Per tant, sou nou en la gestió de projectes o voleu millorar la vostra tramitació? Puc dir-te que aprendràs, milloraràs i creixeràs amb cada projecte que estàs tenint cura, però perquè no hagis de començar de zero, volia compartir alguns dels meus consells per tenir-los cura per evitar problemes crítics al llarg de tot les fases del vostre projecte.
L’esforç dedicat a la planificació d’un projecte reduirà els problemes i l’estrès que podríeu trobar en les fases posteriors del projecte i, sovint, aquests errors són costosos; per tant, per què no fer-ho bé des del principi sempre que sigui possible. Tingueu en compte també que n’hi ha molts metodologies de gestió de projectes i gestió de TI allà fora, però els meus suggeriments aquí haurien de ser prou genèrics per afegir valor al vostre projecte independentment dels processos de govern.
Preguntes que cal fer en iniciar un projecte
Propòsit
- Què va conduir a aquest projecte?
- Qui va tenir la idea?
- Qui se’n beneficiarà?
- Què passaria si el projecte no s’acaba?
- Personal
- Qui és la base d'usuaris del producte?
- Qui són els grups d'interès del projecte?
- Qui és el patrocinador del projecte?
- Quins resultats cal produir? (considerar Objectius SMART)
- Específic
- Mesurable (o avaluable)
- Assolible (o que es pot aprovar)
- Realista (tecnològic o basat en els recursos disponibles)
- Limitada en el temps
- Quines són les limitacions a tenir en compte?
- Limitacions: restriccions externes
- Necessitats: restriccions internes
- Quins supòsits existeixen?
- Quina feina cal fer? (WBS)
- Processos i passos en què consisteix cada activitat
- Quines són les entrades?
- Quins són els resultats esperats?
- Interdependència i relacions amb altres tecnologies / projectes / serveis
- Quant triga cada activitat?
- Temps
- Quan comença el projecte?
- Quan s’ha d’acabar el projecte?
- Hi ha dependències que puguin causar inactivitat / retard?
- Recursos
- Cal un determinat programari / tecnologia / eina per a aquest projecte? Costos?
- Qui realitzarà el treball del projecte?
- Quins són els seus papers? Habilitats?
- Quina és la seva capacitat? (8h / dia?)
- Finançar
- Es pot preparar una previsió de cost de referència després de completar una visió general del projecte d’alt nivell amb les tasques i la seva durada prevista
- Hi haurà pressupost del projecte? Quant? (fins i tot els projectes interns que no requereixen subministrament / facturació haurien de tenir un pressupost diari per comparar)
- Risc
- Què podria anar malament?
- Quin és el pla per a una "pausa d'emergència" i quan s'hauria de desencadenar?
Alternatives d'inici de projectes Super Lean
Sé que no tots els projectes estan previstos durant anys i que impliquen moltes empreses i grups d'interès. Independentment del valor de la documentació completa, també crec en la documentació compacta i senzilla. Per exemple, gaudeixo del paginador únic de TurnAround que sovint és capaç de substituir completament un PID en tota la seva glòria. La metodologia per a Gestió de projectes TurnAround està en llengua alemanya, però hem traduït el text template per a vostè.
Documentació rectora
Aquí teniu una llista d'artefactes que hauríeu de tenir en compte per preparar-los gestionar un projecte a través de. La complexitat d'aquests pot variar segons la mida del projecte, però mai no hauríeu de descartar-los tots. He separat aquesta llista en grups essencials i no essencials perquè entenguis millor la prioritat d'aquests.
Documentació essencial del projecte
- PID (Document d'inici de projecte) o Carta de projectes
- Pla de gestió de projectes
- Pla del projecte
- Registre RAID (plantilla)
- Cronologia d’alt nivell
- BRD (Documentació de requisits empresarials)
- Disseny de solucions de baix nivell (lliurat per part del desenvolupament)
- projecte Històric de canvis
- Pla de la següent etapa (pot ser una actualització del PID / explicació)
- Pla d'ampliació de recursos (recurs humà i pla d'habilitats, encara no hi ha plantilla)
- Matriu RACI
- Estructura de desglossament del producte (pàgina web d'exemple)
- Sol·licitud de canvi de producte
- Highlight Report (informe setmanal, quinzenal, mensual a les parts interessades i als patrocinadors)
- Informe de les lliçons apreses
- Document de tancament del projecte
Documentació no essencial del projecte
- Pla de transició
- Pla de comunicació
- Pla de formació
- Diagrama de flux de producte
- Informe de realització de beneficis
- Pla de recuperació de desastres
- Informe de final d'etapa
- Informe d’excepcions
- Final de l'informe del projecte
- Pla de prova d’acceptació de l’operació
- Minuts de trobada
- RFP (sol·licitud de proposta)
- Guia d'estimació de costos
- Informació de gestió de proveïdors
- Informació sobre el processament de l'aprovació del projecte
resum
Espero que aquestes indicacions siguin de valor per a vosaltres. Explicar tots els artefactes va ser una mica massa complex per a un sol article, però estic segur que qualsevol tipus de recerca de Google per a un document concret donarà fruits i és probable que us proporcioni plantilles gratuïtes per aprofitar el vostre treball. Molts d'aquests també es poden gestionar amb programes de gestió de projectes, com ara Microsoft Project o potser fins i tot un SaaS allotjat al núvol.
Per llegir més
Tot i que hi ha un munt de llibres útils sobre gestió de projectes i les pràctiques recomanades per aquí vull destacar la guia de butxaca ISO 21500 de Edició Van Haren. És un manual compacte i proporciona molta informació ordenada. Aquest és gairebé permanent al meu escriptori. Comproveu-ho. 🙂
Crèdit de la imatge: Kris Krüg / Camil Tulcan / David / HP Alemanya
