هل ترغب في كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل؟ كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل أمر صعب، ولكن يمكن تعلمه وممارسته. يُعد البريد الإلكتروني، إلى جانب المكالمات الهاتفية والرسائل الفورية، من أكثر وسائل التواصل شيوعًا. هناك حلول واعدة للتعاون المؤسسي قد تُقلل من استخدام البريد الإلكتروني أو حتى تحل محله في مرحلة ما في المستقبل، ولكن حتى الآن، لا يزال البريد الإلكتروني هو سيد الكلمة المكتوبة في الأعمال اليومية.
مع ذلك، التواصل عبر البريد الإلكتروني ليس سهلاً. بالطبع، يمكنك كتابة جمل وإرسالها. نأمل أن يفهم المستلمون ما تريده منهم أو ما تطلبه. في هذه المقالة، أود أن أشارككم بعض النصائح لإعداد رسائل بريد إلكتروني أفضل تُسعد الناس.
أعلم جيدًا أن هناك مئات المقالات الجيدة حول كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل على الإنترنت، لكنني أردتُ مشاركة تجربتي الشخصية معكم أيضًا. ربما لديّ فكرة هنا لم يسبق لأحدٍ طرحها؟ من يدري، طالما أن هذا قد يفيد البعض، فقد نجحتُ بالفعل في مشاركة المعرفة.
تسليط الضوء على النص لإعداد رسالة بسيطة
عند مخاطبة الآخرين ورغبتك في إيصال رسالة موجزة، مع ضرورة إيصال تفاصيل أساسية حول "ماذا ولماذا وكيف ومتى"، يمكنك الاستفادة من ميزة تحديد النص في برنامج البريد الإلكتروني أو محرر النصوص الغني. يتيح استخدام هذه الطريقة الهجينة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني، التي تجمع بين المحتوى الموجز والمعقد، للأشخاص الذين يحتاجون إلى معلومات سريعة معرفة المطلوب منهم، وإذا احتاج أحدهم إلى التفاصيل، فيمكنه قراءة نص الرسالة بالكامل.
عندما تنتهي من التمييز، يجب أن يكون القراء قادرين على فهم البريد الإلكتروني بالكامل، سواء كانوا يقرأونه بسرعة أم لا. الهزيل يبرز فقط أو اقرأ النسخة الكاملة للحصول على التفاصيل. لقد أعددت لك مثالًا على طراز لوريم إيبسوم في الزاوية. ما عليك سوى النقر فوق الصورة لرؤية النسخة الكبيرة كنافذة منبثقة.
تجزئة النص والعناوين الفرعية
تمامًا كما يتم تقسيم مقالة المدونة هذه إلى العناوين الفرعية يمكنك أيضًا تقسيم النص (النص الغامق الأكبر) إلى أجزاء قابلة للقراءة في رسائل البريد الإلكتروني. سواءً أردتَ فقط تقسيم الفقرات إلى أجزاء أو إضافة عنوان يوضح محتواها، فالأمر متروك لك. تكمن فائدة ذلك في تحسين سهولة قراءة رسالتك الإلكترونية وتحفيز القراء على قراءتها كاملةً. لا أحد يرغب في قراءة نص ضخم وغير منسق دون فواصل أو فاصلة فقرات.
إذا أردتَ إضافة عناوين فرعية أعلى الفقرات، فعليكَ وضع عنوان لكل فقرة لتوضيح ما يتوقع القارئ معرفته عند الانتهاء من قراءتها. من الممكن أن يختلف اهتمام الأشخاص بمعلومات مختلفة، ولا يحتاجون لقراءة الرسالة كاملةً، في حال كانوا على دراية بأجزاء من الرسالة. على سبيل المثال، يمكن أن تبدو رسالتك الإلكترونية كالتالي: المقدمة (ما يحدث)، والسبب، والتوقيت، والخطوات التقنية، ومتطلبات العمل. يتيح هذا للقراء المختلفين قراءة الجزء الذي يحتاجون إلى معرفته بسرعة.
