هناك فرصة جيدة أن يحتوي مكتبك على الأقل على بعض العناصر - الفوضى - التي لم تعد بحاجة إليها بعد الآن. من السهل أن تتراكم كمية الفوضى في المكتب بشكل عام وفي أماكن العمل بشكل خاص بمرور الوقت ، وهناك جزء منا يشعر بالقلق من التخلص من أي شيء "فقط في حالة".
لكن الأمر يستحق كل هذا الجهد. يمكن للمكتب الخالي من الفوضى أن يفرغ مساحة يمكن استخدامها بشكل أكثر إنتاجية ، ويبدو أكثر احترافًا وهو مكان أكثر متعة وإنتاجية للعمل فيه.
سخرية الفوضى
على الرغم من أننا قد نقضي شهورًا وحتى سنوات في العمل في بيئة مليئة بالفوضى التي لم نعد بحاجة إليها ، عندما نبدأ أخيرًا في إزالتها ، من اللافت للنظر إلى أي مدى يمكننا فجأة الاستغناء عنه. غالبًا ما نحتاج إلى حافز للبدء - فربما تؤدي عملية تجديد كبيرة للمباني أو تحرك وشيك إلى حدوث تراجع؟
أنواع الفوضى النموذجية
قد يدهشك اكتشاف مقدار ونوع الفوضى التي شاركت المكتب معها. لماذا تحتفظ بتلك المطبوعات القديمة التي تم إزالتها عندما تم تجديد المكتب بطبقة جديدة من الطلاء والصور الجديدة؟ ما الهدف من التمسك بهذه الطابعة القديمة التي تم تركيبها واستبدالها منذ فترة طويلة بطراز جديد وأسرع؟ هل تحتاج حقًا إلى تلك المستندات القديمة التي يعود تاريخها إلى سنوات ولم يعد يشار إليها؟ من المؤكد أن تلك الصناديق القديمة من الملفات التي أحضرتها معك في آخر مرة قمت فيها بنقل المكاتب ولم تفتحها مطلقًا منذ ذلك الحين يمكن التخلص منها أخيرًا؟
كيف تقرر ما إذا كان مكتبك يحتاج إلى تنظيم
أولاً ، ما لم تكن فائق الكفاءة أو انتقلت للتو إلى مبنى جديد ، فمن المحتمل أن يكون هناك على الأقل بعض الفوضى التي يمكن إزالتها.
اختبار "الوقت": ما هي المدة منذ استخدامك لهذا العنصر أو حتى لمسه؟ إذا استمر أكثر من ستة أشهر ، فمن غير المحتمل أنك ستحتاج إليه.
طريقة "الملء": عند إضافة المزيد من العناصر إلى ملف أو خزانة ملفات ، يمكن التخلص من المستندات القديمة لإفساح المجال للعناصر الأحدث. إذا كنت تحاول حشر أحدث الأوراق في خزانة ملفات كاملة ، فاسأل نفسك ما إذا كانت المستندات القديمة لا تزال بحاجة إلى وجودها.
يمكن أن ينطبق الأمر نفسه على الرفوف: على سبيل المثال ، عندما تكبر مجموعة من المجلات التجارية على الرف ، قم بإعادة تدوير أقدمها لإفساح المجال للجديد بدلاً من تكديسها أو وضع رف جديد لأخذ المزيد.
فوضى الكابلات: ترويض الكابلات المتشابكة التي تدور حول المكاتب ومحطات العمل. يمكن أن تساعد قنوات الكابل البسيطة أو حتى مزاريب المطر في إزالة الكابلات.
التقط صورة: في بعض الأحيان مجرد التحديق حولك مكتب يحاول أن يقرر ما يحتاج قد تكون الإزالة صعبة. قد يؤدي التقاط بعض الصور إلى وضع الأشياء في منظور حاد - نصيحة جيدة هي إلقاء نظرة على الصور عندما تكون بعيدًا عن المكتب نفسه. سوف يلاحظ عقلك ما يمكن أن يحدث بشكل أكثر فعالية.
البحث عن منازل للعناصر: اجعلها قاعدة أنه يجب تخزين العناصر في مكان ما ، وليس فقط تركها بشكل عشوائي على الأسطح مثل المكاتب والأرفف وأسطح الخزائن. قد يبرز هذا ما إذا كانت بعض هذه العناصر "الكذب" ضرورية حقًا أم لا.
