Virtualni timovi su u porastu - to se ne može poreći. Počeli su se pojavljivati u većim preduzećima prije otprilike petnaest godina i od tada ih sve više koriste organizacije koje rade na globalnom nivou.
Odlučio sam se za ovaj post kad sam otkrio da se čini da je rad s virtualnim timovima najizazovniji način rukovanja naporima tima za mnoge ljude. Budući da radim na globalnim poljima poslovanja, osjećao sam se kao kod kuće s tim subjektima i želio sam podijeliti svoja iskustva s vama.
Zašto virtualno?
Ponekad čujem ljude kako ljude pitaju šta virtualni timovi bi trebao biti dobar za njih i da nikada ne bi mogli biti efikasni kao tim koji sjedi u istoj fizičkoj sobi. Ove i druge primjedbe ne dolaze ni od jedne određene grupe pojedinaca, već se protežu kroz sve starosne skupine i pozadine.
Izvršio bih nekoliko mojih omiljenih razloga zašto virtualni timovi mogu biti jako dobra stvar. Ali kao i za svako dobro koje postoji, za njegovo pokretanje potreban je malo uvida i predanosti stvarno dobro.
Global Reach
Bilo da vodite uslugu, radite na projektima, podržavate korisnike ili prodajete proizvode, moramo se suočiti s tim da većina njih danas zahtijeva globalni doseg, a još više u bliskoj budućnosti. To se može postići raspoređivanjem malih timova u određenoj regiji i njihovim virtualnim povezivanjem kako bi se iskoristile sinergije znanja i dostupnosti.
Ako korisnik iz New Yorka pozove da riješi problem, obično ga neće zanimati sjedi li osoba koja rješava problem u Londonu, Rimu, Sydneyu, Singapuru ili bilo kojem drugom gradu na svijetu sve dok se problem riješi.
24/7 usluga
Popularni razlog korištenja virtualnih timova je pružanje neprekidno dostupne usluge tijekom cijelog dana, svakog radnog dana, pa čak ponekad i vikenda.
Da bi se izbjegle noćne smjene unutar operacija, posao je podijeljen na obično 3 regije širom svijeta. Često se tri tima fizički nalaze u Americi, EMEA-i i APAC-u. Svaki tim ima smjenu od osam sati u okviru lokalnog dnevnog vremena, a zatim predaje sljedećem timu kada njihov dan započne.
Optimalna upotreba radnog prostora
Nešto manje popularno je postavljanje virtualnog tima kako bi se osiguralo optimalno korišćenje radnog prostora i oprema. U ovom slučaju tim nije nužno podijeljen po fizičkoj lokaciji već po vremenu.
To se često radi kako bi se izbjegli troškovi za dodatni uredski prostor ili se to može dogoditi u proizvodnom sektoru.
Raspoređivanje stručnjaka
Ponekad projekti trebaju uključiti stručnjaka za predmet koji se fizički ne nalazi u blizini projektnog tima. Naravno, stručnjak bi mogao otputovati kako bi posao obavio licem u lice sa svima, ali ovo bi mogla biti skupa opcija ako uzmete u obzir sve potrebne troškove koji dolaze povrh stvarnog projektnog rada.
Za stručnjaka također ima veću vrijednost rad kao virtualni član tima, jer je u međuvremenu u mogućnosti raditi i na drugim projektima.
Business Continuity
Dodatna prednost vođenja virtualnog tima je povećani kontinuitet poslovanja. Ako ured A ima privremeni problem s mrežnom povezanošću, tada ured B i ured C i dalje mogu voditi posao bez problema s dostupnošću.
Vodi tim za virtualne usluge
Vodeći i upravljanje virtuelnim timom je za sve članove tima, a ne samo za osobu malo više u hijerarhiji organizacije. Kako često nema ili nema lokalne kontrole, cijela saradnja se u velikoj mjeri oslanja na povjerenje, interkulturalno posredovanje i dobra komunikacija. Morate uzeti u obzir i ljude koji rade u različitim vremenskim zonama i osigurati da niko nekako bude primoran raditi prekovremeno ili raditi od kuće kasno samo da bi bio na istoj stranici kao i svi ostali.
Stalna veza
Za operativne timove, koji su trajno podijeljeni na dvije ili više lokacija, dobra je praksa uspostaviti stalnu vezu preko komunikacije u realnom vremenu. Najefikasniji i najefikasniji način za to je video konferencija na više lokacija. Manje impresivne opcije bile bi telefonska konferencija ili chat soba koja je uvijek uključena. Koristeći ovu stalnu vezu, timovi mogu sarađivati kao da su u istoj prostoriji, ili što bliže toj prostoriji, samo uz pomoć komunikacijskom tehnologijom.
raznovrsnost
"Što više to bolje”Stara je izreka i koja se također računa na razlike kada izgradnja tima. Obavezno što bolje kombinirajte spol, dob, kulturno podrijetlo i put karijere. Što više raznolikosti možete ući u tim, to će njihove ideje i pristupi biti zanimljiviji. Iskustva ostaju sa jednom osobom, ali znanje raste kada se podijeli.