اكتب رسائل بريد إلكتروني أفضل مع سطر موضوع رائع
كما هو الحال مع عنوان الكتاب، يجب أن يُعطي سطر موضوع البريد الإلكتروني فكرةً عن محتواه، وأن يُحفّز المُستلِم على فتحه. هذا مهمٌّ لأنّ الكثيرين يتلقّون كمًّا هائلًا من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا، وغالبًا ما تُعطى الأولوية ليس فقط للردّ، بل لقراءتها أيضًا بناءً على سطر الموضوع.
إذا لم تكن متأكدًا من سطر الموضوع، فتخطَّه حتى تنتهي من محتوى البريد الإلكتروني، ثم لخِّص المحتوى/الرسالة في بضع كلمات مهمة تُشكِّل موضوع البريد الإلكتروني. يجب عليك أيضًا التأكد من عدم إضافة الرسالة إلى سطر الموضوع وتخطِّي كتابة نص البريد الإلكتروني نفسه. ففي النهاية، هذه ليست مراسلة فورية. إذا كان تواصلك بهذه البساطة، فقد ترغب في إرسال... رسالة فورية بدلاً من البريد الإلكتروني.
كإجراء شكلي، أقترح عليك إدارة سطر الموضوع في محادثة مباشرة. قد تواجه مشكلة "ثعبان الموضوع" إذا كنت تتواصل مع أشخاص من عملاء مختلفين أو بلغات مختلفة. يبدو "ثعبان الموضوع" كما يلي: "رد: إعادة توجيه: رد: إعادة توجيه: إعادة توجيه: رد: إعادة توجيه: رد: موضوع البريد الفعلي"، ويزداد حجمه مع كل رد. إذا واجهت ذلك، فحاول إزالة جميع الوسوم الأخرى يدويًا باستثناء "رد:" كبادئة. إذا لم تتحكم في "الثعبان" وأصبح كبيرًا جدًا، فسيصبح أطول من حقل نص الموضوع الفعلي قريبًا، ولن يتمكن الآخرون من معرفة محتوى هذه الرسالة الإلكترونية. سيحدث هذا على الهواتف المحمولة أسرع منه على أجهزة سطح المكتب، ولكنه سيحدث بالتأكيد. يكره المدراء التنفيذيون هذا لأنهم لم يعودوا قادرين على تحديد الأولويات.
أوقف رسائل البريد الإلكتروني عالية التردد
إذا واجهتَ مشكلةً في التواصل، كما ذُكر سابقًا، فقد يكون ذلك بسبب طول مدة التواصل، كما هو الحال عندما تحتاج إلى تنسيق أنشطة تتطلب أيامًا أو أسابيع أو أشهرًا من التواصل. لذا، ما لم تكن تُدوّن كل هذا لأسباب قانونية أو تدقيقية أو أرشفة، فعليك التفكير في تغيير طريقة التواصل في مرحلة ما.
إذا لاحظتَ أن وتيرة التواصل تزداد إلى عدة رسائل بريد إلكتروني متبادلة، وأن قائمة المستلمين تتزايد مع كل بريد جديد، فعليكَ التفكير في عقد مؤتمر صوتي مؤقت، أو الأفضل من ذلك، مؤتمر فيديو. جهّز الأشخاص المناسبين، ولخّص الحقائق، واتخذ القرار، ووزّع المهام. انتهى زمن تبادل الرسائل، مما يُزعج الكثيرين ممن لا يُعالجون المشكلة المُلحة.
اكتب رسائل بريد إلكتروني أفضل من خلال مخاطبة الأشخاص المناسبين
تتمتع بعض المنظمات بثقافة جيدة في استخدام حقل "إلى"، نسخة كربونية (CC) ، ونسخة كربونية غير مرئية (BCC) وظائف إرسال رسائل البريد الإلكتروني. لقد نشأ لدى الآخرين ثقافة سيئة للغاية تتمثل في إشراك أكبر عدد ممكن من الأشخاص في كل عملية تواصل ممكنة. بصراحة، هذا لا يُزعج الكثيرين فحسب، بل يُمثل خطرًا مُحتملًا على أمن المعلومات، بل ببساطة - في أسوأ الأحوال، إذا قرأ 25 شخصًا البريد الإلكتروني، واستغرق الجميع 5 دقائق لفهمه، بالإضافة إلى مسار البريد وتاريخه بالكامل، فإن المجموع يصل إلى 125 دقيقة، أو ما يزيد قليلًا عن ساعتين عمل فعليتين. لقد خسرت بعض المال. هل تفعل ذلك طوال اليوم في جميع أنحاء المنظمة الدولية، وتُشرك أطرافًا ثالثة؟ أنت على وشك خسارة مبلغ كبير بسبب سلوك البريد الإلكتروني السيئ. حقًا الآن؟ نعم، والجميع يكره ذلك.
