Добрите книги за управление на проекти са рядкост, но проектите са се превърнали в крайъгълен камък на съвременното работно място, независимо дали става въпрос за нещо толкова просто като препроектиране на офис или разработване на нов софтуер. Днес искаме да говорим за книгата "Управление на проекти за неофициалния мениджър на проекти“ от Кори Когон, Сузет Блейкмор и Джеймс Ууд. Всички проекти, независимо от размера им, се придържат към два основни принципа. Те имат начална и крайна дата; и второ, всички създават нещо ново и полезно. Повечето хора, работещи по проекти, стават неофициални ръководителите на проекти без да го осъзнават и много бързо се оказват в предизвикателна ситуация.
Голям брой проекти са или анулирани, или не са завършени навреме, което според изследванията се дължи лошо управление. Зашеметяващо количество от работния ден на индивида се изразходва за проекти, но много малко хора се идентифицират като ръководители на проекти. Още по-малко са получили официално обучение по управление на проекти. Книгата „Управление на проекти за неофициалния ръководител на проекти“ от Кори Когон, Сузет Блейкмор и Джеймс Ууд може да ви помогне, ако някога сте изпадали в стресова ситуация. Също така искам да добавя, че не е задължително да сте част от компания, за да използвате тези умения. Неофициален ръководител на проект може да бъде и майка, татко или който и да е друг. Проектите са навсякъде около нас и искат да бъдат управлявани.
Мълчаливите лидери и мениджъри без роли
Някои хора по света нямат професия, която да им дава власт, но въпреки това са способни да ръководят хората. Това става като имате силен характер и сте някой, когото хората искат да следват. Нелсън Мандела и Мартин Лутър Кинг младши бяха два примера за това. Те нямаха никаква официална власт, но все пак успяха да променят света. Ако искате да бъдете добър мениджър на проекти, трябва да сте някой, когото хората искат да слушат и който има силата на характера да вдъхновява другите.
Тази книга казва, че има четири важни неща, които лидерите трябва да правят. Първото е да бъдете уважителни. Това означава да правите неща като да донесете обяд за екип когато има много работа за вършене. Секундата поведение е решаващо. Лидерите трябва да вземат решения бързо и трябва да могат да променят мнението си, когато е необходимо. Те също трябва да могат да се справят добре със стреса. Третото поведение е яснотата. Лидерите трябва общуват своите планове и цели ясно, така че всички да ги разберат. И накрая, лидерите винаги трябва да се учат. Те никога не трябва да спират да учат нови неща, за да могат да вземат по-добри решения за своя екип.
Когато работите по проект и времето е малко, важно е да слушате какво имат да кажат другите хора. Ако говорите над тях, те няма да могат да работят добре и няма да можете да ускорите нещата. Третото фундаментално поведение е изясняването на очакванията. Много неофициални ръководители на проекти възприемат минималистичен подход, когато става въпрос за това. Те казват на отделните членове на екипа какво се очаква от тях, но не и как се вписва в по-голямата картина. Това кара хората да чувстват, че работата им не се оценява. Вместо това покажете на колегите си как тяхната работа се вписва в общата картина. Това ще ги задържи мотивирани като им помага да видят истинската стойност на своя труд.
Книгата казва, че четвъртото важно нещо, което трябва да направите, е винаги да бъдете отговорни. Това означава да се отнасяте към хората така, както искате да се отнасят към вас. Ако закъснеете за срещи, тогава и други хора ще закъснеят. Като станете отговорни дори за неща, които не вървят добре, ще дадете пример и на другите. Ако всичко е наред, може и да празнувате заедно и да се отчитате за постиженията на отбора.
Фази в управлението на проекти
Има различни фази в управлението на проекти. Всеки идва със собствен набор от предизвикателства. Докато някои от фазите водят до промяна, други изискват повече поддръжка. Независимо от това, всяка фаза е важна, ако искате да стигнете до целта. Дори ако един прост проект изглежда не се нуждае от всички стъпки, разумно е да ги завършите фази на проекта, дори ако документите отнемат само пет минути, и след това продължете. Моля, обърнете внимание, че тези фази не са изключителни за книгата, върху която се фокусираме, много методологии за управление на проекти имат същите или подобни фази.