Platforme za saradnju
Da bi sarađivati, zajednička radna platforma je vrlo važna. Ovo je dijeljenje i rad na dokumentima, međusobno ažuriranje vijesti, pa čak i omogućavanje unaprijed definiranih tijekova rada i procesa.
Možete usporediti ovu virtualnu platformu sa fizičkim stolom u sobi za sastanke za kojim svi članovi tima sjede i razgovaraju o svojim naporima i razgovaraju o sljedećim koracima za postizanje približavanja prekretnice.
takav platforme za saradnju obično su raspoređeni unutar mreže organizacije ili su dostupni putem oblaka.
Novi aspekt suradničkog rada su društvene značajke rješenja kao i integracija u druge metode komunikacije. Ako je implementacija uredno integrirana, može uštedjeti puno vremena uklanjanjem suvišnih aktivnosti i osiguravanjem pridržavanja standardnih procesa.
Da navedem samo nekoliko potencijalno dobrih izbora, mogu vam preporučiti da pogledate sljedeća rješenja:
- Microsoft SharePoint
- brbljanje
- Bloomfire
Međutim, najvažnije je analizirati potrebe vašeg tima i pronaći dobro prikladno rješenje za pokrivanje ovih zahtjeva. Obavezno angažirajte i viši menadžment svoje organizacije po tom pitanju, jer možda već postoje rješenja koja jednostavno nisu dobro iskorištena (do sada).
Instant Messaging
Sada trenutne poruke imaju malo lošu reputaciju i da, mogu razumjeti prigovore medija koji postaju neformalni način komunikacije. Ali razmjena trenutnih poruka je poput čelika - s njom možete učiniti nešto dobro ili možete učiniti nešto loše.
Po mom mišljenju trenutne poruke mogu biti izvrsne za brzu komunikaciju i razmjenu malih dijelova informacija koji su hitno potrebni.
Osim razmjene podataka jedan na jedan, možete koristiti trenutne poruke za virtualne timove postavljanjem stalne chat sobe za članove tima. Na ovaj način možete direktno ažurirati sve u timu i bez odlaganja zatražiti povratne informacije ili pomoć u vezi s nekim pitanjem. Ovo takođe donosi prednost članovima tima koji trenutno ne rade, kako bi mogli pročitati "skriptu" i vidjeti šta se dogodilo dok su bili vani i dobiti najnovija ažuriranja.
Novija rješenja za razmjenu trenutnih poruka također će se međusobno povezati s drugim načinima komunikacije, kao što je uspostavljanje konferencije s video mogućnostima, dijeljenjem zaslona ili zajedničkim radom na bijeloj ploči.
Posebno su korisne i funkcije prisutnosti koje svima omogućavaju da znaju ko je iz tima trenutno dostupan, odsutan, zauzet, na konferenciji ili u drugom prilagodljivom statusu. Dakle, kada ćete postaviti pitanje timu, možete ih uputiti nekome ko je na mreži i dostupan, a ne mora pitati nekoliko pojedinaca i čekati odgovor, iako možda nisu na svom stolu.
Međutim, ako sadržaj razgovora preraste u nešto veće od očekivanog, treba premjestiti razgovor na komunikacijski metod zasnovan na stvarnom vremenu koji omogućava nekoliko dimenzija više od teksta, poput telefonskog poziva ili još bolje videokonferencijskog poziva.
E-adresa se neće promijeniti i neće nestati. Moglo bi vas živcirati, ali nesporno je. Neke kompanije rade na rješenjima e-pošte i suradnji koja su svojevrsna e-mail budućnosti ali oni mogu imati pravu vrijednost samo ako slijede standarde i ako se ti standardi primjenjuju za sve organizacije i privatne osobe. Međutim, e-pošta nije tako strašna. The efikasnost e-pošte ovisi o tome kako je sastavljen i zašto su odabrali e-poštu za svoja sredstva komunikacije.
glas
Ili drugim rečima - telefonski pozivi. Ne sviđa mi se takav način komunikacije, ali je i dalje široko prihvaćen i popularan kod mnogih ljudi. Ne znam ništa da vam kažem o ovome, a što već ne znate.
Video konferencija
Video konferencija ili video kolaboracija je moje omiljeno sredstvo komunikacije u poslovnom okruženju. Koristi glas u stvarnom vremenu i video sliku uz neobavezno korištenje video zapisa iz drugih izvora, poput vašeg ekrana, koji se može dijeliti s drugima. Ova rješenja mogu uključivati aplikacije za jednu osobu poput softvera za računare s web kamerom, hardverske integracije u prostorijama za sastanke ili područja za druženje s video mogućnostima.
Imate li još ideja ili primjedbi u vezi s radom s virtualnim ili timovima? Volio bih čuti vaše mišljenje o ovome. Samo ispustite komentar ispod. Ako ikada poželite razgovarati o virtualnim timovima i poslovnoj suradnji, udarite me na Twitter. Puno hvala na čitanju!
Foto: Alejandro Tuzzi / Snaga dionica / Gerd Funcke / Geniusvv / Mickey970
