, els antecedents culturals i les trajectòries professionals del vostre equip el millor possible. Com més varietat pugueu formar part d’un equip, més interessants seran les seves idees i enfocaments. Les experiències queden amb una sola persona, però el coneixement creix quan es comparteix.
Plataformes de col·laboració
Per treballar junts, una plataforma de treball compartida és molt important. Es tracta de compartir i treballar documents, actualitzar-se mútuament sobre notícies i fins i tot habilitar processos i fluxos de treball predefinits.
Podeu comparar aquesta plataforma virtual amb una taula de sala de reunions física on tots els membres de l’equip seuen i parlen dels seus esforços i debaten els passos següents per aconseguir una fita que s’acosta.
Tal plataformes de col·laboració solen desplegar-se a la xarxa de l’organització o estar disponibles a través del núvol.
Un nou aspecte del treball col·laboratiu són les característiques socials de la solució, així com la integració en altres mètodes de comunicació. Si el desplegament està ben integrat, es pot estalviar molt de temps eliminant les activitats redundants i assegurant-se que es compleixen els processos estàndard.
Per citar només algunes opcions potencialment bones, us puc recomanar que consulteu les solucions següents:
- Microsoft SharePoint
- jive
- Bloomfire
El més important, però, és analitzar les necessitats del vostre equip i trobar una solució adequada per cobrir aquests requisits. Assegureu-vos que també participeu a la direcció alta de la vostra organització en aquest tema, ja que és possible que ja hi hagi solucions que no s’utilitzen bé (fins ara).
Missatgeria instantània
Ara la missatgeria instantània té una mica de mala reputació i sí, puc entendre que les objeccions del mitjà es converteixen en una forma informal de comunicar-se. Però la missatgeria instantània és com l’acer: podeu fer alguna cosa bona amb ella o fer alguna cosa dolenta.
Al meu parer, els missatges instantanis poden ser excel·lents per a la comunicació ràpida i l'intercanvi de petites informacions que es requereixen amb urgència.
Més enllà de l'intercanvi d'informació d'un a un, podeu utilitzar la missatgeria instantània per a equips virtuals desplegant una sala de xat permanent per als membres de l'equip. D’aquesta manera, podeu actualitzar directament tothom de l’equip i demanar suggeriments o ajuda sobre un assumpte sense demora. Això també genera avantatges per als membres de l'equip que actualment no funcionen, per poder llegir el "script" i veure què ha passat mentre estaven fora i rebre les darreres actualitzacions.
Les solucions de missatgeria instantània més noves també funcionaran amb altres maneres de comunicar-se, com establir una conferència amb funcions de vídeo, compartir pantalla o treballar junts en una pissarra.
També són particularment útils les funcions de presència que permeten a tothom saber qui de l'equip està disponible actualment, fora, ocupat, en una conferència o en un altre estat personalitzable. Per tant, quan feu una pregunta a l’equip, podeu dirigir-les a algú que estigui en línia i disponible i no haureu de preguntar a diverses persones i esperar una resposta, tot i que potser no estiguin al seu escriptori.
Tanmateix, si el contingut de la conversa es converteix en quelcom més gran del que s’esperava, s’hauria de moure la conversa a un mètode de comunicació basat en temps real que permeti unes quantes dimensions més que el text, com ara una trucada telefònica o, fins i tot, una videoconferència.
Correu electrònic
El correu electrònic no canviarà i no desapareixerà. Pot molestar-vos, però és indiscutible. Algunes empreses treballen en solucions de correu electrònic i col·laboració que són una mena de correu electrònic del futur però només poden tenir un veritable valor si segueixen les normes i si aquestes normes es desplegen per a totes les organitzacions i particulars. Tanmateix, el correu electrònic no és tan terrible. El efectivitat del correu electrònic depèn de com es compon i de per què han triat el correu electrònic per als seus mitjans de comunicació.
Veu
O dit d’una altra manera: trucades telefòniques. No m’agrada molt aquesta manera de comunicar-me, però continua sent àmpliament adoptada i popular entre moltes persones. No sé res que us digui sobre això, que encara no sabeu.
Video conferència
Videoconferències o col·laboració en vídeo és el meu mitjà preferit per comunicar-me en un entorn empresarial. Aprofita la veu en temps real i la imatge de vídeo amb l'ús opcional de vídeo d'altres fonts, com ara la pantalla, que es podria compartir amb altres persones. Aquestes solucions poden incloure aplicacions per a una sola persona, com ara programari d'escriptori amb càmera web, integracions de maquinari a sales de reunions o zones de reunió amb funcions de vídeo.
Tens alguna altra idea o comentari sobre el treball amb virtuals o equips? M'encantaria escoltar la vostra opinió sobre això. Només cal deixar un comentari a continuació. Si mai voleu parlar d’equips virtuals i de col·laboració empresarial, feu-me un cop d’ull a Twitter. Moltes gràcies per llegir!
Crèdit de la imatge: Alejandro Tuzzi / Valor d’estoc / Gerd Funcke / Genivv / Mickey970