Иницииране на проекта
Фазата на стартиране на проекта е най-важната част от проекта. Това включва определяне на цели и задачи, определяне на ресурси и определяне на прогнозни разходи. След като вашият екип е настроен, можете да започнете да начертавате или планирате различните дейности, които трябва да бъдат завършени, както и да определите колко време ще отнеме всеки процес. Ще трябва също така да разберете кой трябва да участва във всяка стъпка от проекта и да се уверите, че всички са съгласни с очертаното.
За да започнете всеки проект, първо трябва да идентифицирате вашите заинтересовани страни - всеки, който е въвлечен или повлиян от проекта. След като идентифицирате хората, които ще бъдат засегнати от вашия проект, е време да проведете разговор с тях. Целта на това е двойна: първо, да обясните вашия проект; и второ, да събере отговорите им. По този начин ще знаете какво мислят и искат, преди да се захванете за работа. Някои може да кажат, че управлението на проекти е просто изискан начин да се каже „организация“. Всеки проект, който предприемете, вероятно ще изисква няколко стъпки, всяка със собствен набор от задачи. Това ни отвежда до етапа на планиране на управлението на проекта.
Планиране на проекти
Когато бях ръководител на проекти, харесвах планирането и настройката на проекта диаграми на Гант повечето. Преди да започнете да планирате цели или да измисляте резултати за вашия проект, направете крачка назад. Вашият основен приоритет трябва да бъде да идентифицирате рискове свързани с вашия проект и измислете начини за смекчаване на тези рискове. Това е нещо, което трябва да обсъдите с вашия екип, така че всички да са на една и съща страница. Също така се уверете, че не забравяте за сложността на задачите и неизвестни неизвестни.
Можете щедро да въвеждате рискове във вашия дневник, но се уверете, че сте им дали подходяща оценка за вероятност и сериозност. Преди COVID-19 да ни удари, не много имаха „глобална пандемия“ в своя инструмент за проследяване на риска, но въпреки че беше малко вероятно, тя все още се случи и все още се случва с голям набор от сложни промени и забавяния. Така че разберете рисковете си и създайте план за смекчаване или официално приемете риска без план за смекчаване.
След като идентифицирате рисковете и възможните стратегии за смекчаване, вече можете да започнете да определяте резултатите от вашия проект – тоест целите, които вашият проект възнамерява да постигне. За всеки един от тези желани резултати избройте всички дейности, необходими за постигането му. Полезен начин да включите всички в този процес е като дадете на всеки член на екипа стек от лепящи бележки и да ги накараш да отидат на работа да размишляват. Разбира се, можете също да започнете това самостоятелно или със заинтересованите страни, които са поискали проекта, но в този случай е разумно да направите втора сесия с екипа по-късно. Можете също да направите това виртуално онлайн с инструменти за видеоконференции и сътрудничество или интерактивни дъски, ако работите в разпределен екип.
След като обмислите всички дейности, свързани с резултатите от вашия проект, най-накрая можете да започнете да планирате. Решаващ елемент от планирането е да се определи кои дейности трябва да бъдат завършени, преди другите да започнат. В крайна сметка, ако една жизненоважна дейност претърпи неуспех, в резултат на това целият ви проект може да се забави. За да намалите вероятността от възникване на такива затруднения, може да обмислите възлагането на този тип задачи на вашите най-добри хора. Докато планирате задачата и времето, необходимо за изпълнение на задачите, не забравяйте да запомните, че не цялото време, изразходвано за работа, може да бъде намалено чрез увеличаване на броя на хората, работещи по една задача. Човекът все още се нуждае от девет месеца бременност, преди да се роди бебе. Да имаш девет бременни жени не означава, че ще свършиш за един месец. Това означава, че ще получите девет бебета след девет месеца.
Изпълнение на проекта
След като вашият проект е в ход, време е да насочим вниманието си към третата и последна фаза на успешното управление на проекта: изпълнение. Това е мястото, където лидерите наистина са подложени на изпитание по отношение на отчетността. Аспекти като отчетността са положителна, движеща сила, която може да ви помогне да успеете като ръководител на проекти. Ако се държите отговорни, членовете на вашия екип ще ви вярват повече. И ако се придържате към ангажиментите си, ще можете да запазите неформалния си авторитет, който е от съществено значение за успешното изпълнение на вашия проект.