لذا، تأكد من إرسال البريد الإلكتروني إلى الأشخاص المطلوبين لتحقيق هدفك على الأقل. استخدم حقل "إلى" فقط للشخص الذي ترغب في التواصل معه. استخدم حقل النسخة الكربونية (CC) فقط إذا كان من المنطقي إخبار شخص آخر بالمحادثة. أما بالنسبة لحقول النسخة الكربونية المخفية (BCC)، فلا أستطيع إخبارك بالكثير لأنني لا أستخدمها. حتى أن بعض القادة حظروا استخدام النسخة الكربونية المخفية في مراسلات البريد الإلكتروني لأنها وسيلة للإخفاء، ولا تعزز الشفافية، ولا تبني ثقافة الثقة. وأنا أتفق مع هذا الرأي.
تحديث من عصر الذكاء الاصطناعي (تحديث 2023)
تتناول هذه الفقرة التطورات الأخيرة في الذكاء الاصطناعي التي أثرت أيضًا على الكتابة. ولتحسين كتابة رسائل البريد الإلكتروني، بدءًا من عام ٢٠٢٣، بدأت تقنية كتابة المحتوى بالذكاء الاصطناعي تُغيّر طريقة كتابة الرسائل. وقد استثمرت شركات مثل HubSpot في تطوير حلول تعتمد على الذكاء الاصطناعي لمساعدة المستخدمين على كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل. تتيح هذه الحلول للمستخدمين تخصيص رسائلهم باستخدام معالجة اللغة الطبيعية، وتقديم اقتراحات محتوى مخصصة، وتحسين إمكانية توصيل الرسائل، واقتراح كلمات وعبارات أكثر فعالية لتمييزها.
بفضل تقنية كتابة المحتوى بالذكاء الاصطناعي، أصبح بإمكان المسوقين الآن إرسال رسائل بريد إلكتروني آلية دون القلق بشأن أخطاء الكتابة أو نقص التخصيص. علاوة على ذلك، يمكنهم بسهولة إنشاء تجارب عملاء مُحسّنة للغاية تلقائيًا باستخدام خوارزميات ذكاء اصطناعي متقدمة تراقب سلوك المستخدم باستمرار وتقترح أفضل رسائل البريد الإلكتروني المُستهدفة لكل عميل على حدة.
ما وراء كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل: مقالات أخرى حول التواصل على TechAcute
تضمنت هذه المقالة بعض الممارسات الجيدة لكتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل. ومع ذلك، في النهاية، حتى بتطبيق واحدة منها، ستحصل على تواصل أفضل. إذا كنت ترغب في قراءة المزيد حول الاستفادة من التواصل السلس والشفاف والمختصر، فعليك الاطلاع على الرابط الأول الذي كتبته قبل قليل. الرابط الثاني عبارة عن فيديو فكاهي للغاية يسخر من الممارسات السيئة الشائعة في البريد الإلكتروني. الرابط الأخير هنا هو نظرة عامة على... حلول تعاون المؤسسة متاح في السوق في حالة سعيك إلى تقليل الحجم الإجمالي لرسائل البريد الإلكتروني ومساعدة الأشخاص في إنجاز العمل، حتى بدون أخذ دورة تدريبية رئيسية أولاً حول كيفية إدارة صندوق الوارد الخاص بهم.
- نهج للاتصال الهزيل
- إذا كان اتصالك اللفظي مثل البريد الإلكتروني [فيديو]
- نظرة عامة على حلول التعاون الاجتماعي للمؤسسات
شكرا لقراءتك!
الصورة الائتمان: سيباستيان تير بورغ / سري هارشا / داميان انتويستل
