Budur bir layihə meneceri kimi sevməyi öyrəndiyim bir təcrübə ilə bələdçi. Yalnız bir neçə işləyən insanlar çoxlu e-poçtlardan və əsasən israfçılıq hesab etdikləri digər şeylərdən şikayətlənmirlər. Bunlardan bəziləri aktual olsa da, digərləri uyğun olmasa da, səhrada toxunmağa ehtiyac olmayan şeylərin qızıl külçələrini tapmaq çətindir.
Bunun öhdəsindən gəlmək asan deyil və bu, vaxt aparacaq, lakin ətrafınızda təkmilləşdirilmiş ünsiyyət mədəniyyətini formalaşdırmaq mümkündür. Bu mədəniyyət dəyişikliyi ətrafınızdakı insanların onları və ya başqalarını narahat etmədən dəyişməsini istədiyiniz şəkildə idarə etmə təcrübələrinə diqqət yetirir.
Şübhəsiz ki, nə kiməsə zəng edəndə, nə də telefonu götürəndə siz telefon zənglərini dayandıracaqsınız. Heç vaxt yazmasanız və ya onlara cavab verməsəniz, e-poçt söhbətlərində iştirak etmə ehtimalınız çox azdır. Təbii ki, bu, işinizi uzun müddət saxlamağa kömək etmir. Əgər siz heç vaxt görüşlərə dəvət etməsəniz və ya iştirak etməsəniz, siz də dəvət almağı dayandıracaqsınız.
Bir nöqtədə insanlar sizə yaxınlaşacaq və daha aqressiv şəkildə kömək istəyəcəklər və ya sadəcə çatışmazlığı barədə menecerinizə şikayət edəcəklər əməkdaşlıq, bu məsələni sonundan etibarən həll etməyin düzgün yolu olacaqdır. Bir şey sizin əhatənizdə olmasa da, heç bir geribildirim etməmək peşəkar deyil. Ehtimal ki, başqa bir dolayı yolla layihələrdə gecikmələrə səbəb olur və ya vaxt və pul xərcləyirsiniz.
Vaxt qazanmaq üçün təkrarlanan status yeniləmələrindən istifadə
Müəyyən bir davranış üçün bir ün qazansanız, müəyyən bir müsbət gözləntini də ortaya qoyacaqsınız. Mütəmadi olaraq proaktiv şəkildə əlaqə qura bilərsiniz və bu səbəbdən sizi iş axınınızdan kənarlaşdıran elektron poçt mərmilərindən çəkinin. Bəs buna necə getmək olar?
Bir şey üzərində işlədiyiniz zaman, bu, kiçik bir layihə və ya illərdir davam edən nəhəng layihə ola bilər, bütün maraqlı tərəflər üçün ən azı həftəlik status yeniləmələri hazırlamaq yaxşıdır. Məlumatları təqdim etməklə siz çox vaxt itirmədən hər kəsə layihənin bütün müvafiq aspektləri haqqında tez məlumat verə bilərsiniz. Qısa saxlayın və yalnız güllələrdən istifadə edin. Rəng kodundan istifadə edin və həmişə və bütün layihələr üçün eyni formatda qalın. Bu təcrübələrə riayət etmək ünsiyyət səyinizə ardıcıllıq və daha çox dəyər verir.
Bunu müntəzəm olaraq göndərin, lakin bir nümunəyə sadiq qalın. Maraqlı tərəflərə və komandaya layihə tamamlanana qədər hər X iş günündə həftəlik yeniləməni alacaqlarını bildirdiyinizə əmin olun. Bunu etməklə, maraqlı tərəfləriniz yeniləmənin tezliklə gələcəyini bilir və statusla bağlı tək təcrid olunmuş sualı cavablandırmaq ehtimalı daha azdır. Digər tərəfdən, onlardan işin necə getdiyi barədə soruşsalar, onlar sizinlə yenidən əlaqə yaratmadan, sadəcə olaraq ən son status yeniləmə məktubunu yönləndirməklə üçüncü tərəflərə ən son status məlumatlarını təqdim edə bilərlər. Bu, onlar üçün, sizin üçün daha xeyirlidir.
Əlavə oxu: Daha Yaxşı E-poçtlar yazmaq üçün 5 göstəriş
Təkrarlanan iclaslara necə?
Planlaşdırılmamış ad hoc telefon zənglərinin və ya konkret məsələ ilə bağlı sizinlə şəxsən əlaqə saxlayan insanların qarşısını almaq məqsədi ilə görüşləri çox oxşar şəkildə idarə edirsiniz. Layihələrin idarə edilməsi sahəsindən başqa, bu, əməliyyat qruplarının idarə edilməsinə də aiddir. Hər kəs müəyyən bir nöqtədə həftəlik və ya aylıq görüşün gəldiyini bilirsə, suallarını və ya yeniləmələrini həmin vaxt gələnə qədər saxlamaq ehtimalı daha yüksəkdir.