Можете да се борите с това, като внедрите сесии за отчетност на екипа. В тези веднъж седмични срещи всеки, който има дял в проекта, може да информира групата за напредъка си, следващите стъпки и всички проблеми, възникнали по пътя. Сесията за отчетност на екипа ви дава шанс да обясните вашите действия и намерения на вашия екип, както и да получите обратна връзка от други членове. Вашата откритост може да вдъхнови другите да предоставят свои собствени предложения или дори да установят, че те са пред вас в изпълнението на ангажиментите си и могат да предложат известна помощ.
Контрол на проекти
Наблюдението и контролирането на пълзенето на обхвата е от решаващо значение по време на фазата на изпълнение на всеки проект. Пълзенето на обхвата се отнася до това, когато първоначалните параметри на проект започват да се разширяват по време на неговото изпълнение. Ако не бъде проверено, това може бързо да провали или компрометира цялото начинание. Ако установите, че в средата на проекта са въведени нови изисквания, може да има смисъл да имате подписана официална заявка за промяна, в която въвеждате допълнителни рискове и правите корекции в графика. Това ще бъде важен документ, към който да се обръщате, докато проектът напредва. В допълнение към проследяване тези промени, вие също трябва да имате изготвен план за наблюдение и контрол на всяко ново развитие, което потенциално може да повлияе на графика и бюджета на вашия проект.
Контролът на проекта и мониторингът на напредъка са основни аспекти на успешното управление на проекта. За да поддържате проект в правилния план, е важно да имате система за проследяване на промените и актуализациите, когато се появят. Това може да стане чрез създаване на подробни времеви графики и бюджети, както и чрез проследяване на действителните спрямо прогнозираните разходи и разходи. Също така е важно да се определят етапи и контролни точки в целия проект, за да се гарантира, че той протича според плана. Редовните срещи с всички заинтересовани страни също могат да помогнат всички да бъдат информирани за напредъка на проекта и всички потенциални препятствия, които може да са възникнали.
Закриване на проекта
Последната фаза на управлението на проекта е ефективното затваряне на проекта. Това трябва да стане със среща на заинтересованите страни, на която обсъждате дали целите са постигнати и дали всички са доволни от резултата – точно както проектът започна. В идеалния случай ще обсъдите и проблеми или пречки, възникнали по пътя. Установете рутина за създаване на документация за извлечените поуки и, ако е възможно, опитайте се да избегнете същите или подобни проблеми, които да повлияят на бъдещи проекти.
Също така е от решаващо значение да поискате обратна връзка от екипа и други заинтересовани страни. Това ще ви помогне да определите кои области се нуждаят от подобрение за бъдещи начинания. Ако вземете тази информация присърце и я приложите по съответния начин, тогава се подготвяте за успех по пътя. Не забравяйте да проведете подобна дискусия с членовете на вашия екип по проекта, но го направете с уважение. И ако нещата не вървят по план, устояйте на изкушението да хвърлите вината; по-скоро се стремете да поддържате нещата конструктивни, така че да могат да се научат уроци от всички, които вървят напред.
Заключителни мисли
в 'Управление на проекти за неофициалния ръководител на проекти', Кори Когон, Сузет Блейкмор, и Джеймс Ууд разгледайте цялостно и систематично управлението на проекти. Книгата е насочена към онези, които не са официално обучени в дисциплината, но въпреки това се оказват, че поемат отговорности, подобни на ръководители на проекти. Той обхваща всичко - от инициирането на проекти до успешното им затваряне. В допълнение към обсъждането на общи принципи на управление на проекти, Kogon се задълбочава в специфични дисциплини като управление на риска, обществени поръчки и управление на заинтересованите страни.
Те също така включват полезни съвети и инструменти, които могат да бъдат приложени към всеки тип проект. Ако търсите безсмислено ръководство за ефективно управление на проекти, това е то. Те обясняват процесите с прости думи и помагат на читателя да разбере сложни сценарии с реалистични примери и истории. Независимо дали току-що започвате или имате дългогодишен опит, тази книга със сигурност ще ви даде ценна представа за света на управлението на проекти. Така че, ако сте готови да поемете повече отговорност на работното място и искате да постигнете реално въздействие, тогава „Управление на проекти за неофициален ръководител на проекти“ може да бъде вашето ръководство.
YouTube: Общ преглед на управлението на проекти (Кори Когон)
Снимка кредит: Снимките (1, 2, 3, 4) в статията са символични и са дело на Юрий Красилников. Чертежите на процеса и инфографиките са от Wikimedia Commons и са кредитирани директно под снимките.