ابدأ من نقطة الصفر: في بعض الأحيان يتم إزالة الفوضى عن طريق القطرات والبقع ونتيجة لذلك لا يتم إجراؤها بشكل كامل. ربما يتم التخلص من بعض العناصر التي عفا عليها الزمن بشكل واضح وهذا كل شيء. من الأفضل القيام بذلك "من الألف إلى الياء" من خلال تكريس الوقت المناسب وتركيز الجهد عليه.
إعادة تقييم العناصر: تخدعنا أدمغتنا في التفكير في أن كل شيء مهم ويجب أن يكون موجودًا ، لذلك علينا التغلب على مقاومتنا الطبيعية للتخلص من الأشياء. عند إخراج العناصر من مخابئها ، اسأل ما يلي:
- هل هذا العنصر له غرض؟
- هل عفا عليها الزمن؟
- هل نحن بحاجة إلى هذا أم أنه هنا لأننا "ربما" نحتاجه؟
- هل تذكرنا حتى أنه كان هنا قبل الكشف عنه؟
ستوجهك الإجابات إلى الإجراء الذي يجب عليك اتخاذه.
التخلص من الفوضى كل يوم: حتما ، سوف تتراكم الفوضى في المكتب المزدحم. اجعلها قاعدة مكتبية أخرى للتخلص من الفوضى لبضع دقائق كل يوم - أو على الأقل كل أسبوع. ربما حدد بعض الوقت بانتظام للقيام بذلك ، فلن تخرج الأمور عن السيطرة على المدى الطويل.
حظر الملف والدرج "المتنوع": يمكن أن يصبحا مقبرة حقيقية للأعمال الورقية والأشياء الأخرى التي نادرًا ما تستخدم. يصبح من السهل جدًا وضع الأشياء في الدرج لإبعادها عن الأنظار ، ويمكن قريبًا نسيان الأعمال الورقية في ملف "متنوع" أو - والأسوأ من ذلك - عدم القدرة على العثور عليها لأن الناس ينسون ما بداخلها.
تنظيم مساحة العمل: ينطبق الكثير مما سبق على مساحات العمل الفردية. حافظ على نظافة سطح المكتب باستثناء العناصر المستخدمة باستمرار ، ولا يوجد درج "متنوع" حيث يتم إلقاء كل شيء فيه ، وقم بإعداد نظام أساسي وفعال لإدارة الأعمال الواردة والصادرة.
الفوضى الرقمية: شجع الموظفين على عدم استخدام البريد الإلكتروني كقائمة "للمهام" والتذكير. ضمان التنظيم السليم لـ البريد الإلكتروني مثل البريد الصحيح صندوق بريد بدلاً من صندوق بريد كبير واحد يحتوي على كل شيء ، واستخدم تسهيلات الإبلاغ والمتابعة للبقاء على اطلاع على رسائل البريد الإلكتروني.
على نفس المنوال ، حافظ على أجهزة الكمبيوتر منظمة مع حفظ الملفات بشكل مناسب والحفاظ على سطح المكتب الافتراضي واضحًا. اطلب من الموظفين عدم استخدام مساحة سطح المكتب كأرض تفريغ افتراضية للملفات والمستندات - قم بحفظها بشكل صحيح.
توفير المساحة وزيادة الإنتاجية
بمجرد أن يتم التخلص من مكتبك بالكامل ، فإن التنظيف الجيد سيكون مفيدًا لإبراز شعور "القائمة النظيفة". كانت هناك أجريت الدراسات التي تثبت أن العمال يشعرون بتحسن ويعملون بشكل أكثر إنتاجية في بيئة عمل نظيفة وواضحة ، والوقت الذي لا يضيع في البحث عن العناصر أو العمل حول الفوضى هو المزيد من الوقت الذي يتم إنفاقه بشكل منتِج.
عن المؤلف
تخليص مكتب لندن يوفر خدمات تخليص مكتب آمنة ومأمونة ، بما في ذلك التخلص من بيانات الكمبيوتر. تخلص من التوتر الناتج عن الانحراف!
الصورة الائتمان: Unsplash