Kritik və təxirəsalınmaz məsələlər üçün bu, əks məhsuldar ola bilər. Əgər kimsə əsas məlumatı müntəzəm görüş başa çatana qədər saxlayarsa, bu, məsələnin nə ilə bağlı olduğundan asılı olaraq gecikmə və məyusluq yarada bilər. Müvəqqəti ünsiyyəti və kəsintiləri minimuma endirmək əla olsa da, bu, təkrar-təkrar hamının hər zaman vacib məsələlər üçün hazır olduğunuzu bilməsinə də aiddir. Təcrübə etdikcə bu, zamanla tarazlaşacaq, lakin bunu tamamilə laqeyd etmək olmaz.
Əlavə oxu: Daha məhsuldar görüşlər üçün 5 göstəriş
Status yeniləməsi necə yazılır?
Mən sizi şablon poçt faylı ilə əlaqələndirmək istəmirəm, çünki orada bir çox format və sistem var. Ümid edirəm ki, aşağıdakı məlumatı sadə mətndə tapacaqsınız. Status yeniləməsində maraqlı tərəfə bir dəqiqədən az müddətdə hər şey haqqında məlumat vermək üçün yalnız sürətli güllələrdən istifadə etməlisiniz. Müzakirə üçün daha təfərrüatlı şeylər varsa, onsuz da onlara ayrıca baxılmalı olacaq və çox güman ki, layihə komandasındakı hər kəs üçün uyğun deyil. Bu işə götürə biləcəyiniz bir şey deyil onlayn yazı xidməti bunu sizin üçün etmək, lakin əminəm ki, gələcəkdə bu cür yeniləmələrdən zövq almaq üçün sürətlə böyüyəcəksiniz.
Bir maddə tamamlandıqdan sonra aşağıdakı yeniləmədə silin. Siyahını maksimum 3-5 güllə saxlayın. Ətraflı məlumatı izləyin layihə planı, status yeniləməsində deyil. Məlumata rəng kodu vermək yaxşıdır. İşlər bitdikdə çoxlu yaşıl rəngdən istifadə edin, lakin bir şeyi kəhrəba və qırmızı kimi qeyd etməyə diqqət edin. Yalnız işlər ciddi şəkildə artdıqda və rəhbərlik bunu təsdiqlədikdə, siz layihəni və ya tək tapşırıqları daha mənfi rəngə çevirməlisiniz.
Mövzu xətti: “Yeniləmə: [Layihə Adı] - [Tarix] - Vəziyyət: [Yaşıl/Kəhrəba/Qırmızı] Aşağıdakı e -poçt gövdəsi nümunəsi:
Layihə: [Layihə Adı]
Başlama tarixi: [Başlama tarixi] Bitiş tarixi: [Planlaşdırılan bitmə tarixi] Vəziyyət: [yaşıl/kəhrəba/qırmızı]
Yeniləmə tezliyi: [Həftəlik/Aylıq] Layihənin məqsədləri:
- [Gözləyən/Əldə] - [Layihənin ümumi hədəfi]
- [Gözləyən/Əldə] - [Layihənin ümumi hədəfi]
Status maddələri:
- [Ediləcək / davam edir /Tamamlanmış/ Tezliklə] - [İcra edilməsi lazım olan vəzifə] - [tapşırıq sahibi] -ə məxsusdur.
- [Ediləcək / davam edir /Tamamlanmış/ Tezliklə] - [İcra edilməsi lazım olan vəzifə] - [tapşırıq sahibi] -ə məxsusdur.
- və sair…
Şərh: [Lazım gələrsə, burada qısa qeyd əlavə edin və ya bu xətti çıxarın] [Əgər sizdə varsa, layihənizin Gantt diaqramının cari şəklini bura yapışdırın] Bu layihədə maraqlı tərəf olmaq üçün namizəd olduğunuz üçün bu məlumatı alırsınız. Əgər belə deyilsə, onun yerinə kimə məlumat verilməli olduğunu bildirin.
Şöbənizdə banner və ya başqa növ vizual brendiniz varsa, ondan status yeniləmə e-poçtunda istifadə edə bilərsiniz. Nə olursa olsun, bunu etsəniz, ona sadiq qalın və ardıcıl qalın. Bu, özünüz, komandanız, şirkətiniz və bütövlükdə işiniz üçün peşəkar brend yaratmaq üçün əla yoldur. Müdirlər və müştərilər ardıcıllığı sevirlər. Bu, etibar yaradır və işinizdən asılı ola biləcəkləri deməkdir.
Belə proaktiv yanaşma haqqında nə düşünürsünüz? Fərqli təcrübələriniz olub, yoxsa bu təcrübə ilə razısınız? Hər halda, aşağıda şərh bölməsində rəyinizi eşitmək istərdim. Oxuduğunuz üçün təşəkkür edirik və status yeniləmələri ilə əylənin.
Əlavə oxu:
Şəkil kredit: Sebastian ter Burg
